Sistema de Gestão de Encomendas (OMS)

Faça com que a sua falta seja sentida.
Seja impreciso ou esteja errado.
Não cumpra.
Demore mais tempo para enviar do que o inicialmente determinado.

Se um cliente experimentar alguma das situações acima mencionadas uma e outra vez, ou mesmo apenas uma vez, esse cliente poderá cultivar uma perceção negativa das operações do seu negócio, tornando mais fácil aos concorrentes oferecer uma experiência melhor.

Em síntese, adicionar um OMS ao seu processo ajuda:

Alinhar os representantes de vendas e as plataformas em linha.
Monitoriza o sucesso com a análise.
Faça a gestão de horários de envio complexos.
Coordene o inventário com as encomendas disponíveis em vários canais.
Garanta o cumprimento de encomendas ao utilizar a logística de terceiros.
Elimine o erro humano com entradas manuais, bem como ineficiências e alocação de recursos inconsistentes.

O Dynamics 365 ajuda a sua empresa a processar encomendas de forma rápida e eficiente

Optimize e automatize as suas capacidades de cumprimento de encomendas com o Dynamics 365 Intelligent Order Management - uma solução que se integra com os sistemas CRM e ERP existentes para poupar tempo e dinheiro na transformação da sua cadeia de fornecimento digital.

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Satisfaça as necessidades dos clientes através de vários canais para uma experiência de comércio eletrónico sem falhas, eliminando o tempo da sua equipa no cumprimento de encomendas e na formação de colegas de equipa. Também proporciona uma visão geral de alto nível das encomendas, reduzindo os erros e as falhas humanas e colocando todos os dados em tempo real de que necessita num único local.
Eliminar processos manuais.
Comunicar e prever as necessidades de inventário para evitar encomendas ou vendas excessivas. Durante as flutuações inesperadas da procura, poderá ligar-se aos seus canais de inventário para aplicar uma estratégia de satisfação do comerciante.
Integrar todos os sistemas da empresa, como o ERP, incluindo armazéns, equipas de serviço ao cliente e contabilidade.
Aceite encomendas de vários países em vários tipos de moeda. À medida que o mundo se globaliza, a sua equipa tem de estar preparada para poder crescer em novos mercados com facilidade.

Algumas tarefas que um OMS pode tratar são:

Otimizar e automatizar o cumprimento de encomendas.
Mitigar as perturbações dos processos.
Geri o ciclo de vida da encomenda.
Respostas aos modelos de negócio em constante mudança.

As vantagens de um OMS

Independentemente da dimensão da sua empresa, a implementação de um sistema de gestão de encomendas pode melhorar as operações da sua empresa de cima para baixo. Eis apenas algumas das várias vantagens de adicionar um OMS à sua empresa.

Automatização. Um sistema de gestão de encomendas assenta na automatização, desde o funcionamento da sua montra até à entrega do seu produto. Isto permite-lhe poupar no trabalho manual, ajudando a reduzir os custos de mão de obra. Uma vez que as janelas de execução são cada vez mais curtas, um OMS escolhe o armazém ou o local de execução, dita a ordem de execução e envia um pedido de execução ao armazém para que o pessoal se possa preparar para a encomenda.

Uma vez que consegue encurtar o tempo de execução, poderá voltar a atribuir recursos utilizados para se concentrar em partes mais complexas da sua empresa que contribuem para o crescimento e a satisfação do cliente. Também aumentará a segurança dos dados, uma componente importante no mundo cada vez mais digitalizado de hoje.
Menos erros humanos. Sendo uma das principais fontes de erros de cumprimento para os armazéns, os erros humanos podem causar problemas significativos. Independentemente da dimensão do erro. Ao implementar um sistema de gestão de encomendas preciso, as tarefas são tratadas automaticamente. Um OMS pode efetuar o controlo de inventário multicanal e a otimização do armazém, enviando alertas sobre tudo, desde os níveis de inventário a possíveis necessidades de liquidação. Isto ajuda a evitar atrasos na expedição, taxas de mercado e clientes insatisfeitos.
Relatórios em tempo real. O processamento de encomendas demora tempo. Ao atualizar o seu sistema, estão constantemente a chegar novas informações. E quando se adicionam manualmente estes itens, nem sempre se tem à mão as informações mais atualizadas. Um OMS pode fornecer dados em tempo real sobre encomendas, inventário e informações sobre clientes. Este tipo de dados é um ótimo companheiro para a análise do seu sítio Web, garantindo que as suas estratégias de marketing são bem sucedidas na aquisição de clientes a longo prazo.
Evita ruturas de stock através da previsão de inventário. Se a sua empresa não tiver acesso a software de previsão e níveis de inventário, não conseguirá saber quando deve abastecer o seu armazém. Isto leva a dois grandes problemas: excesso de stock e ruturas de stock - o que significa que tem grandes quantidades de inventário não vendido no armazém ou que não tem stock suficiente para satisfazer a procura. A adição de um OMS resolve ambos os problemas.

Pode prever melhor as épocas mais vendidas, os produtos mais populares e as tendências de compra. Poderá determinar com precisão o espaço de armazém necessário para os seus produtos, tendo sempre a quantidade certa de inventário em qualquer altura.
Fonte única de verdade. O painel de controlo do OMS contém todas as informações de que necessita para acompanhar a sua atividade e as suas vendas. Combinando informações sobre contabilidade, inventário e clientes, poderá criar novas estratégias de forma eficiente.
Facilidade de escala e oportunidades multicanal. À medida que o seu negócio continua a crescer, é crucial ter um sistema de gestão de encomendas que possa crescer juntamente com a sua empresa. Ao tornar-se uma operação multicanal, terá de acompanhar as encomendas à medida que o seu cumprimento se torna complicado - o tráfego de clientes flui através de vários canais. Terá de seguir as encomendas através de uma série de mercados e sítios Web. Um OMS pode centralizar essas encomendas, acompanhar os seus dados, atualizar o inventário e o encaminhamento das encomendas.

O processo passo a passo do OMS

A maioria dos sistemas de gestão de encomendas segue um processo de seis passos para ajudar a processar e satisfazer as encomendas dos clientes de forma precisa e rápida. Este processo tem como objetivo garantir a satisfação de todas as necessidades dos clientes, oferecendo-lhes uma experiência de utilizador omnipresente e pessoal. Os seis passos são:

Descoberta
A primeira etapa do seu processo de gestão de encomendas vem do cliente. Quer seja através da sua loja online, de um sítio Web de terceiros ou por telefone, o cliente colocará o seu produto num carrinho online e ajustará imediatamente o seu inventário atual. O sistema pode também alertá-lo se o artigo está simplesmente no carrinho ou se o cliente o abandonou.
Colocação de encomendas
Depois de o cliente decidir comprar o produto, o OMS comunica com a sua equipa de contabilidade ou financeira para verificar as informações de pagamento por cartão de crédito e processar a encomenda. Assim que a encomenda for aprovada, será encaminhada para o processamento.

Os vendedores por grosso ou empresa-a-empresa podem escolher um modelo de faturação, optando por receber primeiro uma cotação para compras em grandes quantidades. Em seguida, é-lhes enviada uma fatura para ser paga num determinado prazo.
Cumprimento de encomendas
Assim que a encomenda chegar ao armazém, o seu OMS escolherá a opção mais próxima ou mais acessível na proximidade do destino da encomenda, calculando depois os custos de envio e as transportadoras mais rápidas. Um OMS pode ajudar a imprimir etiquetas de envio, recibos e recibos.
Gestão de armazéns
Ter um SKU e um código de barras para cada artigo será crucial nesta etapa. Se um produto tiver ambos, aumenta a precisão do cumprimento e facilita ao armazém a leitura do produto e a sua adição à encomenda. Existem quatro métodos para escolher itens do seu armazém:

Encomenda única. Os artigos de uma única encomenda são recolhidos e entregues na estação de embalagem.

Seleção de lotes. A um selecionador é atribuído um determinado número de encomendas numa única ronda para puxar e trazer de volta para a estação de embalagem.

Seleção de zona. Cada operador recebe uma zona de armazém designada e os artigos nessas zonas são adicionados a uma encomenda à medida que passam por cada uma delas.

Apanha de onda. Todas as zonas são colhidas simultaneamente e levadas para um único local para consolidação.

Se um artigo estiver em rutura de stock, o seu OMS pode comunicar com os seus vendedores e fornecedores para enviar antecipadamente um fornecimento de reposição para o armazém. A criação de um ponto de reabastecimento mantém o seu inventário consistentemente abastecido. Colocará automaticamente uma nova ordem de compra quando atingir o limite mínimo e alertará os gestores de armazém para o possível atraso no cumprimento.

A encomenda é também enviada ao departamento de contabilidade ou alerta o software de contabilidade para a nova compra. Uma solução de gestão financeira sólida facilita as auditorias mensais e de fim de ano, os impostos e muito mais.
Envio
Depois de a encomenda ter sido selecionada a partir dos produtos existentes no seu armazém, a sua equipa de empacotamento irá retirar os artigos do seu armazém e digitalizá-los para efeitos de inventário. Em seguida, eles recolhem, embalam e enviam o seu produto com base nos dados fornecidos pelo OMS. Três aspetos a considerar nos seus esforços de embalagem são:

Precisão da encomenda. Certifique-se de que cada item está na sua ordem correta.

Tamanho da caixa. Planeie incorporar as dimensões nos seus preços. Ter três a cinco tamanhos de caixa normalizados ajuda a manter os custos baixos sem complicar demasiado o processo.

A embalagem adequada. Alguns materiais de embalagem podem proteger melhor o seu produto, mas podem custar mais. Escolha o tipo certo, que seja económico e garanta uma viagem segura.

Rastreio. O seu OMS também pode enviar ao cliente uma notificação de que o seu produto foi expedido e a hora prevista de chegada. O utilizador e o cliente podem acompanhar o produto desde a sua expedição inicial no seu armazém até ao seu destino.
Acompanhamento pós-venda

Depois de o produto ter saído do seu armazém e no momento designado após a chegada do envio, o OMS deve enviar automaticamente uma mensagem de correio eletrónico ao cliente, pedindo-lhe que avalie o produto e assegure que tudo o que constava da sua encomenda foi recebido. Este acompanhamento deve também incluir instruções pormenorizadas sobre como contactar o serviço de apoio ao cliente.

Se tiver um cliente insatisfeito, deve ser fácil encontrar e seguir uma política eficaz de devolução e reembolso, bem como instruções. Um OMS pode processar rapidamente um pedido de reembolso e comunicar com a equipa de contabilidade para processar o reembolso. O seu OMS pode também ligar-se ao seu fornecedor de devoluções para garantir que todos os seus dados são exatos e atualizados.

Há também casos em que o seu OMS pode assinalar encomendas especiais - quer se trate de substituições de devoluções, presentes de agradecimento ou encomendas VIP. Quando estas encomendas são processadas através do sistema, o seu OMS pode assinalá-las com um código único, permitindo que a sua equipa de retenção de clientes acompanhe pessoalmente a sua exatidão.

Desafios dos sistemas de gestão de encomendas

Se a sua empresa não for suficientemente grande ou não tiver encomendas suficientes para suportar a implementação de um OMS, adicionar este tipo de plataforma pode ser demasiado moroso ou dispendioso. Antes de adicionar este sistema ao seu processo, conhecer os possíveis obstáculos pode ser benéfico para a sua equipa e para a empresa. Alguns desafios que podem ocorrer no processo de gestão de encomendas são:

Complicações na implementação. Acrescentar um novo sistema ao seu processo - para além das soluções antigas que já implementou - pode parecer complicado e avassalador.
Preço Variando entre centenas e milhares de dólares, existem muitos sistemas de gestão de encomendas à escolha - e caro nem sempre significa melhor. Se a sua empresa não pode pagar um sistema ERP completo, concentre-se em adicionar um sistema operacional mais robusto.
Fazer a escolha certa. Existem tantos sistemas de gestão de encomendas disponíveis que pode ser difícil decidir qual deles se adequa a todas as suas necessidades. Ao analisar a sua lista de verificação e colocar os seus itens obrigatórios numa hierarquia com os seus itens agradáveis, poderá ver qual o OMS que melhor se adequa à sua empresa.

Decidir sobre um OMS adequado à sua empresa requer tempo e a adesão de muitos dos seus colegas de equipa. Para ter a certeza de que escolhe um OMS que funcione para todos, terá de fazer perguntas para descobrir o que funciona melhor para a sua equipa.

Volume de encomendas
Número de SKUs
Software de hardware existente
Detalhes sobre o seu processo de formação e ativação
A sua linha cronológica de transição da implementação

Por último, avaliar e comparar. Pode ter vários fornecedores na sua lista com várias propostas. Terá de decidir se o seu OMS é uma solução de software única ou várias ferramentas e processos. Necessitará também de um OMS que ligue o comércio eletrónico ao apoio ao cliente para que este possa aceder ao seu serviço de apoio ao cliente automatizado. É necessário criar uma experiência digital unificada numa plataforma de qualidade superior, utilizando a tecnologia mais recente. Algumas perguntas que pode fazer a si próprio para tomar a sua decisão são se cada sistema:

Elimina processos manuais através de fluxos de trabalho automatizados?
Suporta várias localizações de armazéns?
Fornece atualizações do inventário em tempo real?
Adiciona nova funcionalidade?
Fornece relatórios e previsão para identificar melhor os problemas e antecipar a mudança?
Gere vendas em vários canais, moedas e geografias?

Tirar o máximo partido do seu software mais recente é o objetivo final para si e para a sua equipa. Embora possa não encontrar uma única solução de gestão de encomendas que se adeque a todos os seus critérios, ficará a saber o que precisa para o tempo de vida da sua empresa. Decidir qual a melhor solução OMS para a sua equipa ajudará a levar o cumprimento das encomendas e as operações comerciais para o nível seguinte.

Escolher o Dynamics 365 como o seu próximo OMS

Para qualquer negócio em expansão, implementar um OMS que se integre perfeitamente com os seus processos atuais é o próximo passo para construir e reter a sua base de clientes.

Permitir que os clientes vejam o seu inventário em tempo real e a capacidade de encomendar de forma segura através de um processo de pagamento seguro são os elementos mais cruciais do seu comércio eletrónico. Um sistema de gestão de encomendas rápido e fiável que permita às empresas vender em múltiplos canais, bem como gerar ordens de venda automáticas, deve fazer parte de qualquer estratégia de marketing e vendas. O sistema de gestão de encomendas adequado pode ajudá-lo a obter uma experiência de encomenda e compra coesa, orquestrando proactivamente os seus esforços de cumprimento de encomendas e otimizando os fluxos de encomendas.

Uma solução como o Dynamics 365 Intelligent Order Management ajudá-lo-á a escalar as suas operações com facilidade, ao mesmo tempo que obtém informações em tempo real que ajudam a gerir todos os aspetos dos ciclos de vida das suas encomendas. Ao proporcionar maior flexibilidade, transparência e pontualidade na entrega com o seu próximo sistema de gestão de encomendas, a sua empresa pode garantir sempre uma experiência positiva para o cliente.

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