Conduzir um projeto através do ambiente tenso e stressante de uma organização em constante evolução pode ser um desafio assustador. Hoje em dia, o empregado de escritório médio está sobrecarregado com um número incalculável de prazos, reuniões, e-mails e tarefas. Isto significa que provavelmente não tem tempo ou espaço para dedicar todo o seu talento a si e ao seu projeto. Felizmente, é possível ajudar a tornar as coisas mais fáceis. Para melhor garantir o êxito do projeto - quer esteja a trabalhar para um cliente ou para um interveniente interno - confira estas cinco ferramentas de gestão de projetos que poupam tempo, dinheiro e energia.
5 ferramentas de gestão de projetos que podem ajudar a poupar tempo, dinheiro e energia
Gráficos de Gantt e quadros scrum
Numa era de conteúdo infinito - uma avalanche de palavras que lutam constantemente pela nossa atenção limitada - um simples elemento visual pode ser revigorante e altamente eficaz. Osgráficos Gantt utilizam barras horizontais básicas para mostrar as fases e o progresso do projeto. Com uma consulta rápido, os seus colaboradores poderão ver que trabalho está atualmente a ser executado (ou, pelo menos, que deveria estar a ser executado) e quando as suas contribuições serão necessárias. Também poderão saber quanto tempo é expectável que cada fase deverá demore. Os quadros Scrum funcionam de forma semelhante e são excelentes para projetos com uma linha cronológica menos rígida e que envolvem várias equipas. O quadro apresenta diferentes fases do projeto - planeamento, execução, etc. - e marcadores para cada equipa. À medida que completam as fases e fazem progressos, as equipas podem mover os seus marcadores pelo quadro. Isto permite que todos os envolvidos vejam o panorama geral e o seu lugar no mesmo.
Atribuição de tarefas
É fácil concordar em fazer algo, mas é muito mais difícil lembrar-se de o fazer. Sobretudo quando cada mensagem extraviada parece vir acompanhada de um novo pedido. É essa a razão pela qual uma ferramenta online para a atribuição de tarefas é tão valiosa. Os responsáveis pela conclusão de uma parte do projeto - quer se trate da conceção de um logótipo ou do cálculo dos números finais - podem iniciar sessão e saber facilmente as tarefas específicas que têm de executar. Dependendo das definições da sua conta, essas pessoas também receberão notificações por e-mail quando os prazos de entrega se aproximam. Por outro lado, os gestores de projeto podem manter o controlo sobre a respetiva equipa e certificar-se de que todas as tarefas estão a ser concluídas a tempo sem terem de percorrer longas cadeias de e-mail. Isto ajuda a evitar atrasos dispendiosos e frustrações desnecessárias.
Alocação de recursos
Num ambiente de agência, a alocação de recursos é fundamental. Os Gestores de Projeto necessitam de uma ferramenta eficaz para agendar e monitorizar as horas de cada membro da sua equipa, de modo a evitar sobrerreservas, prazos não cumpridos e clientes insatisfeitos. No entanto, esta forma de organização não precisa de estar limitada ao mundo "criativo". Não seria útil, mesmo num escritório empresarial, ter uma imagem clara da disponibilidade dos membros da equipa? Peça aos membros da sua equipa que façam uma estimativa, na medida do possível, da respetiva disponibilidade ao longo do projeto. Peça-lhes que assinalem os dias em que estarão de férias, os dias em que não poderão trabalhar devido a reuniões e os dias em que têm outros prazos de entrega. Se tiver uma noção da disponibilidade horária, poderá criar linhas cronológicas realistas. Uma ferramenta online de alocação de recursos facilitar-lhe-á a si e aos seus colaboradores a tarefa de monitorizar as horas reais em relação às estimativas e ajustar em conformidade, permitindo fluxos de trabalho futuros fluidos.
Gestão simples de projetos.
Todas as pessoas fazem gestão de projetos. O Microsoft Project dá-lhe o poder e a simplicidade de assumir qualquer projeto com êxito.
Ferramentas de feedback
Dar feedback significa algo diferente para pessoas diferentes - alguns exigem pedidos de edição rígidos e prescritivos, outros oferecem sentimentos e reações vagas. Por vezes, diferentes intervenientes apresentam opiniões contraditórias. Tudo isto faz com que seja difícil para a pessoa que está a receber o feedback saber como proceder. A quem deve dar ouvidos?
As ferramentas de feedback permitem que os intervenientes votem e classifiquem diferentes versões de materiais a entregar, tornando mais fácil para um grupo fornecer uma orientação coesa de uma forma equitativa. Se a opinião de um determinado indivíduo tiver mais peso - talvez tenha conhecimentos relevantes significativos - pode ajustar o seu voto para contar como dois.
Relatórios prontos a utilizar
Os relatórios em curso e os post-mortems são partes cruciais de qualquer projeto - e não têm de ser uma perda de tempo. Em vez de passar horas valiosas a criar um relatório personalizado, escolha uma opção pronta a utilizar. Poderá introduzir números e valores relevantes e deixar que o programa gere a formatação e a apresentação de dados adequadas.
Isto significa que poderá começar a planear o seu próximo projeto muito mais cedo.
Reserve tempo para si
Garantir que tem algum tempo livre para se dedicar às pessoas e às atividades que realize fora do trabalho é vital para o seu bem-estar mental. Em última análise, esta pausa mental pode ajudá-lo a manter-se energizado(a) e apaixonad(a) pelo seu trabalho. No fim de contas, é importante manter o equilíbrio.
Esse equilíbrio inclui também um descanso noturno completo para recarregar as baterias durante e exercício físico regular - tudo isto é essencial para manter essa trajetória ascendente de crescimento. De facto, um estudo de Harvard concluiu que a insónia pode fazer com que o trabalhador médio perca até 11,3 dias de produtividade por ano. Um outro estudo chegou à conclusão de que uma rotina de exercício físico constante ajuda a baixar os níveis de stress, melhora a concentração, acelera as capacidades cognitivas e apura a memória.
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Introdução ao Microsoft 365
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