Independentemente do local onde trabalha, saber quem faz o quê e onde se enquadra pode ajudar toda a gente a fazer melhor o seu trabalho. Um organigrama dá a todos uma visão rápida da estrutura da empresa, quer se trate de um escritório estabelecido, de uma empresa em fase de arranque, de uma fábrica ou de qualquer outra coisa.
Como criar o melhor organograma para a sua empresa
O que é um organograma?
É provável que já tenha visto um antes. Os organogramas, também designados por organogramas, apresentam caixas, formas ou fotografias que representam pessoas e cargos. Podem também incluir informações de contacto, ligações a páginas, ícones e ilustrações.
Quando ligadas por linhas, estas caixas formam um gráfico que representa a estrutura interna de uma organização. Mostra quem reporta a quem, onde se situam as divisões e como os departamentos estão ligados.
Qual é o objetivo de um organigrama?
Os organogramas podem ajudar os novos contratados ou voluntários a conhecerem rapidamente uma empresa, ajudando-os a atribuir nomes e rostos às funções e responsabilidades. Mesmo os funcionários de longa data, os departamentos de RH e os proprietários de empresas podem beneficiar do facto de terem um organigrama na ponta dos dedos.
Eis o que fazem:
- Mostrar a estrutura interna e as hierarquias
- Ajudar os empregados a perceber quem devem denunciar e quem devem contactar em caso de problemas
- Ajudar a clarificar as funções e responsabilidades
- Facilite a conservação das informações de contacto dos empregados num local conveniente
- Ajudar a administração a ver quantos empregados há em cada departamento e como afetar melhor o pessoal e outros recursos
- Dar ao pessoal uma visão dos canais de promoção
Um organograma não pode fazer tudo. Vejamos os tipos de organogramas mais utilizados pelas empresas.
Quais são os quatro tipos de estruturas organizacionais?
O tipo de organigrama a utilizar dependerá do seu público, da sua organização e do que pretende transmitir. Pode precisar de apenas uma amostra de gráfico para toda a sua empresa ou de algumas para vários públicos ou divisões diferentes.
Embora cada tipo de organograma possa ser modificado e editado, a maioria das empresas utiliza organogramas que se enquadram numa destas quatro categorias:
1. Hierarquia funcional descendente
Perfeito para mostrar uma estrutura empresarial tradicional, o diagrama de hierarquia começa com a direção no topo e depois é dividido em departamentos ou divisões. Dentro de cada divisão, deve enumerar os quadros superiores, os quadros intermédios, os quadros superiores, o pessoal de nível intermédio e os quadros subalternos. No final, o mapa hierárquico assemelha-se a uma pirâmide, com todos os departamentos a chegarem ao diretor-geral.
NOTA: Os organogramas hierárquicos são geralmente fáceis de compreender. Mas quando existem vários níveis na cadeia de comando, saber com quem contactar e quando pode parecer difícil, especialmente se houver um problema ou se alguém tiver uma nova ideia.
2. Organigrama das divisões
Este formulário é uma escolha segura se a sua empresa estiver organizada por linhas de produtos ou regiões geográficas. Se forem independentes umas das outras, um organigrama de divisões é também uma excelente forma de o refletir claramente. Tal como um organigrama, o organigrama divisional começa com um presidente ou diretor executivo, mas em vez de uma divisão em departamentos com recursos partilhados, é dividido em linhas de negócio (LOB). O gráfico abrange os departamentos de cada LOB, como os RH, a contabilidade, o departamento jurídico e o marketing, bem como as pessoas ou cargos que integram esses departamentos.
NOTA: Uma vez que organizações como esta têm frequentemente departamentos redundantes em cada divisão, uma estrutura divisional pode resultar no aumento do pessoal e em despesas gerais desnecessárias.
3. Organigrama matricial
Experimente o Visio gratuitamente durante 1 mês
Ser-lhe-á cobrada a taxa aplicável da subscrição após o período da avaliação gratuita de um mês. É necessário cartão de crédito. Pode cancelar em qualquer altura para evitar futuras cobranças.
Este tipo de organograma aplica-se normalmente a empresas com equipas ou membros de equipas que têm mais do que um gestor. Por exemplo, num jornal, um repórter pode cobrir uma área de notícias locais e uma área financeira, o que significa que terá dois gestores. Ou um designer gráfico de um fornecedor de energia pode responder perante o diretor de design gráfico. Mas como trabalha em projetos para a divisão de energias renováveis, o designer também pode comunicar com alguém dessa equipa.
NOTA: Quando os membros da equipa trabalham entre departamentos, as organizações conseguem normalmente encontrar formas mais criativas de resolver problemas. Isto cria um ambiente mais cooperativo. No entanto, quando as equipas ou os membros da equipa têm mais do que um supervisor, a confusão e os conflitos podem aumentar.
4. Organigrama plano
Utilizados quase exclusivamente por pequenas empresas, os organogramas planos ou “horizontais” têm normalmente dois níveis: funcionários administrativos e trabalhadores. No gráfico, as linhas sólidas mostram a cadeia de comando principal e as linhas pontilhadas mostram as linhas secundárias de autoridade. No papel, as empresas com uma estrutura orgânica plana podem assemelhar-se a um pequeno corpo de bombeiros, com um chefe, três capitães e vários bombeiros que trabalham sob as ordens dos capitães. Ou pode ser um supervisor ou chefe de departamento com um punhado de empregados que são seus subordinados diretos.
NOTA: Numa estrutura plana, os supervisores e as suas equipas mantêm frequentemente relações estreitas e partilham a tomada de decisões. Os trabalhadores têm normalmente mais responsabilidades e mais autonomia do que noutras estruturas organizacionais. Isto significa que a criação de confiança é fundamental - e o trabalho de equipa também. Mas como a matriz é muito compacta, se houver conflitos entre os trabalhadores, estes podem ser mais acentuados devido ao simples facto de a equipa ser tão pequena.
Construir organogramas com software
O software de organogramas torna simples a criação de novos organogramas e a revisão dos antigos. Vamos ver como criar um organigrama em linha utilizando algumas das opções de software mais populares disponíveis.
Organogramas no PowerPoint
O PowerPoint pode ter sido concebido como uma ferramenta de apresentação, mas também pode ser utilizado para desenvolver organogramas. Para começa:
- Abrir um novo documento do PowerPoint
- Aceda ao separador Inserir e clique em SmartArt
- Navegue até ao grupo Hierarquia e selecione o modelo de organigrama de que necessita
- Clique nas formas para adicionar texto
- Adicione mais formas (ou pessoas) conforme necessário
Quando todas as pessoas estiverem registadas, pode começar a reorganizar o organigrama no PowerPoint. Basta voltar ao separador Design das ferramentas SmartArt e utilizar os botões Promover/Demover para mover as formas verticalmente. Utilize os botões Mover para cima/Mover para baixo para mover as formas horizontalmente.
Organogramas no Word
Pode não ser uma forma tradicional de criar organogramas, mas o Microsoft Word pode ajudar a conceber diagramas básicos que mostram o funcionamento da sua organização. Para criar um organigrama no Word, basta fazer o seguinte:
- Aceda ao separador Inserir e clique em SmartArt.
- Aceda ao grupo Hierarquia e escolha o modelo de organigrama que pretende utilizar.
- De seguida, verá um menu com formas que representam pessoas. Basta introduzir texto para representar cada pessoa no seu gráfico.
- Se precisar de adicionar formas ao modelo de organigrama, clique no separador Design das Ferramentas SmartArt e, em seguida, clique em Adicionar forma.
- Para ordenar alguém no organigrama, clique no respetivo nome na caixa de diálogo Texto. Prima Tab para as mover para cima ou Shift + Tab para as mover para baixo. Em alternativa, pode gerir as hierarquias no separador Design SmartArt.
Pode ajustar as suas cores, tipos de letra e tamanhos, através dos separadores Design e Formato das ferramentas SmartArt.
Organogramas no Visio a partir do Excel
O Visio é uma ferramenta visual, de arrastar e largar, que permite criar organogramas, e também tem a capacidade de se ligar a dados existentes em ficheiros Excel ou Diretórios Ativos para o ajudar a criar automaticamente organogramas. Mas quando se combinam os dois, é possível criar organogramas apelativos para empresas de qualquer dimensão. Para começar, abra o Visio e clique no Assistente de organigrama, depois:
- Clique em “Informações que já estão armazenadas num ficheiro ou base de dados”
- Responder a perguntas quando solicitado
- Importar fotografias ou imagens, se assim o desejar
- Clique em Concluir
Para além de importar informações para o organigrama a partir do Excel, também pode adicionar informações diretamente no Assistente de organigrama.
Mais dicas de organogramas
Mesmo com um software de organogramas, os organogramas podem rapidamente tornar-se numa confusão de formas e palavras. Mas com um pouco de trabalho de design, podem captar a atenção das pessoas da forma correta. Por isso, quando estiver a fazer o seu gráfico, tente:
- Tamanho correto. Se o seu gráfico for demasiado grande, será demasiado grande. Se precisar de criar três gráficos em vez de um, faça-o. Desta forma, o seu público pode ter uma visão geral da estrutura organizacional e depois aprofundar os departamentos ou divisões quando estiver preparado. Certifique-se apenas de que tudo conduz ao nível mais elevado da sua organização.
- Utilizar formas e cores de forma coerente. Ao utilizar a mesma forma para os supervisores, outra forma para o pessoal de nível intermédio e outra ainda para os trabalhadores mais jovens, pode ajudar as pessoas a compreenderem melhor o seu mapa. Utilize também uma cor para cada divisão da sua empresa.
- Adicionar informações pertinentes. Não se esqueça de adicionar detalhes sobre o seu pessoal, como informações de contacto, localização, clientes ou especialidades. Desta forma, se alguém estiver à procura de ajuda, pode saber quem faz o quê e onde.
- Mostrar assistentes com uma barra lateral por baixo do gestor. Este estilo de formatação pode ajudar a denotar a função de assistente e, ao mesmo tempo, mostrar claramente os subordinados diretos do gestor. E também pode ajudar as pessoas a saberem quem contactar se precisarem de falar com o gestor.
- Prestar atenção ao espaçamento. Manter as caixas equidistantes umas das outras. A sua tabela será mais fácil de ler e terá um aspeto mais profissional.
Quando a tabela estiver completa, peça a alguém que conheça bem a organização (e a alguém que não a conheça) para dar uma vista de olhos. Desta forma, pode certificar-se de que não só está correto como também é claro e informativo para todos os níveis. Para saber mais sobre como criar organogramas com software e modelos , consulte este guia passo-a-passo.
A equipa do Microsoft 365 está concentrada na partilha de recursos para ajudar a iniciar, gerir e expandir o seu negócio.
Comece a utilizar o Visio
Visualize e partilhe ideias, informações e processos em praticamente qualquer lugar, em qualquer dispositivo e com a ajuda do Visio.
Conteúdos relacionados
Tecnologia Empresarial
Seis Benefícios da IA Generativa para as Pequenas Empresas
Produtividade Empresarial
Como Utilizar a IA para uma Maior Produtividade e Eficiência no Trabalho
Tecnologia Empresarial
IA e produtividade: Como utilizar ferramentas de IA para melhorar a experiência dos colaboradores
Produtividade Empresarial
Um guia para DevOps Agile para PME
As Informações e Ideias para Empresas não constituem aconselhamento profissional sobre impostos ou finanças. Deverá contactar o seu profissional de assuntos relacionados com impostos ou finanças para falar sobre a sua situação.
Siga o Microsoft 365