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O que é a gestão de processos de negócio?

A gestão de processos empresariais (BPM) refere-se aos esforços da sua empresa para analisar, acelerar e otimizar processos, muitas vezes utilizando a automatização do fluxo de trabalho para simplificar os processos manuais.
Uma pessoa a sorrir para um computador

Desbloquear os benefícios do BPM

 

Antes de começar a criar uma estratégia de BPM, é importante compreender por que razão os processos de negócio eficientes são importantes, os diferentes tipos de processos de negócio, quem é responsável pelos mesmos na sua empresa e quais os problemas que a BPM pode ajudar a resolver.

 

Familiarize-se com os seus processos de negócio

 

Um processo empresarial é uma série de tarefas repetíveis que são executadas em sequência para atingir um objetivo de rotina. Os processos empresariais podem demorar minutos ou semanas e incluir atividades tão simples como pedidos de férias de funcionários ou tão complicadas como a logística da cadeia de abastecimento. Processos eficientes e eficazes ajudarão a melhorar a produtividade dos funcionários, o envolvimento dos clientes e todas as outras facetas da sua empresa. Processos ineficientes e disfuncionais geram funcionários frustrados, custos desnecessários, clientes insatisfeitos e, por fim, perda de receitas.

 

Os processos de negócio podem ser divididos em três categorias principais:

 

  • Os processos operacionais abrangem a atividade principal e fluxos de valor específicos, como encomendas de clientes, criação de contas e otimização do fabrico.

  • Os processos de gestão incluem aspetos como a governação empresarial, os orçamentos e os fluxos de trabalho de RH.

  • Os processos de apoio sustentam processos maiores em áreas como a contabilidade, o recrutamento e o apoio técnico.

 

Quando automatiza todos os tipos de processos de negócios, pode melhorar a eficiência, reduzir riscos e manter o seu negócio mais focado estrategicamente.

 

Criar a sua equipa BPM

 

Os funcionários responsáveis por qualquer processo empresarial são designados por proprietários de processos empresariais. Uma vez que gerem um processo de ponta a ponta, compreendem como este afeta e é afetado pelos processos que o precedem e sucedem. Dar a propriedade de processos de negócio discretos a funcionários-chave que trabalham com outros departamentos pode promover uma maior compreensão e conduzir a um melhor BPM em toda a sua organização.

 

Por exemplo, uma equipa de BPM de sucesso numa grande empresa poderia incluir todas estas funções:

 

  • Campeão dos processos de negócio. Um campeão compreende benefícios de longo alcance e comunica o valor da BPM à organização.

  • Proprietário do processo. Uma pessoa ou equipa com desafios empresariais a vencer, fluxos de trabalho a simplificar ou oportunidades a aproveitar pode fornecer uma perspetiva e informações fundamentais, vitais para o envolvimento do utilizador e o sucesso da BPM.

  • Diretor de processos de negócio. Um diretor lidera os esforços de BPM em toda a organização.

  • Consultor de processos de negócio. Um consultor utiliza competências técnicas e conhecimentos sobre BPM para aconselhar um diretor de processos de negócio.

  • Gestor de projeto. Um gestor de projetos ajuda a criar e implementar o plano de projeto e gere comunicações de equipas, marcos, entregas e prazos.

  • Analista de negócio. Um analista identifica as melhorias necessárias do processo.

  • Arquiteto de solução. Um arquiteto de solução fornece suporte técnico, nomeadamente no que diz respeito à interoperabilidade com as aplicações de linha de negócio existentes.

  • Influenciadores. Muitas vezes líderes entre os seus pares, os influenciadores adotam precocemente e defendem novas ideias, práticas e ferramentas, ajudam a refinar melhorias no processo de negócio e são defensores da mudança.

  • Grupo de apoio de BPM. Este grupo inclui os principais profissionais de TI, diretores de planejamento corporativo e outras lideranças que ajudam a institucionalizar padrões, métodos, governança e tecnologia de BPM.

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Não viva com oportunidades perdidas

 

Tradicionalmente, a liderança empresarial era proprietária da BPM; são processos empresariais, afinal. No entanto, com o aparecimento de software de gestão de processos empresariais altamente sofisticados, as IT têm agora um papel maior. Pode encontrar um equilíbrio produtivo entre a sua tecnologia e os requisitos de negócio se deixar que as TI implementem uma plataforma de automatização de fluxos de trabalho de pouco código que os colaboradores empresariais podem utilizar para agilizar os processos e solucionar os problemas que melhor compreendem.

 

Automatize, automatize, automatize

 

A automatização é o centro do BPM. Com a tecnologia atualmente disponível, as empresas de sucesso devem encontrar todas as oportunidades para automatizar processos manuais repetitivos e morosos. Com a automatização do fluxo de trabalho, pode simplificar os processos empresariais, como a introdução de dados, as atualizações das redes sociais, o inventário, os relatórios e muito mais. Com a automatização do fluxo de trabalho, pode simplificar os processos empresariais, como a introdução de dados, as atualizações das redes sociais, o inventário, os relatórios e muito mais.

 

Crie uma cultura de desenvolvimento de cidadãos

 

Também pode otimizar alguns processos empresariais através da criação de aplicações móveis que ajudem os seus empregados a manterem-se mais ligados e eficientes, a transformar a forma como trabalham e a gerar informações empresariais em tempo real. Com a plataforma de desenvolvimento de aplicações certa, os engenheiros, os especialistas de TI e os utilizadores empresariais comuns podem criar uma cultura de desenvolvimento de cidadãos e criar as suas próprias soluções empresariais de baixo código, sem terem de depender ou esperar pela liderança empresarial e por programadores profissionais.

 

Tire o máximo partido de todas as oportunidades

 

Não tem de viver com processos manuais ineficientes, custos adicionais e oportunidades perdidas. Com as pessoas certas nas funções certas, uma sólida compreensão dos seus processos e boas ferramentas de automatização, a sua empresa pode utilizar o BPM para:

 

  • Mitigar processos de finalização da compra online complexos que desencorajam os clientes e custam vendas.

  • Automatizar processos manuais morosos, demasiado dispendiosos e frustrantes para os colaboradores.

  • Eliminar obstáculos em processos financeiros que atrasam pagamentos.

  • Reduzir a duplicação que desperdiça recursos.

  • Encurtar ou uniformizar processos longos ou erráticos que afetam os prazos.

  • Simplificar a inclusão ineficiente de clientes que compromete as relações.
 

Crie uma estratégia de gestão de processos empresariais

 

Se a sua empresa se debate com processos operacionais, de gestão e de apoio que são complicados, redundantes, demasiado longos, demasiado lentos ou demasiado dispendiosos, a criação de uma estratégia BPM abrangente pode ajudar. As melhores práticas seguintes irão ajudá-lo a iniciar uma iniciativa BPM e avaliar o seu sucesso:

 

  • Obtenha apoio da gerência. Isto é fundamental se precisar de recursos para apoiar os seus planos de melhoria de processos de negócio.

  • Analise e mapeie o processo específico. Utilize fluxogramas, mapas mentais ou software de exploração de processos para encontrar estrangulamentos, duplicação de esforços e atrasos desnecessários Obtenha feedback das pessoas que estão mais envolvidas no processo para compreender o que pode ser melhorado - a adesão à mudança começa com elas.

  • Reformule o processo. Solicite o contributo dos intervenientes e certifique-se de que todos compreendem o valor da racionalização do processo. Inclua as lições aprendidas com o mapeamento mental e a análise. Considere uma análise de impacto para fluxos de trabalho críticos ou complexos.

  • Reúna recursos e implemente a mudança. Recolha os recursos necessários para criar uma plataforma BPM eficaz, como software de gestão de projetos, ferramentas de automatização do fluxo de trabalho e painéis de controlo em tempo real. Escolha recursos que estejam de acordo com o valor comercial que pretende criar e gira a mudança com resultados e prazos específicos. Se começar por lançar um pequeno projeto-piloto, pode resolver os problemas, criar entusiasmo pelas práticas melhoradas e promover a adoção.

  • Monitorize e otimize. Monitorize o funcionamento dos seus novos processos, consultando as partes interessadas. Esteja preparado para acrescentar aperfeiçoamentos, se necessário.

 

Criar valor BPM

 

Se seguir as melhores práticas acima, criar uma equipa de BPM sólida e compreender como pode melhorar os processos para gerar mais valor, a gestão de processos empresariais pode trazer benefícios tangíveis que incluem:

 

  • Maior produtividade. Processos mais eficientes criam colaboradores mais eficientes, e pode avaliar métricas de desempenho através de software de análise da área de trabalho.

  • Concretização mais rápida dos benefícios. Melhorar os seus processos de TI pode afetar a rapidez com que as aplicações de software são desenvolvidas e implementadas na sua empresa.

  • Qualidade melhorada. Para além de acelerar o desenvolvimento, as melhorias nos testes podem resolver rapidamente quaisquer problemas de desempenho ou segurança, melhorando a qualidade do seu produto ou serviço.

  • Melhoramento da Satisfação dos Clientes. Corrigir os processos de suporte ao cliente da sua empresa pode ajudar a conquistar clientes e a impulsionar a fidelidade.

  • Melhoramento das experiências laborais do colaboradores. Os processos de negócio eficientes são a base da satisfação no local de trabalho, melhorando a moral e reduzindo potencialmente a rotatividade.

 

Comece a otimizar os seus processos de negócio agora

Todas as empresas esforçam-se por fazer coisas melhores, mais rápidas e inteligentes. Combinar uma estratégia BPM abrangente com o software de automatização de fluxos de trabalho certo pode ajudar a sua empresa a cumprir estes objetivos.

 

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