Indiferent de locul în care lucrați, faptul că știți cine ce face și unde se încadrează poate ajuta pe toată lumea să își facă treaba mai bine. O organigramă le oferă tuturor o privire rapidă asupra modului în care este structurată afacerea, indiferent dacă este un birou stabilit, un start-up, o fabrică de producție sau altceva.
Cum să realizați cea mai bună organigramă pentru firma dvs.
Ce este o organigramă?
Este posibil să mai fi văzut una înainte. Organigramele, numite și diagrame organizaționale sau organograme, casete de caracteristici, forme sau fotografii care reprezintă persoane și funcții. De asemenea, acestea pot include informații de contact, linkuri de pagină, pictograme și ilustrații.
Atunci când sunt conectate cu linii, aceste casete formează o diagramă care descrie structura internă a unei organizații. Aceasta arată cine raportează cui, unde se află diviziunile și cum sunt conectate departamentele.
Care este scopul unei organigrame?
Organigramele pot ajuta angajații noi sau voluntarii să cunoască rapid o firmă, ajutându-i să asocieze nume și fețe la roluri și responsabilități. Chiar și angajații de lungă durată, departamentele de resurse umane și proprietarii de firme pot beneficia de pe urma unei organigrame la îndemână.
Iată ce fac:
- Afișați structura internă și ierarhiile
- Ajutați angajații să afle pe cine să raporteze și pe cine să contacteze dacă apar probleme
- Ajutați la clarificarea rolurilor și a responsabilităților
- Facilitați păstrarea informațiilor de contact ale angajaților într-un singur loc convenabil
- Ajutați conducerea să vadă câți angajați sunt în fiecare departament și cum să aloce mai bine personalul și alte resurse
- Oferiți personalului detalii despre canalele de promovare
O organigramă nu poate face totul. Să aruncăm o privire asupra tipurilor de organigrame pe care firmele le folosesc cel mai des.
Care sunt cele patru tipuri de structuri organizaționale?
Tipul de organigramă pe care îl utilizați va depinde de publicul dvs., de organizația dvs. și de ceea ce doriți să transmiteți. Este posibil să aveți nevoie de un singur exemplu de grafic pentru întreaga dvs. firmă sau de câteva pentru mai multe audiențe sau divizii diferite.
Deși fiecare tip de organigramă poate fi modificat și editat, majoritatea firmelor utilizează organigrame care se încadrează într-una dintre aceste patru categorii:
1. Ierarhie funcțională de sus în jos
Perfect pentru a afișa o structură de afaceri tradițională, diagrama ierarhică începe cu C-Suite în partea de sus, apoi este împărțită în departamente sau divizii. În cadrul fiecărei divizii, veți enumera cadrele superioare, cadrele medii, personalul superior, personalul de nivel mediu și personalul junior. În final, diagrama ierarhică arată ca o piramidă cu fiecare departament care trece la DIRECTOR GENERAL.
NOTĂ: Organigramele ierarhice sunt, în general, ușor de înțeles. Dar atunci când există mai multe niveluri în lanțul de comandă, să știi cu cine să iei legătura și când poate părea dificil, mai ales dacă există o problemă sau dacă cineva are o idee nouă.
2. Crearea unei organigrame a diviziei
Acest formular este o alegere sigură dacă firma dvs. este organizată pe linii de produs sau regiuni geografice. Dacă acestea sunt independente una de cealaltă, o organigramă divizionară este, de asemenea, o modalitate excelentă de a reflecta clar acest lucru. La fel ca o organigramă ierarhică, diagrama divizei începe cu un președinte sau un CEO, dar, în loc de o împărțire în departamente cu resurse comune, aceasta este împărțită în linii de activitate (LOB). Graficul acoperă departamentele fiecărei linii de activitate, precum HR, contabilitate, juridic și marketing, precum și persoanele sau posturile din cadrul acestor departamente.
NOTĂ: Deoarece organizațiile de acest tip au adesea departamente redundante în cadrul fiecărei divizii, o structură divizionară poate duce la excesul de personal și la cheltuieli generale inutile.
3. Organigramă matrice
Încercați Visio gratuit timp de o lună
După versiunea de încercare gratuită de o lună, vi se va percepe taxa de abonament aplicabilă. Este necesar un card de credit. Anulați oricând pentru a preveni taxele viitoare.
Acest tip de organogramă se aplică de obicei firmelor cu echipe sau membri ai echipei care au mai mult de un manager. De exemplu, la un ziar, un reporter poate acoperi un ritm de știri local, precum și un ritm financiar, ceea ce înseamnă că ar avea doi manageri. Sau un designer grafic de la un furnizor de energie poate raporta șefului de proiectare grafică. Dar, deoarece lucrează la proiecte pentru divizia de energetică regenerabilă, proiectantul poate comunica și cu o persoană din acea echipă.
NOTĂ: Atunci când membrii echipei lucrează în departamente, organizațiile pot găsi de obicei modalități mai creative de a rezolva problemele. Acest lucru creează un mediu mai cooperant. Totuși, atunci când echipele sau membrii echipei au mai mulți supervizori, acest lucru poate crește confuzia și conflictele.
4. Organigrama plată
Utilizate aproape exclusiv de firme mici, organigramele plate sau „orizontale” au, de obicei, două niveluri: funcționari și lucrători administrativi. În cadrul graficului, liniile continue indică principalul lanț de comandă, iar liniile punctate indică liniile secundare de autoritate. Pe hârtie, firmele cu o structură organică plată pot arăta similar cu o mică brigadă de pompieri, cu un șef, trei căpitani și câțiva pompieri care lucrează sub comanda căpitanilor. Sau poate fi un supervizor sau un șef de departament cu câțiva angajați care sunt subordonații săi.
NOTĂ: Într-o structură plată, supervizorii și echipele lor au adesea relații apropiate și își distribuie informații în luarea deciziilor. Angajații au de obicei mai multă responsabilitate și mai multă autonomie decât în alte structuri organizaționale. Acest lucru înseamnă că construirea încrederii este esențială și munca în echipă este, de asemenea. Dar, deoarece matricea este atât de compactă, dacă există conflicte între angajați, acestea pot fi mai pronunțate din cauza faptului simplu că echipa este atât de mică.
Crearea de organigrame cu software
Software-ul organigramei face mai simplă crearea de organograme noi și revizuirea celor vechi. Să vedem cum să creăm o organigramă online utilizând unele dintre cele mai populare opțiuni de software disponibile.
Organigrame în PowerPoint
PowerPoint poate că a fost proiectat ca instrument de prezentare, dar îl puteți utiliza și pentru a dezvolta organigrame. Pentru a începe:
- Deschideți un document PowerPoint nou
- Accesați fila Inserare și faceți clic pe SmartArt
- Navigați la grupul Ierarhie și selectați șablonul de organigramă de care aveți nevoie
- Faceți clic în forme pentru a adăuga text
- Adăugați mai multe forme (sau persoane) după cum este necesar
După ce toți sunt luați în calcul, puteți începe să vă reorganizați organigrama în PowerPoint. Reveniți la fila Proiectare instrumente SmartArt și utilizați butoanele Promovare/Retrogradare pentru a muta formele pe verticală. Utilizați butoanele Mutare în sus/Mutare în jos pentru a muta formele pe orizontală.
Deschideți organigrame în Word
Poate că nu este o modalitate tradițională de a crea organigrame, dar Microsoft Word vă poate ajuta să proiectați diagrame de bază care arată cum funcționează organizația dvs. Pentru a crea o organigramă în Word, tot ce trebuie să faceți este:
- Să accesați fila Inserare și să faceți clic pe SmartArt.
- Să navigați la grupul Ierarhie și să alegeți șablonul de organigramă pe care doriți să îl folosiți.
- În continuare, veți vedea un meniu cu forme care reprezintă persoane. Introduceți text pentru a reprezenta fiecare persoană din diagramă.
- Dacă trebuie să adăugați forme la șablonul de organigramă, faceți clic pe fila Proiectare instrumente SmartArt, apoi faceți clic pe Adăugare formă.
- Pentru a ordona o persoană din organigrama dvs., faceți clic pe numele său în caseta de dialog Text. Apăsați butonul Tab pentru a le muta în sus sau Shift + Tab pentru a le muta în jos. Sau vă puteți gestiona ierarhiile în fila Proiectare SmartArt.
Puteți ajusta culorile, fonturile și dimensiunile, prin intermediul filelor Instrumente SmartArt Proiectare și Format.
Organigrame în Visio din Excel
Visio este un instrument vizual, cu glisare și fixare pe pânză, care le permite utilizatorilor să creeze organigrame și, de asemenea, are puterea de a se conecta cu datele din fișierele Excel existente sau din Active Directories, pentru a vă ajuta să creați automat organigrame. Dar atunci când le combinați pe cele două, puteți crea organigrame captivante pentru firme de orice dimensiune. Pentru a începe, deschideți Visio și faceți clic pe Expertul organigramă, apoi:
- Faceți clic pe „Informații stocate deja într-un fișier sau într-o bază de date”
- Răspundeți la întrebări atunci când vi se solicită
- Importați poze sau imagini dacă doriți
- Faceți clic pe butonul de terminare
Împreună cu importul informațiilor în organigrama dvs. din Excel, puteți adăuga informații direct în Expertul Organigramă.
Mai multe sfaturi pentru organigramă
Chiar și cu software-ul organigramei, organogramele pot deveni rapid o estompare a formelor și cuvintelor. Dar, cu puțină muncă de proiectare, acestea pot capta atenția utilizatorilor în modul corect. Așadar, atunci când vă ajustați graficul, încercați să:
- Îi dați dimensiunea corectă. Dacă diagrama este prea mare, va fi copleșitoare. Dacă trebuie să creați mai degrabă trei diagrame decât una, faceți asta. Astfel, publicul dvs. poate obține o prezentare generală a structurii organizaționale, apoi poate analiza mai profund departamentele sau diviziunile atunci când sunt pregătite. Asigurați-vă că totul duce înapoi la cel mai înalt nivel al organizației dvs.
- Utilizați în mod constant forme și culori. Utilizând aceeași formă pentru supervizori, o altă formă pentru personalul de nivel mediu și încă altul pentru angajații juniori, îi puteți ajuta pe ceilalți să vă înțeleagă mai bine diagrama. De asemenea, utilizați o singură culoare pentru fiecare divizie din firmă.
- Adăugați informații relevante. Nu uitați să adăugați detalii despre personalul dvs., cum ar fi informațiile de contact, locația, clienții sau specializările. Astfel, dacă cineva caută ajutor, poate spune cine ce face și unde.
- Afișați asistenții cu o bară laterală sub manager. Acest stil de formatare vă poate ajuta să denotați rolul de asistent, afișând în același timp clar rapoartele directe ale managerului. De asemenea, poate ajuta utilizatorii să știe pe cine să contacteze dacă trebuie să contactați managerul.
- Acordați atenție spațierii. Păstrați casetele echidistante una de cealaltă. Diagrama dvs. va fi mai ușor de citit și va avea un aspect mai profesionist.
După ce diagrama dvs. este finalizată, solicitați unei persoane care cunoaște bine organizația (și unei persoane care nu o cunoaște) să se uite. Astfel, vă puteți asigura că este nu doar corectă, ci și clară și informativă pentru persoanele de la fiecare nivel. Puteți afla mai multe despre crearea organigramelor cu software și șabloane cu ajutorul acestui ghidpas cu pas.
Echipa Microsoft 365 se axează pe distribuirea resurselor pentru a vă ajuta să începeți, să derulați și să vă dezvoltați afacerea.
Începeți să folosiți Visio
Vizualizați și comunicați idei, informații și procese practic de oriunde, pe orice dispozitiv, cu ajutor de la Visio.
Conținut asociat
Tehnologie pentru afaceri
Șase beneficii ale inteligenței artificiale generative pentru firmele mici
Productivitatea afacerii
Cum să utilizați inteligența artificială pentru a fi mai productiv și mai eficient la locul de muncă
Tehnologie pentru afaceri
Inteligența artificială și productivitatea: Cum să utilizați instrumentele cu inteligență artificială pentru a îmbunătăți experiența angajaților
Productivitatea afacerii
Un ghid pentru DevOps Agile pentru IMM-uri
Detalii și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.
Urmăriți Microsoft 365