Как выбрать максимально эффективную блок-схему
Что такое блок-схема?
Блок-схемы дают людям возможность визуально изобразить процесс или систему с помощью фигур или сочетания форм и слов. Они варьируются от быстрых, нарисованных от руки изображений до функциональных компьютерных схем, которые разбивают сложные идеи на понятные фрагменты. Кроме того, пользователи с техническим опытом и без него могут использовать блок-схемы практически в любой области.
Они особенно полезны в определенных ситуациях, включая:
- Документирование и анализ процессов
- Разработка компьютерных программ или сетей
- Коммуникация или стандартизация процессов
- Выявление избыточности, препятствий и неэффективности процессов
- Создание плана или структуры для нового проекта, отдела или бизнеса
- Планирование работы над проектом с участием нескольких заинтересованных сторон
- Понимание того, как пользователи перемещаются по сайту или магазину
- Иллюстрация производственного процесса
- Создание нового товара или услуги
Преимущества блок-схем
Наряду с возможностью работы практически в любом сценарии, блок-схемы предлагают широкий набор преимуществ, в том числе:
Визуализация информации
Польза блок-схемы заключается в том, что она дает наглядное представление о том, как должен работать продукт или услуга, как должен развиваться проект или как может функционировать сеть до того, как она будет создана. Блок-схемы позволяют определить зависимости, эффективность, потребности в персонале и другие переменные, которые могут повлиять на ваш проект в дальнейшем, что поможет вам сэкономить время и деньги.
Документация
С помощью конструктора блок-схем вы можете сохранить все свои файлы в цифровом виде, распространять их практически мгновенно и даже создать библиотеку шаблонов блок-схем. Благодаря этому ваши файлы всегда будут доступны, ваши команды смогут оставаться в курсе событий, ваша компания сможет обеспечивать соответствие требованиям, и вам не придется начинать с нуля в следующий раз, когда вам понадобится создать аналогичную диаграмму.
Упрощенная коммуникация
Блок-схемы делают каждую деталь четкой, что помогает командам быстро понять текущие задачи, их сроки и исполнителей. Наличие этой информации может означать меньшее количество совещаний, меньше вопросов и больше времени для работы. Блок-схемы также полезны в информационных руководствах и даже при адаптации сотрудников. По сути, блок-схемы добавляют контекст к наборам инструкций и повышают эффективность выполнения повторяющихся задач.
Простое выполнение
Онлайн-шаблоны блок-схем позволяют быстро и легко приступить к работе. Благодаря простым настройкам, упрощенной совместной работе и встроенной функции управления версиями вы можете создавать именно то, что нужно вашей организации, находить входные данные на каждом этапе и всегда знать, где находятся последние и самые лучшие файлы.
Типы блок-схем
Хотя блок-схемы можно использовать для объяснения любых тем, большинство людей применяют их по одной из трех причин: для принятия обоснованных решений, демонстрации процессов или для визуализации данных. Поэтому большинство шаблонов блок-схем попадают в одну из этих трех категорий. Итак, давайте рассмотрим, что включает в себя каждый тип блок-схем, а также когда и зачем их использовать.
1. Дерево решений
Попробуйте Visio бесплатно в течение 1 месяца
После завершения месячного бесплатного пробного периода с вас будет списана соответствующая плата за подписку. Требуется кредитная карта. Вы можете в любой момент отменить подписку, и списание средств прекратится.
Представьте себе дерево решений в виде блок-схемы "если выбираем этот вариант, тогда получаем такой результат". Позволяя создать карту возможных результатов на основе определенного набора вариантов, дерево решений помогает вам четко увидеть путь и взвесить ваши варианты.
Деревья решений обычно начинаются с одного узла (вопроса), затем разветвляются на два варианта (решения), а потом эти варианты приводят к дополнительным узлам (возможным результатам). Из-за своей природы деревья решений особенно хороши для выделения вероятностей и преимуществ. Они даже могут использоваться для разработки алгоритмов, помогающих прогнозировать результаты.
2. Блок-схема процесса
Предоставляя вам возможность составлять схемы и анализировать поток действий при производстве продукта или услуги, блок-схема процесса помогает найти недостатки и избыточность в вашем процессе, определить, где требуются конкретные ресурсы, оборудование или люди, выявить потенциальные узкие места или проблемные области, а также обнаружить возможности для повышения эффективности.
Наряду с описанием того, как должно выполняться действие или условий предоставления продукта или услуги, блок-схемы процессов также помогают адаптировать новых сотрудников, обучать существующие команды или помогают внешним поставщикам либо консультантам понять ваш бизнес и свое место в нем.
3. Схема потоков данных
Если вам нужно глубоко погрузиться в свои данные, вам поможет схема потоков данных. Используя символы и короткие текстовые подписи для отображения входных и выходных данных, точек хранения и путей, они могут сжать информацию в графическое представление того, что порой трудно выразить словами. А поскольку их могут использовать технические команды и заинтересованные стороны, не обладающие техническими знаниями, они являются отличным вариантом, когда вам нужно провести презентацию для широкой аудитории.
Пример: Диаграмма схемы потоков данных
Советы по созданию блок-схем
Создать блок-схему довольно просто, особенно если использовать шаблон блок-схемы, но создание отличной блок-схемы требует немного больше размышлений. Давайте рассмотрим несколько советов по созданию блок-схемы, которая не только информирует, но и выглядит эффектно.
- Делайте свои схемы удобными для чтения. Создание блок-схемы с учетом потребностей конечного пользователя означает, что ее макет и композиция помогут вашей аудитории понять, куда смотреть в первую очередь и куда двигаться дальше. Корректируя выравнивание по мере необходимости, используя правильную грамматику, понятные заголовки и избегая жаргона, вы можете обеспечить удобство просмотра вашей схемы для пользователей. (Подсказка. Если вы сомневаетесь, проверьте ее на ком-нибудь, кто не знаком с вашим проектом.)
- Обеспечивайте единообразие. Если вы согласованно используете формы, шрифты, цвета и соглашения об именовании во всей блок-схеме, вашей аудитории будет легче понять ее.
- Используйте контрастные элементы. Согласованное использование цветов имеет важное значение, но также не следует использовать один и тот же цвет или группу цветов для каждой фигуры. Используя различные цвета, вы можете сделать шаги или действия более заметными. А благодаря использованию цветов шрифта, которые выделяются на заднем фоне, вашу схему будет легче читать.
- Используйте онлайн-конструктор блок-схем. Благодаря шаблонам, встроенному управлению версиями, простой совместной работе и возможности редактировать их в любое время они помогут вам тестировать ваш дизайн, создавать и изменять схемы в удобное для вас время.
Интеграция с блок-схемой
Если вам нужно принять решение, объяснить процесс или поделиться данными с генеральным директором, внедрение блок-схем в другие бизнес-приложения и инструменты коммуникации может еще больше повысить производительность. С помощью конструктора блок-схем и инструментов для продуктивной работы вы можете извлекать содержимое для схем из любых своих источников, включая документы, файлы и сайты социальных сетей.
Кроме того, вы можете рассмотреть возможность интеграции блок-схем с инструментами бизнес-аналитики (BI), что позволит вам и вашей команде взаимодействовать с данными и улучшать повествование. С помощью встроенных блок-схем и инструментов бизнес-аналитики вы можете превращать данные в привлекательные визуальные элементы, создавать интерактивные отчеты, детально изучать данные и получать аналитику, которая позволяет быстро принимать обоснованные решения.
Существует очень много новых способов создания блок-схем и внедрения инноваций в бизнесе. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с этим пошаговым руководством по автоматизации блок-схем на основе структурированных данных в электронных таблицах, а также подробно изучите современные инструменты создания блок-схем.
Команда разработчиков Microsoft 365 стремится предоставлять ресурсы, которые помогут вам начать, вести и развивать бизнес.
Начало работы с Visio
Visio поможет превратить ваши идеи, данные и процессы в наглядные схемы, которыми вы сможете делиться с любого устройства, где бы вы ни находились.
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365