Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда отлаженный ритм работы нарушался сообщением: “Размер файла, который вы пытаетесь отправить, превышает ограничения электронной почты.” К счастью, для отправки больших файлов существуют и другие способы.
Давайте рассмотрим иные механизмы отправки больших файлов— так вы сможете выбрать наиболее подходящий для вас способ.
Большинство поставщиков услуг Интернета или электронной почты ограничивают размер файлов, которые можно отправлять с помощью электронной почты. Тем самым предотвращается замедлению работы служб из-за пересылки больших объемов данных. Ограничения на размер вложений зависят от конкретного поставщика.
Иногда можно заплатить и получить возможность пересылать файлы большего размера. Например, некоторые поставщики услуг корпоративной почты позволяют отправлять файлы размером до 150 МБ, что намного превышает обычные ограничения. И тем не менее, для отправки больших файлов вам вовсе не обязательно переводить свою учетную запись электронной почты на новый уровень. Существуют другие способы отправки больших вложений, для которых не нужно менять уровень обслуживания.
Хотя облачное хранилище часто воспринимают как средство хранения и защиты файлов, с его помощью также можно легко отправлять большие документы или файлы мультимедиаи предоставлять к ним общий доступ. Вы может отправить в облачное хранилище файл любого размера и предоставить получателю ссылку на него.
Работая с документом или электронной таблицей, вы наверняка видели кнопку “Поделиться” в верхнем углу. Если нажать эту кнопку, будет создана ссылка на файл, которую можно отправить по электронной почте, вставить в чат или текстовое сообщение.
Просматривая папку с сохраненными в облаке файлами, вы можете щелкнуть нужный документ правой кнопкой мыши и предоставить к нему общий доступ с помощью контекстного меню. Вы можете делиться не только файлами, но и папками.
Платформы для совместной работы и взаимодействия обычно предоставляют возможности для чата, видеоконференций и хранения файлов. Эти системы часто интегрируются с облачным хранилищем и позволяют без труда отправлять файлы через чат.
Вы можете разместить большой файл на таком сайте и отправить получателю ссылку для его скачивания. Одни сайты предоставляют свои услуги бесплатно, на других нужно оформлять подписку.
Прежде чем отправлять файлы на такой сайт, изучите протоколы безопасности, которые он использует. Как правило, у таких сайтов нет надежных протоколов для обеспечения безопасности и конфиденциальности. Поэтому, если вам нужно поделиться файлами, лучше все-таки выбрать поставщика услуг облачного хранилища.
У облачного хранилища намного больше преимуществ по сравнению с другими вариантами. Перечислим лишь некоторые из них.
Вы можете защитить себя от человеческого фактора. Если получатель случайно удалит ваш файл, вы сможете восстановить его из корзины. Если файл будет изменен, вы сможете вернуть предыдущий вариант с помощью встроенного журнала версий.
Для всех файлов в облачном хранилище создаются резервные копии. Вы не потеряете свои данные, даже если ваш компьютер будет потерян, украден или сломан.
Вероятнее всего, вы пересылаете большой файл в рамках совместной работы над проектом. В большинстве случаев вам нужно поработать над ним вместе с коллегами. Возможность работать совместно — самое важное преимущество облачного хранилища. Вы можете делиться большими файлами с коллегами. А они, в свою очередь, могут вносить предложения или изменения в режиме реального времени. Вы можете отслеживать эти изменения, чтобы знать, что именно добавили или удалили другие пользователи.
Облачное хранилище позволяет освободить место на устройстве и меньше пользоваться предоставленной квотой электронной почты.
Большинство служб облачного хранилища предоставляются в рамках как бесплатных, так и платных планов. Если вы оформили подписку, зачем платить больше за расширенные возможности электронной почты или покупать услугу на сайте передачи файлов?
Отправка больших файлов может превратиться в настоящую проблему. К счастью, она легко решается с помощью облачного хранилища. Этот способ пересылки больших файлов быстр, безопасен и дает вам широкие возможности.
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365