Вести проект через напряженные и полные стресса воды постоянно движущейся организации может оказаться непростой задачей. В наши дни среднестатистический офисный работник обременен несметным количеством сроков, встреч, электронных писем и задач — а это значит, что у него, скорее всего, нет времени или места в голове для того, чтобы посвятить все свои таланты вам и вашему проекту. К счастью, вы можете помочь облегчить ситуацию. Чтобы обеспечить успех проекта — неважно, делаете ли вы его для клиента или для внутренних заинтересованных сторон, —- ознакомьтесь с этими пятью средствами управления проектами, которые сэкономят вам время, деньги и энергию.
Пять средств для управления проектами, которые экономят время, деньги и силы
Диаграммы Ганта и доски задач
В эпоху бесконечного контента, когда армады слов постоянно борются за наше ограниченное внимание, простая визуализация может быть освежающей и очень эффективной. Диаграммы Ганта используют простые горизонтальные полосы для отображения этапов и хода выполнения проекта. С одного взгляда ваши коллеги смогут понять, какая работа выполняется сейчас (или, по крайней мере, какая работа должна быть выполнена) и когда потребуется их вклад. Кроме того, они смогут узнать, сколько времени займет каждый этап. Доски задач устроены похожим образом и отлично работают для проектов с менее жестким графиком, которые охватывают несколько команд. На доске отображаются различные этапы проекта — планирование, выполнение и т. д. — и маркеры для каждой команды. По мере выполнения этапов и продвижение проекта команды могут перемещать свои маркеры по доске. Это позволяет всем участникам видеть общую картину и свое место на ней.
Назначения задач
Легко согласиться что-то сделать, но гораздо сложнее не забыть это сделать. Особенно когда каждое случайное сообщение сопровождается новой просьбой. Вот почему веб-средство для назначения заданий так полезно. Те, кто отвечает за выполнение части проекта, будь то разработка логотипа или подсчет итоговых показателей, могут войти в него и легко узнать, что именно им нужно сделать. В зависимости от параметров учетной записи ’они также будут получать по электронной почте уведомления о приближении сроков. С другой стороны, руководители проектов могут контролировать свою команду и следить за своевременным выполнением всех задач, не прокручивая длинные цепочки электронных писем. Это помогает избежать дорогостоящих задержек и ненужных разочарований.
Распределение ресурсов
В работе агентства распределение ресурсов играет ключевую роль. Руководителям проектов нужно эффективное средство для планирования и отслеживания рабочего времени каждого члена команды, чтобы предотвратить перерасход ресурсов, срыв сроков и недовольство клиентов. Но такой способ организации не обязательно должен ограничиваться "творческим" миром. Разве не полезно, даже в корпоративном офисе, иметь четкое представление о доступности членов команды? Попросите свою команду заранее оценить, насколько это возможно, свою доступность по ходу проекта. Попросите их отметить все дни, когда они будут в отпуске, дни, когда они не смогут работать из-за собраний, и дни, когда у них есть другие срочные дела. Если у вас есть представление о почасовой доступности, вы сможете установить реалистичные сроки. Онлайн-средство распределения ресурсов облегчит вам и вашим партнерам отслеживание фактического времени работы в сравнении с планом и вносить необходимые коррекции, что позволит сделать рабочий процесс в будущем более плавным.
Удобное управление проектами.
Каждому приходится управлять какими-либо задачами. Microsoft Project — простое и мощное средство для успешной реализации любого проекта.
Средства отзывов и предложений
Отзывы означает разные вещи для разных людей: одни предлагают строгие и директивные требования изменений, другие — неясные чувства и реакции. Иногда разные заинтересованные стороны представляют конфликтующие мнения. Все это мешает тому, кото получает отзыв, понять, как действовать дальше. Кого надо слушать?
Средства отзывов и предложений позволяют заинтересованным сторонам голосовать и оценивать различные версии результатов работы, что облегчает группе выработку согласованного направления работы на справедливой основе. Если мнение определенного человека должно иметь больший вес (возможно, у него значительный опыт в данной области), его голос можно скорректировать так, чтобы он считался за два.
Стандартные отчеты
Отчеты о проделанной работе и разборы действий — важнейшие составляющие любого проекта, и они не должны отнимать много времени. Не тратьте драгоценные часы на создание собственного отчета — выберите готовый вариант. Вы сможете ввести необходимые числа и данные, а программа создаст соответствующее форматирование и визуальное представление данных.
Таким образом вы сможете приступить к планированию следующего проекта намного раньше.
Выделите время для себя
Знать, что у вас есть свободное время, которое вы можете уделить людям и делам, которыми вы занимаетесь вне работы, жизненно важно для вашего душевного равновесия. В конечном счете, такой мысленный тайм-аут поможет вам сохранить энергию и увлеченность своей работой. В любое случае, важно поддерживать баланс.
Этот баланс также включает в себя полноценный ночной отдых для восстановления сил и регулярные физические упражнения — все это неотъемлемое условие для поддержания тенденции на рост. Так, исследование, проведенное в Гарварде, показало, что из-за бессонницы средний работник может потерять до 11,3 дня производительности в год, а другое исследование пришло к выводу, что постоянные физические упражнения помогают снизить уровень стресса, улучшить концентрацию, ускорить когнитивные способности и обострить память.
Узнайте больше о хитростях повышения производительности и воспользуйтесь бесплатными бизнес-шаблонами, которые помогут вам работать умнее, быстрее и эффективнее.
Начало работы с Microsoft 365
Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия когда угодно, откуда угодно.
Ресурсы по теме
Управление бизнесом
Как подготовить малый бизнес к успеху с использованием ИИ
Управление бизнесом
ИИ для сотрудников первой линии: применение в различных отраслях
Управление бизнесом
Управление сотрудниками первой линии: Руководство по лидерству менеджеров первой линии
Создание собственного бизнеса
Как повысить уровень удержания и вовлеченности сотрудников первой линии
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365