Riadiť projekt v napätých a stresujúcich vodách neustále sa meniacej organizácie môže byť náročné. V dnešnej dobe je priemerný pracovník v kancelárii zaťažený nespočetným množstvom termínov, schôdzí, e-mailov a úloh - a to znamená, že pravdepodobne nemá čas ani priestor na to, aby sa vám a vášmu projektu venoval naplno. Našťastie môžete situáciu zjednodušiť. Ak chcete lepšie zaistiť úspech projektu - či už ho robíte pre klienta alebo internú zainteresovanú stranu - pozrite si týchto päť nástrojov na riadenie projektov, ktoré šetria čas, peniaze a energiu.
Päť nástrojov na riadenie projektov, ktoré šetria čas, peniaze a energiu
Grafy Grantt a tabule Scrum
V dobe nekonečného obsahu - armády slov, ktoré neustále bojujú o našu obmedzenú pozornosť - môže byť jednoduchý vizuál osviežujúci a veľmi účinný. Grafy Gantt používajú základné vodorovné stĺpce na zobrazenie fáz projektu a jeho priebehu. Vaši kolegovia z tímu budú môcť rýchlym pohľadom zistiť, aká práca sa práve vykonáva (alebo aspoň aká práca by sa mala vykonávať) a kedy bude potrebný ich príspevok. Budú tiež môcť vidieť, koľko času by mala každá fáza trvať. Tabule Scrum fungujú podobným spôsobom a výborne sa hodia pre projekty, ktoré majú menej pevný časový harmonogram a na ktorých sa podieľa viacero tímov. Na tabuli sú zobrazené rôzne fázy projektu - plánovanie, realizácia atď. - a značky pre každý tím. Po dokončení fáz a dosiahnutí pokroku môžu tímy posúvať svoje značky po tabuli. To umožňuje všetkým zúčastneným vidieť širší obraz a svoje miesto v ňom.
Priradenia úloh
Je ľahké súhlasiť s tým, že niečo urobíte, oveľa ťažšie je spomenúť si to urobiť. Najmä keď sa zdá, že každá zablúdená správa obsahuje novú požiadavku. Preto je online nástroj na priradenie úloh taký cenný. Osoby zodpovedné za dokončenie určitej časti projektu - či už ide o návrh loga alebo spracovanie konečných čísel - sa môžu prihlásiť a ľahko zistiť, čo presne musia urobiť. V závislosti od nastavení konta budú dostávať aj e-mailové upozornenia na blížiace sa termíny. Na druhej strane môžu projektoví manažéri mať prehľad o svojom tíme a uistiť sa, že všetky úlohy sa plnia načas bez toho, aby museli prechádzať dlhé reťazce e-mailov. Vďaka tomu sa vyhnete nákladným oneskoreniam a zbytočným frustráciám.
Pridelenie zdrojov
V prostredí agentúry je vyhradenie zdrojov kľúčové. Projektoví manažéri potrebujú účinný nástroj na plánovanie a sledovanie hodín pre každého člena svojho tímu, aby predišli nadmernému plánovaniu, nedodržiavaniu termínov a nespokojným klientom. Tento spôsob organizácie sa však nemusí obmedzovať len na tvorivý svet. Nebolo by užitočné mať aj v podnikovej kancelárii jasný prehľad o dostupnosti členov tímu? Vopred požiadajte svoj tím, aby odhadol svoju dostupnosť v priebehu projektu, pokiaľ je to možné. Nech si poznačia všetky dni, keď budú na dovolenke, dni, keď nebudú môcť skloniť hlavu a pracovať kvôli schôdzam, a dni, keď majú iné termíny. Ak máte prehľad o hodinovej dostupnosti, budete môcť zostaviť realistický časový plán. Online nástroj na priraďovanie zdrojov vám a vašim kolegom uľahčí sledovanie skutočných hodín v porovnaní s odhadmi a ich následné prispôsobenie, čo umožní hladší priebeh práce v budúcnosti.
Jednoduché riadenie projektov.
Projekty riadi každý. Microsoft Project vám poskytuje výkon a jednoduchosť, aby ste úspešne zvládli každý projekt.
Nástroje na pripomienky
Poskytovanie pripomienok znamená pre rôznych ľudí rôzne veci - niektorí ponúkajú prísne a normatívne požiadavky na úpravu, iní vágne pocity a reakcie. Niekedy budú rôzne zainteresované strany prezentovať konfliktné názory. To všetko spôsobuje, že osoba, ktorá dostáva pripomienky, nevie, ako má ďalej postupovať. Koho majú počúvať?
Nástroje na pripomienky umožňujú zainteresovaným stranám hlasovať o rôznych verziách výstupov a hodnotiť ich, čo skupine uľahčuje primerané určenie súdržného smerovania. Ak by mal mať názor určitej osoby väčšiu váhu - možno sa môže pochváliť významnými odbornými znalosťami - môžete upraviť jej hlas tak, aby sa počítal ako dva.
Predpripravené zostavy
Priebežné zostavy a posudky sú dôležitou súčasťou každého projektu - a nemusia byť časovo náročné. Namiesto toho, aby ste strávili cenné hodiny vytváraním vlastnej zostavy, vyberte si hotovú možnosť. Budete môcť zadať príslušné čísla a údaje a nechať program vygenerovať vhodné formátovanie a vizualizáciu údajov.
To znamená, že budete môcť začať plánovať svoj ďalší projekt oveľa skôr.
Vyhraďte si čas pre seba
Zabezpečenie voľného času, ktorý môžete venovať ľuďom a veciam, ktorým sa venujete mimo práce, je pre vašu duševnú pohodu veľmi dôležité. Táto mentálna prestávka vám napokon pomôže udržať si energiu a nadšenie pre prácu. Koniec koncov, je dôležité udržiavať rovnováhu.
Táto rovnováha zahŕňa aj celonočný odpočinok, aby ste sa mohli cez noc nabiť energiou, a pravidelné cvičenie - to všetko je neoddeliteľnou súčasťou udržiavania plánu rastu. Harvardská štúdia dospela k záveru, že nespavosť môže spôsobiť, že priemerný pracovník stratí až 11,3 dňa produktivity ročne, zatiaľ čo samostatná štúdia dospela k záveru, že pravidelné cvičenie pomáha znižovať hladinu stresu, zlepšuje koncentráciu, zrýchľuje kognitívne schopnosti a zlepšuje pamäť.
Objavte ďalšie tipy na zvýšenie produktivity a využite bezplatné podnikové šablóny , ktoré vám pomôžu pracovať inteligentnejšie, rýchlejšie a efektívnejšie.
Začíname so službou Microsoft 365
Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.
Súvisiaci obsah
Riadenie podniku
Ako pripraviť svoju malú firmu na úspech v oblasti umelej inteligencie
Riadenie podniku
Umelá inteligencia pre pracovníkov prvého kontaktu: Aplikácie v rôznych odvetviach
Riadenie podniku
Riadenie pracovníkov prvého kontaktu: Sprievodca líderstvom pre manažérov pracovníkov prvého kontaktu
Rozvoj podniku
Ako zlepšiť mieru udržania si a zapojenia pracovníkov prvého kontaktu
Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.
Sledujte Microsoft 365