Vodenje projekta skozi stresne in zahtevne faze nenehno spreminjajoče se organizacije je lahko zastrašujoča naloga. Dandanes je povprečen pisarniški delavec obremenjen z nepreglednim številom rokov, sestankov, e-poštnih sporočil in opravil, kar pomeni, da verjetno nima potrebnega časa ali energije, da bi se v celoti posvetil vam in vašemu projektu. Na srečo si lahko olajšate delo. Če želite zagotoviti boljšo uspešnost projekta – ne glede na to, ali ga pripravljate za stranko ali notranje interesne skupine – si oglejte teh pet orodij za vodenje projektov, s katerimi lahko prihranite čas, denar in energijo.
Pet orodij za vodenje projektov, s katerimi lahko prihranite čas, denar in energijo
Gantogrami in table za opravila
V dobi neskončne vsebine – množice besed, ki se nenehno borijo za našo omejeno pozornost – je lahko preprosta vizualna predstavitev osvežujoča in zelo učinkovita. Gantogrami uporabljajo osnovne vodoravne črte za prikazovanje faz in napredka projekta. S hitrim pogledom lahko sodelavci vidijo, kakšna opravila se trenutno izvajajo (oziroma kakšna opravila bi se morala izvajati) in kdaj se morajo tudi sami vključiti. Prav tako si lahko ogledajo predvideno trajanje določenih faz. Na podoben način delujejo tudi table za opravila, ki so zelo uporabne pri projektih z manj strogimi roki, v katere je vključenih več ekip. Na tabli so prikazane različne faze projekta – načrtovanje, izvedba itd. – in oznake za posamezne ekipe. Ko ekipe dokončajo faze in napredujejo, lahko premikajo svoje oznake po tabli. Tako sta vsem vključenim prikazana širša slika in njihovo mesto v njej.
Dodelitev opravil
Dogovoriti se, da bomo izvedli določeno opravilo, je preprosto, veliko težje pa si je zapomniti, da bomo to tudi naredili. Še posebej, če se zdi, da vsako sporočilo vsebuje novo zahtevo. Zato je spletno orodje za dodeljevanje opravil tako pomembno. Osebe, ki so odgovorne za dokončanje določenega dela projekta – oblikovanje logotipa ali izračun končnih številk – se lahko prijavijo in si preprosto ogledajo zahtevane korake. Glede na nastavitve računa te osebe prejemajo tudi e-poštna obvestila o bližajočih se rokih. Poleg tega lahko vodje projektov tudi spremljajo ekipo in se prepričajo, da so vsa opravila pravočasno opravljena, brez prebiranja dolge verige e-poštnih sporočil. S tem preprečite drage zamude in nepotrebna razočaranja.
Dodeljevanje virov
V agencijskem okolju je dodeljevanje virov ključnega pomena. Vodje projektov potrebujejo učinkovito orodje za načrtovanje in spremljanje ur za posamezne člane ekipe, da bi preprečili preveliko število ur, zamujanje rokov in nezadovoljstvo strank. Vendar ni nujno, da je ta način organizacije omejen na »ustvarjalni« svet. Ali ne bi bilo tudi v pisarni podjetja koristno, če bi imeli jasno sliko o razpoložljivosti članov ekipe? Od svoje ekipe vnaprej zahtevajte, da v okviru zmogljivosti oceni svojo razpoložljivost v času trajanja projekta. Označite dneve, ko so člani ekipe dopustu, dneve, ko se zaradi sestankov ne morejo osredotočiti na projekt, ter dneve, ko imajo druge roke. Če pridobite vpogled v urno razpoložljivost, lahko oblikujete realistične časovne načrte. S spletnim orodjem za dodeljevanje virov lahko vi in vaši sodelavci spremljate dejanske ure v primerjavi z ocenjenimi in jih ustrezno prilagodite za zagotovitev nemotenih prihodnjih delovnih postopkov.
Preprosto vodenje projektov.
Vsi vodimo projekte. Microsoft Project ponuja zmogljivost in preprostost za uspešno opravljanje projektov.
Orodja za povratne informacije
Posredovanje povratnih informacij različnim ljudem pomeni različne stvari – nekateri ljudje pošljejo nazaj stroge in predpisane zahteve glede urejanja, drugi pa nejasna opažanja in odzive. Včasih si različne zainteresirane skupine nasprotujejo. Zaradi vseh teh dejavnikov oseba, ki prejme povratne informacije, včasih težko najde ustrezne ukrepe. Komu naj prisluhne?
Z orodji za povratne informacije lahko zainteresirane skupine glasujejo o različnih različicah rezultatov in jih razvrstijo, s čimer so skupini zagotovljene celovite in poštene smernice. Če bi moralo imeti mnenje določenega posameznika večjo veljavo – morda se ponaša z ustreznim strokovnim znanjem – lahko njegov glas prilagodite tako, šteje za dva glasova.
Poročila, pripravljena za uporabo
Poročila o napredku in poročila po zaključku projekta so ključni del vsakega projekta – in ni treba, da za njih porabite veliko časa. Namesto da bi porabili dragocene ure za ustvarjanje poročila po meri, raje izberite možnost, ki je že pripravljena za uporabo. Vnesete lahko ustrezne številke in podatke, program pa ustvari ustrezno oblikovanje in upodobitev podatkov.
Na ta način boste lahko veliko prej začeli načrtovati naslednji projekt.
Rezervirajte si čas zase
Za dobro duševno počutje je ključnega pomena, da si zagotovite nekaj prostega časa za ljudi in stvari, s katerimi se ukvarjate zunaj delovnega mesta. Prav ta miselni odmor je lahko gonilo, da ostanete polni energije in navdušeni nad svojim delom. Pomembno je, da ohranite ustrezno ravnovesje.
To ravnovesje vključuje tudi popoln nočni počitek, da se čez noč napolnite z energijo, in redno telesno vadbo – vse to je bistvenega pomena za ohranjanje rasti. Po podatkih Harvardske študije lahko povprečni delavec vsako leto izgubi do 11,3 dneva storilnosti zaradi nespečnosti, medtem ko je druga študija pokazala, da stalna vadba zmanjšuje raven stresa, izboljša koncentracijo, pospeši kognitivne sposobnosti in izostri spomin.
Odkrijte dodatne namige za povečanje storilnosti in izkoristite zmogljivosti brezplačni poslovnih predlog za pametnejše, hitrejše in učinkovitejše delo.
Začnite uporabljati Microsoft 365
To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.
Sorodna vsebina
Upravljanje poslovanja
Kako pripraviti majhno podjetje na uspeh z umetno inteligenco
Upravljanje poslovanja
Umetna inteligenca za delavce, ki so v neposrednem stiku s strankami: Uporaba v različnih panogah
Upravljanje poslovanja
Vodstvo, ki je v neposrednem stiku s strankami: Priročnik za vodstvo, ki je v neposrednem stiku s strankami
Oblikovanje podjetja
Kako izboljšati zadrževanje in sodelovanje zaposlenih, ki so v neposrednem stiku s strankami
Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.
Spremljajte Microsoft 365