Kako izbrati najbolj učinkovit diagram poteka
Kaj je diagram poteka?
Diagrami poteka omogočajo vizualno upodobitev procesa ali sistema z oblikami ali kombinacijo oblik in besed. Lahko zajemajo vse od hitrih ročno narisanih slik do robustnih računalniško ustvarjenih diagramov, ki zapletene zamisli razčlenijo v dele, ki jih je mogoče preprosto razumeti. Diagrame poteka lahko uporabljajo tako tehnično podkovani ljudje kot tisti brez tehničnega znanja, in sicer na vseh področjih.
Še posebej so uporabni v različnih situacijah, vključno s temi:
- Postopki dokumentiranja in analiziranja
- Razvoj računalniške programske opreme ali omrežij
- Postopki komunikacije ali standardiziranja
- Prepoznavanje redundanc, ovir in neučinkovitosti v procesih
- Ustvarjanje načrta ali strukture novega projekta, oddelka ali podjetja
- Načrtovanje dela projekta z več zainteresiranimi skupinami
- Razumevanje, kako uporabniki krmarijo po spletnem mestu ali trgovini
- Prikaz postopka proizvodnje
- Ustvarjanje novega izdelka ali storitve
Prednosti diagrama poteka
Poleg tega, da delujejo v skoraj katerem koli scenariju, diagrami poteka ponujajo številne prednosti, vključno s temi:
Upodobitev podatkov
Diagram poteka je lahko prednost, saj omogoča ponazoritev delovanja izdelka ali storitve, poteka projekta ali delovanja omrežja, preden je to ustvarjeno. Ker vam omogoča prepoznavanje odvisnosti, učinkovitosti, potreb po osebju in drugih spremenljivk, ki bi lahko pozneje vplivale na projekt, lahko z diagrami poteka prihranite čas in denar.
Dokumentacija
Z ustvarjalnikom diagramov poteka lahko vse svoje datoteke shranite digitalno, jih skoraj takoj porazdelite in celo ustvarite knjižnico predlog diagramov poteka. Na ta način bodo vaše datoteke vedno dostopne, vaše ekipe ostale na tekočem, vaše podjetje skladno s predpisi, vam pa ne bo treba izumljati tople vode, ko boste morali naslednjič oblikovati podoben grafikon.
Poenostavljena komunikacija
Z diagrami poteka so vse podrobnosti jasne, tako da lahko ekipe hitro razumejo opravila, ki jih je treba opraviti, ter kdaj in kdo jih bo opravil. S temi informacijami lahko zmanjšate število srečanj in vprašanj ter vsem zagotovite več časa za delo. Diagrami poteka so uporabni tudi za informativne priročnike ali celo za uvajanje zaposlenih. Diagrami poteka dodajo kontekst naborom navodil in prispevajo k večji učinkovitosti ponavljajočih se opravil.
Preprosta izvedba
Spletne predloge diagramov poteka omogočajo hiter začetek dela. S preprostimi prilagoditvami, izboljšanim sodelovanjem in vgrajenim nadzorom različic lahko ustvarite točno to, kar vaša organizacija potrebuje, iščete vnose na vseh stopnjah in vedno veste, kje so najnovejše in največje datoteke.
Vrste diagramov poteka
Čeprav lahko z diagrami poteka razložite skoraj kar koli, jih večina ljudi uporablja iz enega od treh razlogov: za obveščanje o odločitvah, prikaz procesov ali upodobitev podatkov. Zato večina predlog diagramov poteka sodi v eno od teh treh kategorij. Oglejmo si torej, kaj vključuje posamezna vrsta diagrama poteka ter kdaj in zakaj jo uporabljamo.
1. Odločitveno drevo
Brezplačno preizkušajte Visio 1 mesec
Po poteku enomesečnega brezplačnega preskusa vam bomo zaračunali nadomestilo ustrezne naročnine. Zahtevana je kreditna kartica. Prekličite kadar koli, da ustavite prihodnje stroške.
Odločitveno drevo si lahko predstavljate kot diagram poteka za primere, ki potekajo v smislu »če se zgodi to, potem to«. Ker vam omogoča ustvarjanje zemljevida možnih rezultatov na podlagi določenega nabora izbir, lahko z odločitvenim drevesom jasno vidite pot in pretehtate svoje možnosti.
Odločitvena drevesa se običajno začnejo z enim vozliščem (vprašanje), nato pa se razvejijo v dve možnosti (odločitvi), te možnosti pa vodijo do dodatnih vozlišč (možni rezultati). Odločitvena drevesa so zaradi svoje narave še posebej učinkovita za poudarjanje možnosti in prednosti, mogoče pa jih je uporabiti tudi za načrtovanje algoritmov, ki pomagajo predvideti rezultate.
2. Diagram poteka procesa
Ker vam omogoča ustvarjanje diagrama in analiziranje poteka dejavnosti pri izdelavi izdelka ali storitve, vam diagram poteka procesa pomaga poiskati vrzeli in redundance v procesu, prepoznati, kje so potrebna določena sredstva, oprema ali ljudje, razkriti morebitna ozka grla ali težavna območja ter odkriti morebitne učinkovitosti.
Poleg tega, da orišejo, kako bi morala delovati dejavnost, ali določila izdelka ali storitve, lahko diagrami poteka procesa tudi uvajajo nove zaposlene, usposabljajo obstoječe ekipe ali pomagajo zunanjim prodajalcem ali svetovalcem razumeti vaše podjetje in njihov položaj v njem.
3. Diagram podatkovnega toka
Ko se morate poglobiti v svoje podatke, vam lahko pomaga diagram podatkovnega toka. Z uporabo simbolov in kratkih besedilnih oznak za prikaz podatkovnih vnosov, rezultatov, točk shranjevanja in poti, lahko strnejo informacije v grafično predstavitev tega, kar je morda težko ubesediti. Ker jih lahko uporabljajo tehnične ekipe in zainteresirane skupine brez tehničnega znanja, so odlična izbira, ko jih morate predstaviti širšemu občinstvu.
Primer: Diagram diagrama podatkovnega toka
Nasveti za diagram poteka
Ustvarjanje diagrama poteka, zlasti z uporabo predloge diagrama poteka, je preprosto, vendar pa dobro premišljen diagram poteka zahteva nekaj razmisleka. Oglejmo si torej nekaj nasvetov za ustvarjanje diagrama poteka, ki ni le informativen, temveč tudi vizualno privlačen.
- Poenostavite branje diagramov. Če želite ustvariti diagram poteka z mislijo na končnega uporabnika, morate poskrbeti, da njegova postavitev in sestava pomagata občinstvu razumeti, kam morajo najprej gledati in kam potem. Z ustrezno prilagoditvijo poravnave, pravilno slovnico, jasnimi naslovi in izogibanjem žargonu boste zagotovili, da je vaš diagram poteka uporabniku prijazen. (Namig: Če ste v dvomih, ga preskusite na nekomu, ki ne pozna vašega projekta.)
- Bodite dosledni. Če v diagramu poteka dosledno uporabljate oblike, pisave, barve in pravila poimenovanja, mu lahko občinstvo lažje sledi.
- Uporabite kontrast. Dosledna uporaba barv je temeljna, vendar ni priporočljivo uporabiti iste barve ali družine barv za vsako obliko. Z uporabo različnih barv lahko bolj izpostavite korake ali dejanja. Z uporabo barv pisave, ki izstopajo iz ozadja, bo diagram lažje brati.
- Uporabite spletni ustvarjalnik diagramov poteka. S predlogami, vgrajenim nadzorom različic, preprostim sodelovanjem in možnostjo urejanja kadar koli vam lahko pomagajo preskusiti načrte ter ustvariti in upravljati diagrame po vašem urniku.
Integracija diagrama poteka
Ne glede na to, ali morate sprejeti odločitev, razložiti postopek ali deliti podatke z glavnim direktorjem, lahko z vdelavo diagramov poteka v druge poslovne aplikacije in komunikacijska orodja dodatno izboljšate storilnost. Z orodjem za ustvarjanje diagramov poteka in orodji za storilnost lahko povlečete vsebino za diagrame iz vseh virov, vključno z dokumenti, datotekami in spletnimi mesti družabnih omrežij.
Poleg tega lahko razmislite o integraciji diagramov poteka z orodji za poslovno obveščanje (BI), tako da lahko vi in vaša ekipa uporabljate podatke in poveste boljšo zgodbo. Z vdelanimi diagrami poteka in orodji za poslovno obveščanjelahko pretvorite podatke v privlačne ponazoritve, ustvarite interaktivna poročila, raziščete podatke zrnato in pridobite vpoglede, s katerimi lahko hitro in na podlagi prejetih informacij sprejmete odločitve.
Na voljo je veliko novih načinov za ustvarjanje diagramov poteka in uvajanje inovacij v podjetju. Če želite izvedeti več, si oglejte ta vodnik po korakih za avtomatizacijo diagramov poteka iz strukturiranih podatkov v preglednicah in se poglobite v sodobna orodja za diagrame poteka.
Ekipa Microsoft 365 je osredotočena na skupno rabo virov, s katerimi lahko začnete, vodite in razširite svoje podjetje.
Uvod v Visio
S programom Visio lahko vizualizirate in predstavite svoje zamisli, podatke in postopke skoraj kjer koli in v kateri koli napravi.
Sorodna vsebina
Storilnost
Priročnik za začetnike za uporabo zapisa BPMN v poslovanju
Storilnost
Nasveti za preslikavo diagrama omrežja
Storilnost
Kako spodbuditi storilnost s preslikavo in avtomatizacijo procesa
Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.
Spremljajte Microsoft 365