Rukovođenje projektom kroz stresne periode u organizaciji koja je stalno u pokretu može predstavljati naporan izazov. Ovih dana, prosečan kancelarijski radnik je opterećen neopisivim brojem rokova, sastanaka, e-poruka i zadataka – a to znači da verovatno nemaju vremena ili prostora da posvete sve svoje kapacitete vama i vašem projektu. Srećom, možete da olakšate stvari. Da biste bolje osigurali uspeh projekta – bilo da radite za klijenta ili internu stranku – pogledajte ovih pet alata za upravljanje projektima koji štede vreme, novac i energiju.
Pet alatki za upravljanje projektima koje će vam uštedeti vreme, novac i energiju
Gantovi grafikoni i table sa zadacima
U eri beskonačnog sadržaja i ogromnog broja reči koje se neprestano bore za našu ograničenu pažnju, jednostavan vizuelni prikaz može biti osvežavajući i veoma efikasan. Gantovi grafikoni koristite jednostavne horizontalne trake za prikaz faza i napretka projekta. Vaši saradnici će moći brzo da vide na čemu se trenutno radi (ili bar šta je potrebno obaviti) i kada će njihov doprinos biti potreban. Moći će da vide i koliko vremena treba da traje svaka faza. Table sa zadacima funkcionišu na sličan način i odlične su za projekte koji su imaju manje rigidne rokove i uključuju više timova. Tabla prikazuje različite faze projekta – planiranje, izvršenje, itd. – i markere za svaki tim. Kako završavaju faze i napreduju, timovi mogu da pomeraju svoje markere po tabli. To omogućava svima koji su uključeni da vide širu sliku i svoje mesto u njoj.
Dodele zadataka
Lako je pristati na nešto, mnogo je teže zapamtiti da to uradite. Pogotovo kada se čini da svaka zalutala poruka dolazi sa novim zahtevom. Zato je onlajn alatka za dodele zadataka tako dragocena. Oni koji su odgovorni za završetak dela projekta – bilo da se radi o dizajniranju logotipa ili izračunavanju konačnog rezultata – mogu se prijaviti i lako videti šta tačno treba da urade. U zavisnosti od podešavanja naloga, oni će takođe dobijati obaveštenja e-poštom o predstojećim rokovima. Sa druge strane, menadžeri projekata mogu da prate svoj tim i da provere da li se svi zadaci završavaju na vreme bez potrebe da listaju nepreglednu e-poštu. Na taj način izbegavaju se skupa odlaganja i nepotrebne frustracije.
Dodela resursa
U okruženju agencije, alokacija resursa je ključna. Menadžerima projekata potreban je efikasan alat za planiranje i praćenje radnih sati za svakog člana tima kako bi sprečili prebukiranje, propuštene rokove i nezadovoljne klijente. Ali ovaj način organizacije ne mora biti ograničen na „kreativni“ svet. Zar ne bi bilo korisno, čak i u korporativnoj kancelariji, imati jasnu sliku o dostupnosti članova tima? Zamolite članove tima unapred da u skladu sa mogućnostima procene svoju dostupnost tokom projekta. Neka zabeleže sve dane kada će biti na odmoru, dane kada neće moći da se posvete poslu zbog sastanaka i dane kada imaju druge rokove. Uz svest o dostupnosti moći ćete da kreirate realne vremenske rokove. Alatka za dodelu resursa na mreži će vama i vašim saradnicima olakšati praćenje stvarnih sati u odnosu na procene i prilagođavanje u skladu sa tim, čime će vam pojednostaviti buduću organizaciju rada.
Jednostavno upravljanje projektima.
Svi upravljaju projektima. Microsoft Project obezbeđuje moć i jednostavnost za uspešan rad na bilo kojem projektu.
Alatke za povratne informacije
Davanje povratnih informacija ima različito značenje za različite osobe – neki šalju stroge i izričite zahteve za uređivanje, drugi nejasna osećanja i reakcije. Ponekad će različite zainteresovane strane izneti oprečna mišljenja. Sve ovo otežava osobi koja prima povratnu informaciju da zna kako da postupi. Koga treba da slušaju?
Alati za povratne informacije omogućavaju zainteresovanim stranama da glasaju i rangiraju različite verzije rezultata, što olakšava grupi da pronađe kohezivan smer na pravičan način. Ako mišljenje određene osobe treba da ima veću težinu – možda jer se može pohvaliti značajnom relevantnom stručnošću – možete prilagoditi njihov glas tako da se računa kao dva.
Izveštaji spremni za korišćenje
Izveštaji o napretku i izveštaji o propustima projekta ključni su delovi bilo kog projekta i ne moraju zahtevati ogromno vreme. Umesto da trošite dragocene sate na kreiranje prilagođenog izveštaja, izaberite gotovu opciju. Moći ćete da unesete relevantne brojeve i izračunavanja i dozvolite programu da generiše odgovarajuće formatiranje i vizualizacije podataka.
To znači da ćete moći da počnete da planirate svoj sledeći projekat mnogo ranije.
Odvojite malo vremena za sebe
Malo slobodnog vremena koje možete da iskoristite da biste se posvetili ljudima i stvarima kojima se bavite van posla od vitalnog je značaja za vaše mentalno blagostanje. Ovaj mentalni tajm-aut vam u konačnici može pomoći da ostanete energični i strastveni u svom poslu. Na kraju krajeva, važno je održavati ravnotežu.
Ta ravnoteža uključuje i potpun noćni odmor kako biste napunili baterije tokom noći i redovnu vežbu, a sve to je ključno za vaše kontinuirano napredovanje i rast. Zaista, studija univerziteta Harvard zaključila je da nesanica može uzrokovati da prosečni radnik izgubi do 11,3 dana produktivnosti svake godine, dok je zasebna studija došla do zaključka da stalna rutina za vežbanje pomaže u smanjenju nivoa stresa, poboljšava koncentraciju, ubrzava kognitivne sposobnosti i izoštrava pamćenje.
Otkrijte još trikova za produktivnost i iskoristite prednosti besplatnih poslovnih šablona koji će vam pomoći da radite pametnije, brže i efikasnije.
Počnite da koristite Microsoft 365
To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.
Srodan sadržaj
Upravljanje preduzećem
Kako pripremiti malo preduzeće za uspešno korišćenje veštačke inteligencije
Upravljanje preduzećem
Veštačka inteligencija za zaposlene za direktnu komunikaciju sa klijentima: Primena u svim delatnostima
Upravljanje preduzećem
Upravljanje zaposlenima za direktnu komunikaciju sa klijentom: Vodič za liderstvo za menadžere zaposlenih za direktnu komunikaciju sa klijentima
Izgradnja preduzeća
Kako poboljšati zadržavanje i angažovanje zaposlenih za direktnu komunikaciju sa klijentom
Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.
Pratite Microsoft 365