Kako odabrati najefikasniji dijagram toka
Šta je dijagram toka?
Dijagrami toka daju ljudima način da vizuelno prikažu proces ili sistem koristeći oblike ili kombinaciju oblika i reči. Mogu se kretati od brzih, ručno nacrtanih slika do robusnih, kompjuterski generisanih dijagrama koji razlažu složene ideje u lako razumljive delove. Pored toga, tehničke i ne-tehničke osobe u gotovo svakom polju mogu da koriste dijagrame toka.
Posebno su korisni u raznim situacijama, uključujući:
- Dokumentovanje i analiza procesa
- Razvijanje softvera računara ili mreža
- Komunikacija ili standardizacija procesa
- Identifikovanje viškova, prepreka i neefikasnosti u procesima
- Kreiranje plana ili strukture za novi projekat, sektor ili poslovanje
- Planiranje rada projekta sa više zainteresovanih strana
- Razumevanje načina na koji se korisnici kreću na veb lokaciji ili prodavnici
- Ilustrovanje procesa proizvodnje
- Kreiranje novog proizvoda ili usluge
Pogodnosti dijagrama toka
Pored mogućnosti rada u skoro svakom scenariju, dijagrami toka nude veliki broj pogodnosti, uključujući:
Vizuelizacija informacija
Dijagram toka može biti blagodat jer pruža vizuelni prikaz kako proizvod ili usluga treba da funkcionišu, kako projekat treba da teče ili kako mreža može da funkcioniše pre nego što je izgrađena. Omogućujući vam da identifikujete zavisnosti, efikasnost, potrebe za osobljem i druge varijable koje bi kasnije mogle da utiču na vaš projekat, dijagrami toka mogu vam pomoći da uštedite vreme i novac.
Dokumentacija
Sa proizvođačem dijagrama toka, možete da sačuvate sve svoje datoteke digitalno, distribuirate ih skoro trenutno, pa čak i da kreirate biblioteku predložaka dijagrama toka. Na ovaj način, vaše datoteke će uvek biti dostupne, vaši timovi mogu da budu u toku, vaše preduzeće može da ostane usaglašeno i nećete morati da ponovo izmišljate toplu vodu sledeći put kada budete morali da dizajnirate sličan grafikon.
Pojednostavljena komunikacija
Dijagrami toka čine svaki detalj jasnim, što može pomoći timovima da brzo shvate zadatke koji su pri ruci, kada i ko ih je uradio. Ove informacije mogu da znače manje sastanaka, da postavljaju manje pitanja i da svima daju više vremena za posao. Dijagrami toka su korisni i za informativna uputstva ili čak ulaznu migraciju zaposlenih. U suštini, dijagrami toka dodaju kontekst u skupove uputstva i dodeljuju veću efikasnost za periodične zadatke.
Jednostavno izvršavanje
Predlošci grafikona toka na mreži olakšavaju brz početak rada. A uz jednostavna prilagođavanja, pojednostavljenu saradnju i ugrađenu kontrolu verzija, možete da kreirate tačno ono što je potrebno vašoj organizaciji, tražite unos u svakoj fazi i uvek ćete znati gde su najnovije i najbolje datoteke.
Tipovi dijagrama toka
Iako se dijagrami toka mogu koristiti za objašnjenje bilo čega, većina ljudi ih koristi iz jednog od tri razloga: za informisanje odluka, prikazivanje procesa ili za vizuelizaciju podataka – zbog čega većina predložaka dijagrama toka spada u jednu od te tri kategorije. Hajde da pogledamo šta svaki tip dijagrama toka znači i kada i zašto da ih koristite.
1. Stablo odluke
Isprobajte Visio besplatno 1 mesec
Nakon besplatnog probnog perioda od jednog meseca naplaćivaće vam se važeća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite je u bilo kom trenutku da biste sprečili buduće naplate.
Zamislite stablo odluke kao dijagram toka „ako ovo, onda ono“. Omogućujući vam da kreirate mapu mogućih ishoda na osnovu specifičnog skupa izbora, stablo odluke može vam pomoći da jasno vidite putanju i odmerite svoje opcije.
Stabla odluke obično počinju sa jednim čvorom (pitanjem), zatim se granaju na dve opcije (odluke), a zatim te opcije dovode do dodatnih čvorova (mogući ishodi). Zbog svoje prirode, stabla odluke su posebno dobra u isticanju verovatnoća i koristi i čak se mogu koristiti za dizajniranje algoritama koji pomažu u predviđanju ishoda.
2. Dijagram toka procesa
Dajući vam moć da napravite dijagram i analizirate tok aktivnosti prilikom proizvodnje proizvoda ili usluge, dijagram toka procesa može vam pomoći da pronađete nedostatke i suvišnosti u vašem procesu, identifikujete gde su potrebni specifični resursi, oprema ili ljudi, otkrijete potencijalna uska grla ili problematična područja i otkrijete moguću efikasnost.
Uz skiciranje načina na koji neka aktivnost treba da funkcioniše, ili odredbi proizvoda ili usluge, dijagrami toka procesa takođe mogu uključiti nove zaposlene, obučiti postojeće timove ili pomoći spoljnim prodavcima ili konsultantima da razumeju vaše poslovanje i gde se uklapaju.
3. Grafikon toka podataka
Kada treba da duboko zaronite u svoje podatke, dijagram toka podataka može pomoći. Korišćenjem simbola i kratkih tekstualnih oznaka za prikaz unosa podataka, izlaza, mesta skladištenja i putanja, oni mogu sažimati informacije u grafički prikaz onoga što može biti teško verbalizovati. I pošto ih tehnički timovi i netehnički akteri mogu koristiti, oni su odlična opcija kada morate da predstavite široj publici.
Primer: Dijagram grafikona toka podataka
Saveti za dijagram toka
Pravljenje dijagrama toka, posebno kada se koristi predložak dijagrama toka, je jednostavno, ali za pravljenje odličnog dijagrama toka potrebno je malo više razmišljanja. Hajde da pogledamo neke savete za kreiranje dijagrama toka koji ne samo da informiše, već izgleda spektakularno.
- Olakšajte čitanje dijagrama. Kreiranje dijagrama toka imajući na umu krajnjeg korisnika znači da se pobrinite da njegov izgled i kompozicija pomažu vašoj publici da zna gde prvo da pogleda, a gde da pogleda sledeće. Prilagođavanjem poravnanja po potrebi, upotrebom odgovarajuće gramatike, jasnih naslova i izbegavanjem žargona, možete osigurati da je vaš dijagram jednostavan za korišćenje. (Savet: Kada ste u nedoumici, testirajte ga na nekome ko nije poznat vašem projektu.)
- Budite dosledni. Kada dosledno koristite oblike, fontove, boje i konvencije imenovanja u dijagramu toka, vaša publika može lakše da ih prati.
- Koristite kontrast. Dosledno korišćenje boja je fundamentalno, ali ne želite da koristite istu boju ili porodicu boja za svaki oblik. Koristeći različite boje, možete učiniti korake ili radnje uočljivijim. A korišćenjem boja fonta koje se izdvajaju iz pozadine, vaš dijagram će biti lakši za čitanje.
- Koristite kreiranje dijagrama toka na mreži. Pomoću predloška, ugrađene kontrole verzija, jednostavne saradnje i opcije da ih uređujete u bilo kom trenutku, oni vam mogu pomoći da testirate dizajn i kreirate dijagrame i upravljate njima po svom rasporedu.
Integrišite dijagram toka
Bilo da treba da donesete odluku, objasnite proces ili podelite podatke sa svojim izvršnim direktorom, ugrađivanje dijagrama toka u druge poslovne aplikacije i alatke za komunikaciju može dodatno poboljšati produktivnost. Korišćenjem kreatora dijagrama toka i alatki za produktivnost, možete da izvlačite sadržaj za svoje dijagrame iz svih vaših izvora, uključujući dokumente, datoteke i sajtove društvenih medija.
Takođe, možete razmisliti o integraciji svojih dijagrama toka pomoću alatki poslovne inteligencije (BI), omogućavajući vama i vašem timu da komunicirate sa vašim podacima i ispričate bolju priču. Uz ugrađene dijagrame toka i BI alatke, možete da kreirate podatke u privlačne vizuelne elemente, kreirate interaktivne izveštaje, detaljno istražujete podatke i steknete uvid koji omogućava brze odluke na osnovu informacija.
Postoji mnogo novih načina za kreiranje dijagrama toka i prenošenje inovacija u preduzeće. Da biste saznali više, pogledajte ovaj postupni vodič za automatizaciju dijagrama toka iz strukturiranih podataka u tabelama i duboko zaronite u savremene alatke za dijagrame toka.
Tim usluge Microsoft 365 fokusira se na deljenje resursa kako bi vam pomogao da pokrenete, vodite i razvijete svoje preduzeće.
Prvi koraci uz Visio
Vizuelizujte i komunicirajte ideje, informacije i procese sa praktično bilo kog mesta, na bilo kom uređaju, uz pomoć usluge Visio.
Srodan sadržaj
Produktivnost
Vodič za početnike za korišćenje BPMN standarda u poslovanju
Produktivnost
Saveti za mapiranje mrežnog dijagrama
Produktivnost
Kako povećati produktivnost uz mapiranje procesa i automatizacije
Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.
Pratite Microsoft 365