Så här väljer du det mest effektiva flödesschemat
Vad är ett flödesschema?
Flödesscheman ge människor ett sätt att visuellt illustrera en process eller ett system med hjälp av former eller en kombination av figurer och ord. De kan variera från snabba, handritade bilder till avancerade, datorgenererade diagram som bryter ner komplexa idéer till lättförståeliga och lättsmälta delar. Dessutom kan tekniska och icke-tekniska personer i praktiskt taget alla fält använda flödesscheman.
De är särskilt användbara i en mängd olika situationer, till exempel:
- Dokumentera och analysera processer
- Utveckla datorprogram eller nätverk
- Kommunikation eller standardisering av processer
- Identifiera redundans, hinder och ineffektivitet i processer
- Skapa en plan eller struktur för ett nytt projekt, en ny avdelning eller ett nytt
- Planera projektarbete med flera intressenter
- Förstå hur användare navigerar på en webbplats eller butik
- Illustrera en tillverkningsprocess
- Skapa en ny produkt eller tjänst
fördelar med Flow-diagram
Förutom möjligheten att arbeta i nästan alla scenarier erbjuder flödesdiagram en mängd fördelar, inklusive:
Informationsvisualisering
Ett flödesschema kan vara ett nätverk eftersom det ger en visuell bild av hur en produkt eller tjänst ska fungera, hur ett projekt ska flöda eller hur ett nätverk kan fungera innan det skapas. Genom att låta dig identifiera beroenden, effektivitet, personalbehov och andra variabler som kan påverka projektet senare kan flödesscheman hjälpa dig att spara tid och pengar.
Dokumentation
Med en flödesschemaskapare kan du spara alla dina filer digitalt, distribuera dem nästan direkt och till och med skapa ett bibliotek med flödesschemamallar. På så sätt kommer dina filer alltid att vara tillgängliga, dina team kan hålla sig uppdaterade, ditt företag kan vara kompatibelt och du behöver inte förnya hjulet nästa gång du behöver utforma ett liknande diagram.
Förenklad kommunikation
Flödesscheman gör varje detalj tydlig, vilket kan hjälpa team att snabbt förstå de uppgifter som finns, när och av vem. Den här informationen kan innebära färre möten, färre frågor och att alla får mer tid för arbetet. Flödesscheman är också användbara med informationshandböcker eller till och med registrering av anställda. Flödesscheman ger i princip kontext till instruktionsuppsättningar och ger större effektivitet för återkommande uppgifter.
Enkelt genomförande
Mallar för flödesscheman online gör det enkelt att komma igång snabbt. Och med enkla anpassningar, effektiviserat samarbete och inbyggd versionskontroll kan du skapa exakt vad din organisation behöver, söka indata i varje steg och alltid veta var de senaste och bästa filerna finns.
Typer av flödesscheman
Även om flödesscheman kan användas för att förklara vad som helst använder de flesta dem av någon av tre orsaker: för att fatta beslut, visa processer eller visualisera data, vilket är anledningen till att de flesta flödesschemamallar hamnar i någon av dessa tre kategorier. Nu ska vi ta en titt på vad varje typ av flödesschema innebär och när och varför de ska användas.
1. Beslutsträd
Prova Visio kostnadsfritt i 1 månad
Prenumerationsavgiften dras efter den kostnadsfria månadslånga utvärderingsperioden. Kreditkort krävs. Säg upp när som helst för att stoppa framtida avgifter.
Tänk på ett beslutsträd som ett "om detta, så det där"-flödesschema. Genom att du kan skapa en karta över möjliga resultat baserat på en viss uppsättning val kan ett beslutsträd hjälpa dig att se en väg tydligt och väga dina alternativ.
Beslutsträd börjar vanligtvis med en enda nod (frågan) och förgrenas sedan till två alternativ (beslut), och sedan leder dessa alternativ till ytterligare noder (möjliga resultat). På grund av sin natur är beslutsträd särskilt bra på att markera sannolikheter och fördelar och kan till och med användas för att utforma algoritmer som hjälper till att förutsäga resultat.
2. Processflödesdiagram
Genom att ge dig möjligheten att visualisera och analysera flödet av aktiviteter vid produktion av en produkt eller tjänst kan ett processflödesschema hjälpa dig att identifiera luckor och redundanser i din process, avgöra var specifika resurser, utrustning eller personal behövs, upptäcka potentiella flaskhalsar eller problemområden samt avslöja möjliga effektiviseringar.
Förutom att beskriva hur en aktivitet ska fungera eller vilka villkor som gäller för en produkt eller tjänst, kan processflödesscheman också användas för att introducera nya medarbetare, utbilda befintliga team eller hjälpa externa leverantörer och konsulter att förstå din verksamhet och deras roll i den.
3. Dataflödesdiagram
När du behöver göra en djupdykning i dina data kan ett dataflödesdiagram (öppnas på en ny flik)dataflödesdiagram hjälpa dig. Genom att använda symboler och korta textetiketter för att visa indata, utdata, lagringspunkter och vägar kan de kondensera information till en grafisk representation av vad som kan vara svårt att verbalisera. Och eftersom teknikteam och icke-tekniska intressenter kan använda dem är de ett bra alternativ när du måste presentera för en bred publik.
Exempel: Dataflödesdiagram
Tips för flödesschema
Det är enkelt att skapa ett flödesschema, särskilt när du använder en mall för flödesscheman, men att skapa ett bra flödesschema är lite mer tänkt. Nu ska vi titta på några tips för att skapa ett flödesschema som inte bara informerar utan ser fantastiskt ut.
- Gör diagram enkla att läsa. Skapa ett flödesschema med slutanvändaren i åtanke, vilket innebär att se till att dess layout och sammansättning hjälper åhörarna att veta var de ska leta först och var de ska titta härnäst. Genom att justera justeringen efter behov, använda korrekt grammatik, rensa rubriker och undvika jargong kan du se till att diagrammet är användarvänligt. (Tips: När du är osäker kan du testa det på någon som inte är bekant med ditt projekt.)
- Var konsekvent. När du använder former, teckensnitt, färger och namngivningskonventioner konsekvent i hela flödesschemat kan målgruppen följa med enklare.
- Använd kontrast. Att använda färger konsekvent är grundläggande, men du vill inte använda samma färg eller färgfamilj för varje form. Genom att använda distinkta färger kan du göra steg eller åtgärder mer framträdande. Och genom att använda teckensnittsfärger som sticker ut från bakgrunden blir diagrammet lättare att läsa.
- Använda en flödesschemaskapare online. Med mallar, inbyggd versionskontroll, enkelt samarbete och möjlighet att redigera dem när som helst kan de hjälpa dig att testa designer och skapa och hantera dina diagram enligt ditt schema.
Integrera ditt flödesschema
Oavsett om du behöver fatta ett beslut, förklara en process eller dela data med din VD kan inbäddning av flödesscheman i andra affärsprogram och kommunikationsverktyg ytterligare förbättra produktiviteten. Genom att använda en flödesschemaskapare och produktivitetsverktyg kan du hämta innehåll för dina diagram från alla dina källor, inklusive dokument, filer och webbplatser för sociala medier.
Du kan också överväga att integrera flödesscheman med Business Intelligence-verktyg (BI), så att du och ditt team kan interagera med dina data och berätta en bättre historia. Med inbäddade flödesscheman och BI-verktygkan du omvandla data till engagerande visuella objekt, skapa interaktiva rapporter, utforska data detaljerat och få insikter som gör snabba, välgrundade beslut möjliga.
Det finns så många nya sätt att skapa flödesscheman och göra verksamheten mer innovativ. För att lära dig mer, kolla in denna steg-för-steg guide för att automatisera flödesscheman från strukturerad data i kalkylblad och fördjupa dig i moderna flödesschemaverktyg.
Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.
Kom igång med Visio
Visualisera och förmedla idéer, information och processer från i princip varsomhelst, på alla enheter, med hjälp av Visio.
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365