Oavsett var du arbetar kan vetskapen om vem som gör vad och var de passar in hjälpa alla att göra sitt jobb bättre. Ett organisationsschema ger alla en snabb överblick över hur verksamheten är strukturerad, oavsett om det är ett etablerat kontor, ett nystartat företag, en tillverkningsfabrik eller något annat.
Så här skapar du det bästa organisationsschemat för ditt företag
Vad är ett organisationsschema?
Chansen är stor att du har sett en förut. Organisationsscheman, även kallade organisationsscheman eller organogram, funktionsrutor, former eller foton som representerar personer och positioner. De kan också innehålla kontaktinformation, sidlänkar, ikoner och illustrationer.
När de är kopplade till linjer utgör de rutorna ett diagram som illustrerar en organisations interna struktur. Den visar vem som rapporterar till vem, var avdelningarna ligger och hur avdelningar är anslutna.
Vad är syftet med ett organisationsschema?
Organisationsscheman kan hjälpa nyanställda eller frivilliga att lära känna ett företag snabbt genom att hjälpa dem att sätta namn och ansikten på roller och ansvarsområden. Även långvariga medarbetare, HR-avdelningar och företagsägare kan dra nytta av att ha ett organisationsschema nära till hands.
Så här gör de:
- Visa den interna strukturen och hierarkierna
- Hjälp anställda att ta reda på vem som ska rapporteras och vem de ska kontakta om det uppstår problem
- Hjälp med att klargöra roller och ansvarsområden
- Gör det enkelt att hålla medarbetarnas kontaktinformation på ett och samma ställe
- Hjälphantering ser hur många anställda som finns på varje avdelning och hur man bäst tilldelar personal och andra resurser
- Ge personalen insikt i marknadsföringskanaler
Ett organogram kan inte göra allt. Låt oss ta en titt på de typer av organisationsscheman som företag använder mest.
Vilka är de fyra typerna av organisationsstrukturer?
Vilken typ av organisationsschema du använder beror på målgruppen, organisationen och vad du vill förmedla. Du kanske bara behöver ett urval av diagram för hela företaget eller några för flera olika målgrupper eller avdelningar.
Även om varje typ av organisationsschema kan ändras och redigeras använder de flesta företag organisationsscheman som tillhör någon av dessa fyra kategorier:
1. Funktionell hierarki uppifrån och ned
Hierarkidiagrammet är perfekt för att visa en traditionell affärsstruktur och börjar med C-Suite högst upp och delas sedan upp i avdelningar eller avdelningar. Inom varje avdelning kommer du att lista högre chefer, mellanchefer, högre personal, personal på mellannivå och lägre personal. I slutändan ser hierarkidiagrammet ut som en pyramid där varje avdelning rullar upp till VD:n.
OBS! Hierarkiska organisationsscheman är vanligtvis lätta att förstå. Men när det finns flera lager i kommandokedjan kan det verka svårt att veta vem du ska ansluta till och när, särskilt om det finns ett problem eller om någon har en ny idé.
2. Organisationsschema för division
Det här formuläret är ett säkert val om ditt företag är organiserat längs produktlinjer eller geografiska regioner. Om de är oberoende av varandra är ett divisionellt organisationsschema också ett utmärkt sätt att återspegla det tydligt. Precis som i ett organisatoriskt hierarkidiagram börjar det divisionsdiagrammet med en vd eller vd, men i stället för en uppdelning i avdelningar med delade resurser är det indelat i verksamhetslinjer (LOB). Diagrammet omfattar varje LOB:s avdelningar, t.ex. HR, redovisning, juridik och marknadsföring samt personer eller positioner inom dessa avdelningar.
OBS! Eftersom organisationer som denna ofta har redundanta avdelningar inom varje avdelning, kan en avdelningsstruktur resultera i personalöverflöd och onödiga omkostnader.
3. Matris organisationsschema
Prova Visio kostnadsfritt i 1 månad
Prenumerationsavgiften dras efter den kostnadsfria månadslånga utvärderingsperioden. Kreditkort krävs. Säg upp när som helst för att stoppa framtida avgifter.
Den här typen av organogram gäller vanligtvis för företag med team eller teammedlemmar som har fler än en chef. På en kväll kan till exempel en reporter gå igenom ett lokalt nyhetsflöde och ett ekonomiskt flöde, vilket innebär att de skulle ha två chefer. Eller så kan en grafisk designer på en energileverantör rapportera till chefen för grafisk design. Men eftersom han eller hon arbetar med projekt för divisionen för förnybar energi kan designern också kommunicera med någon i teamet.
OBS! När teammedlemmar arbetar på olika avdelningar kan organisationer vanligtvis hitta mer kreativa sätt att lösa problem. Detta skapar en mer samarbetsmiljö. Men när team eller teammedlemmar har fler än en övervakare kan det öka förvirringen och konflikterna.
4. Platt organisationsschema
Organisationsscheman som nästan uteslutande används av småföretag, platta eller "vågräta" organisationsscheman har vanligtvis två nivåer: administrativa representanter och arbetare. I diagrammet visar heldragna linjer huvudsakliga kommandokedjan och prickade linjer visar sekundära auktoritetslinjer. På papper kan företag med en platt organisationsstruktur se ut ungefär som en liten brandavdelning, med en chef, tre skeppare och flera brandmän som arbetar under skepparna. Eller så kan det vara en chef eller avdelningschef med ett fåtal anställda som är hans eller hennes direkta rapporter.
OBS! I en platt struktur har chefer och deras team ofta nära relationer och delar med sig av beslutsfattandet. Anställda har vanligtvis mer ansvar och mer självbestämmande än i andra organisationsstrukturer. Det innebär att det är viktigt att skapa förtroende – och även samarbete. Men eftersom matrisen är så kompakt, om det finns konflikter mellan anställda, kan de vara mer uttalad på grund av det enkla faktumet att teamet är så litet.
Skapa organisationsscheman med programvara
Programvara för organisationsscheman gör det enkelt att skapa nya organogram och ändra gamla. Låt oss ta en titt på hur du skapar ett organisationsschema online med några av de mest populära tillgängliga programvarualternativen.
Organisationsscheman i PowerPoint
PowerPoint kan ha utformats som ett presentationsverktyg, men du kan också använda det för att utveckla organisationsscheman. Att komma igång:
- Öppna ett nytt PowerPoint-dokument
- Gå till fliken Infoga och klicka på SmartArt
- Gå till hierarkigruppen och välj den organisationsschemamall som du behöver
- Klicka i formerna för att lägga till text
- Lägg till fler former (eller personer) efter behov
När alla har konto kan du börja ordna om organisationsschemat i PowerPoint. Gå bara tillbaka till fliken Design i SmartArt-verktyg och använd knapparna Höj upp/Sänk för att flytta former lodrätt. Använd knapparna Flytta upp/Flytta ned för att flytta formerna vågrätt.
Organisationsscheman i Word
Det kanske inte är ett traditionellt sätt att skapa organisationsscheman, men Microsoft Word kan hjälpa dig att utforma grundläggande diagram som visar hur organisationen fungerar. Om du vill skapa ett organisationsschema i Word behöver du bara:
- Gå till fliken Infoga och klicka på SmartArt.
- Gå till hierarkigruppen och välj den organisationsschemamall som du vill använda.
- Därefter visas en meny med former som representerar personer. Skriv bara text för att representera varje person i diagrammet.
- Om du behöver lägga till former i organisationsschemamallen klickar du på fliken Design i SmartArt-verktyg och sedan på Lägg till figur.
- Om du vill beställa någon i organisationsschemat klickar du på personens namn i dialogrutan Text. Tryck på Tabb för att flytta dem uppåt eller Skift + Tabb för att flytta dem nedåt. Eller så kan du hantera dina hierarkier på fliken SmartArt-design.
Du kan justera färger, teckensnitt och storlekar via flikarna Design och Format i SmartArt-verktyg.
Organisationsscheman i Visio från Excel
Visio är ett visuellt verktyg för att dra och släppa arbetsytor som gör det möjligt för personer att skapa organisationsscheman, och det har också möjlighet att ansluta till data i befintliga Excel-filer eller Active Directories för att hjälpa dig att automatiskt skapa organisationsscheman. Men när du kombinerar de två kan du skapa iögonfallande organisationsscheman för företag i alla storlekar. Kom igång genom att öppna Visio och klicka på guiden Organisationsschema och sedan:
- Klicka på "Information som redan lagras i en fil eller databas"
- Besvara frågor när du uppmanas att göra det
- Importera bilder eller bilder om du vill
- Klicka på Slutför
Förutom att importera information till organisationsschemat från Excel kan du också lägga till information direkt i guiden Organisationsschema.
Fler tips för organisationsscheman
Även med programvara för organisationsscheman kan organogram snabbt bli suddiga med former och ord. Men med lite designarbete kan de fånga människors uppmärksamhet på rätt sätt. Så när du får en bot på diagrammet kan du försöka:
- Rätt storlek. Om diagrammet är för stort blir det överväldigande. Om du behöver skapa tre diagram i stället för ett, gör du det. På så sätt kan åhörarna få en översikt över organisationsstrukturen och sedan ta en djupare titt på avdelningar eller avdelningar när de är redo. Se bara till att allt leder tillbaka till organisationens högsta nivå.
- Använd former och färger konsekvent. Genom att använda samma form för chefer, en annan form för personal på mellannivå och ännu en för yngre anställda, kan du hjälpa personer att förstå diagrammet bättre. Använd även en färg för varje division i företaget.
- Lägg till relevant information. Se till att lägga till information om din personal, till exempel kontaktinformation, plats, klienter eller specialties. På så sätt kan någon som söker hjälp se vem som gör vad och var.
- Visa assistenter med ett sidofält under chefen. Det här formateringsformatet kan hjälpa dig att ange assistentrollen samtidigt som du tydligt visar chefens direktrapporter. Och det kan också hjälpa personer att veta vem som ska kontaktas om du behöver nå chefen.
- Var uppmärksam på avstånd. Se till att rutorna är likvärdiga med varandra. Diagrammet blir lättare att läsa och har ett mer professionellt utseende.
När diagrammet är klart kan du låta någon som känner organisationen väl (och någon som inte gör det) ta en titt. På så sätt kan du se till att det inte bara är korrekt utan även tydligt och informativt för dem på alla nivåer. Du kan lära dig mer om att skapa organisationsscheman med programvara och mallar med den här stegvisa guiden.
Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.
Kom igång med Visio
Visualisera och förmedla idéer, information och processer från i princip varsomhelst, på alla enheter, med hjälp av Visio.
Närliggande ämnen
Företagsteknik
Sex fördelar med generativ AI för småföretag
Företagsproduktivitet
Så här använder du AI för att bli mer produktiv och effektiv i arbetet
Företagsteknik
AI och produktivitet: Använda AI-verktyg för att förbättra medarbetarupplevelsen
Företagsproduktivitet
En guide till flexibel DevOps för små och medelstora företag
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365