Har det hänt att du plötsligt har hindrats av ett mejl av den här typen: ”Filen du försöker skicka överskrider storleksgränsen för e-post.” Som tur är finns det andra alternativ för att skicka stora filer.
Nu ska vi titta på andra sätt att skicka stora filer – och hjälpa dig att avgöra vad som passar bäst.
De flesta Internetleverantörer (ISP) och e-postleverantörer begränsar storleken på filer som kan laddas upp eller skickas i mejl. Begränsningarna förhindrar att stora mängder data gör tjänsterna långsammare. Storleksgränserna varierar mellan olika leverantörer.
Ibland kan du köpa möjligheten att skicka större filer. Med vissa leverantörer för e-post för företag kan du till exempel skicka filer på upp till 150 MB, vilket är långt över den vanliga gränsen. Men du behöver inte uppgradera ditt mejlkonto för att skicka stora filer. Det finns andra sätt att skicka stora bilagor som inte kräver att du byter tjänstnivå.
Även om molnlagring ofta ses som ett verktyg för att lagra och skydda filer är det också ett bra sätt att skicka eller dela stora dokument och medier. När du har laddat upp ett dokument till molnlagring kan du dela det med en enkel länk, oavsett hur stort det är.
Om du arbetar i dokument eller kalkylblad ser du troligtvis en delningsknapp i det övre hörnet. När du klickar på knappen genereras en länk som du kan skicka via e-post, chatt eller sms.
Om du visar dina molnfiler i en mapp kan du högerklicka på en fil för att få fram ett delningsalternativ. Du kan till och med dela en hel mapp.
Kommunikations- och samarbetsplattformar kombinerar chatt, videomöten och fillagring på arbetsplatsen. De här systemen är ofta integrerade med molnlagringen och gör det lätt att skicka filer via chatt.
På filöverföringswebbplatser kan du ladda upp en stor fil och skicka en länk till någon som sedan kan gå dit och ladda ned filen. Vissa webbplatser erbjuder den här tjänsten utan kostnad och andra kräver en prenumeration.
Innan du använder den här typen av webbplatser bör du tänka på vilka säkerhetsprotokoll de använder. Det är inte troligt att dessa webbplatser har robusta säkerhets- och sekretessprotokoll. Därför är det bäst att använda din molnlagringsleverantör när du delar filer.
Molnlagring har många fler fördelar än andra metoder, bland annat:
Du kan skydda dig mot mänskliga misstag också. Om mottagaren tar bort din fil kan du återställa den från papperskorgen. Om de oavsiktligt ändrar din fil kan du återställa det tidigare utkastet med den inbyggda versionshistoriken.
Alla filer du förvarar i molnlagringen säkerhetskopieras. Om din dator försvinner, stjäls eller kraschar har du ändå dina data kvar.
Det finns antagligen ett skäl till att du delar en stor fil. Oftast vill du arbeta med den tillsammans med någon. Samarbete är en av de främsta fördelarna med molnlagring. Du kan dela stora filer med medarbetare. Sedan kan de föreslå eller göra ändringar i realtid. Du kan även spåra ändringar om du vill se vad andra lägger till och tar bort.
Med molnlagring använder du mindre lokal lagring på din enhet och mindre av ditt tilldelade lagringsutrymme i e-posttjänsten.
De flesta molnlagringstjänster erbjuder en kostnadsfri och en betald plan. Om du använder en prenumerationsplan, varför betala extra för att uppgradera e-posttjänsten eller köpa en tjänst från en filöverföringswebbplats?
Det kan vara frustrerande att skicka stora filer med e-post. Som tur är, är molnlagring ett snabbt, säkert och funktionsspäckat sätt att skicka stora filer.
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365