Att välja rätt Business Intelligence(BI)-verktyg för ditt företag kan vara en tidskrävande process med många alternativ som har liknande funktioner. En smart strategi för att utvärdera verktyg som business intelligence programvara är att ha en tydlig förståelse för varför företaget behöver det och en gedigen uppsättning kriterier som hjälper dig att granska dina val.
Eftersom BI:s huvudfunktion är att hjälpa dig att analysera data för beslutsfattande är detta en viktig fråga. När du utvärderar Business Intelligence verktyg måste du känna till information om dina data. Är den strukturerad eller ostrukturerad eller både och? Kommer din Business Intelligence-programvara att distribuera dina analyser lokalt, i molnet eller en hybrid av de två? Vilka färdiga anslutningsappar erbjuder det?
Har du svaren kan du utvärdera om ett BI-verktyg enkelt kan ansluta till alla befintliga system och standardisera data från olika källor – då slipper du skaffa ytterligare produkter för datahantering i framtiden. Detta säkerställer också snabb och korrekt dataåtkomst och analys.
Precis som med dataintegrering fungerar BI-verktyg sömlöst med programvara som användarna redan är bekanta med, till exempel Microsoft Excel. Gör en lista med de verktyg som din BI-programvara behöver ansluta till – och glöm inte de appar från tredje part, plugin-program, tillägg och anslutningsappar som din organisation normalt använder.
Det här är viktiga faktorer när du ska utvärdera ett Business Intelligence-verktyg, särskilt om du verkar i en reglerad bransch som finans eller hälsovård. Kontrollera att din BI-programvara innehåller funktioner som:
Eftersom Business Intelligence är mångsidig och kan användas i hela organisationen föredrar många företag en kombination av självbetjänings- och företags-BI-verktyg som fungerar för tekniska och icke-tekniska användare.
Prata med intressenter från båda ändarna av spektrumet för att ta reda på exakt hur de kommer att använda BI och om du behöver fokusera på funktioner för självbetjäning, företag eller en blandning av de två. Du kanske vill leta efter ett enda verktyg som kan skalas för att uppfylla behoven för alla användare, från affärsverksamhet till IT och innehåller båda typerna av BI-lösningar.
Visuell representation av data är en viktig del inom Business Intelligence och något du verkligen bör granska närmare under en demonstration eller utvärdering.
Utforska först de datadashboards som verktyget erbjuder och se hur de kan hjälpa din organisation att upptäcka nya insikter. Eftersom de här instrumentpanelerna ska användas dagligen av många olika användare bör de kunna utforska data visuellt på olika sätt för att snabbt identifiera och lösa problem.
Ta sedan en titt på hur resultaten presenteras via datavisualisering och databerättande. Dessa funktioner använder vanligtvis diagram, grafer och kartor för att visa insikter som är svåra att se i ett kalkylblad. De bästa datavisualiseringsverktygen ha ett intuitivt gränssnitt som gör att användarna kan utforska och presentera data på flera olika sätt, oavsett deras tekniska kunskaper.
Att dela insikter för att driva åtgärder är en av de största fördelarna med Business Intelligence. Som en del av utvärderingen kan du ta reda på hur användare kan samarbeta för att uppdatera, anpassa och dela rapporter.
I vissa BI-verktyg kan användarna till exempel göra anteckningar direkt i programmet, snabbt bädda in rapporter i meddelande- och samarbetsverktyg och ange behörigheter för att distribuera resultat internt och externt.
Glöm inte att titta på hur verktyget hanterar automatisk kommunikation, som e-postmeddelanden och aviseringar, för att meddela användare om återkommande schemalagda rapporter eller oväntade ändringar i data.
Mobila funktioner ger åtkomst till realtidsdata och gör att du kan fatta datainformerade beslut direkt när du arbetar på distans. Prata med dina anställda som arbetar på fältet eller distribuerade platser för att ta reda på vilken nivå av mobil åtkomst de behöver. Det kan variera från grundläggande visning av instrumentpaneler och rapporter till att skapa och redigera analyser med mobila verktyg. Du bör också se till att verktygens funktioner är anpassade till företagets bredare mobila strategi.
Prissättningsstrukturerna för programvara kan variera från abonnemang per användare till prenumerationsmodeller. När du tittar på din budget bör du fundera på hur många användare du har för närvarande och hur din verksamhet kommer att växa i framtiden.
Tänk på att tillkommande funktioner och uppdateringar kan kosta mer – se till att du vet vilka funktioner din organisation måste ha och vilka som inte är direkt nödvändiga.
Målet är att hitta en kostnadseffektiv lösning som ger företaget tillgång till Business Intelligence-verktyg i den skala som behövs och har flexibilitet att växa med organisationen.
Alla Business Intelligence-verktyg kräver utbildning och support, till en början och när nya funktioner läggs till. Utforska vilka utbildningsalternativ som är tillgängliga. Ingår utbildning eller behöver du hantera den internt? Är onlineklasser tillgängliga om du behöver leverera utbildning till en distribuerad personal på flera platser? Vilken typ av utbildning erbjuds för programuppdateringar?
Förutom traditionell utbildning kan användargrupper ge tips och råd från kollegor och produktexperter. Innan du väljer ett Business Intelligence-verktyg bör du leta efter forum, bloggar och användargrupper som hjälper dig att tillhandahålla utbildning och support.
Se slutligen till att du förstår hur produktsupport tillhandahålls. Är den kostnadsfri eller debiteras den, under vilka tider och dagar den är tillgänglig, och ges den via chatt eller telefon.
Att utvärdera din Business Intelligence-leverantör är lika viktigt som att granska verktygets funktioner. Ta dig tid att undersöka dess rykte och stabilitet för att se till att den har långsiktig livsbarhet och kommer att kunna ge fortsatt support. När du väljer en leverantör letar du efter en branschledare som har en mängd olika erbjudanden som fungerar för din organisations aktuella och framtida behov.
När du utvärderar BI-verktyg kan du leta efter kundberättelser och fallstudier baserat på företagets storlek och bransch. När du granskar kundernas utmaningar och lösningar får du en bättre uppfattning om huruvida det här verktyget är effektivt för företag som liknar ditt. Du kan också upptäcka nya sätt att använda Business Intelligence efter att ha läst framgångsberättelserna från andra organisationer.
Eftersom alla dessa funktioner från integrering till samarbete måste vara enkla för alla att använda, letar du efter ett utvärderingserbjudande för att ta verktyget för en testkörning. Om möjligt kan du låta användare från en rad olika funktionsområden prova verktyget och ge feedback. Det här är det enklaste sättet att vara säker på om ett Business Intelligence-verktyg är rätt för din organisation.
Följ Power Platform