การผลักดันโครงการท่ามกลางภาวะกดดันและความเครียดขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอาจเป็นเรื่องยาก ทุกวันนี้ พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่ต้องแบกรับภาระงานต่างๆ มากมายนับไม่ถ้วน ไม่ว่าจะเป็นกำหนดส่งงาน การประชุม อีเมล และงานอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาอาจไม่มีเวลาหรือความคิดที่ว่างพอที่จะทุ่มเทความสามารถทั้งหมดให้กับคุณและโครงการของคุณ โชคดีที่คุณสามารถช่วยทําให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น เพื่อให้มั่นใจในความสําเร็จของโครงการได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่คุณกําลังทําอยู่สําหรับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้เสียภายใน ให้ดูเครื่องมือการจัดการโครงการห้าอย่างเหล่านี้ที่ช่วยประหยัดเวลา เงิน และแรงงาน
ห้าเครื่องมือจัดการโครงการที่ช่วยประหยัดเวลา ประหยัดเงิน และประหยัดแรงงาน
แผนภูมิแกนต์และกระดาน Scrum
ในยุคที่เนื้อหามีมาอย่างไม่สิ้นสุดและเต็มไปด้วยคำมากมายที่แย่งกันดึงดูดความสนใจที่มีจำกัดของเรา การแสดงภาพที่เรียบง่ายสามารถสร้างความสดชื่นและมีประสิทธิภาพสูงได้ แผนภูมิแกนต์ใช้แถบแนวนอนพื้นฐานเพื่อแสดงระยะและความคืบหน้าของโครงการ เมื่อดูอย่างรวดเร็ว เพื่อนร่วมทีมก็จะสามารถเห็นได้ว่างานใดที่กำลังดำเนินการอยู่ในขณะนี้ (หรืออย่างน้อยงานใดที่ควรจะดำเนินการแล้ว) และเมื่อใดที่พวกเขาจะต้องเข้าช่วยเหลือ นอกจากนี้ พวกเขาจะสามารถดูระยะเวลาที่แต่ละขั้นตอนคาดว่าจะต้องใช้ กระดาน Scrum ทํางานในลักษณะที่คล้ายกันและทํางานได้ดีสําหรับโครงการที่อยู่ในไทม์ไลน์ที่เข้มงวดน้อยกว่าและเกี่ยวข้องกับหลายทีม โดยกระดานจะแสดงระยะต่างๆ ของโครงการ ได้แก่ การวางแผน การดําเนินการ และอื่นๆ และเครื่องหมายสําหรับแต่ละทีม เมื่อแต่ละขั้นตอนเสร็จสิ้นและมีความคืบหน้า ทีมต่างๆ ก็สามารถย้ายเครื่องหมายของตนไปตามกระดานได้ วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมองเห็นภาพรวมและตำแหน่งของตนเองในภาพรวมนั้น
การมอบหมายงาน
การตกลงทำบางสิ่งบางอย่างเป็นเรื่องง่าย แต่การจำได้ว่าต้องทำสิ่งนั้นยากกว่ามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อความทั้งหมดดูเหมือนจะมาพร้อมกับคําขอใหม่ ด้วยเหตุนี้เครื่องมือออนไลน์สําหรับการมอบหมายงานจึงมีคุณค่ามาก ผู้ที่รับผิดชอบในการทำให้ส่วนหนึ่งของโครงการเสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบโลโก้หรือการคำนวณตัวเลขขั้นสุดท้าย สามารถเข้าสู่ระบบและดูได้อย่างง่ายดายว่าตนเองจำเป็นต้องทำอะไร นอกจากนี้ พวกเขายังจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับวันครบกำหนดที่ใกล้จะมาถึง ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชีของพวกเขา ในทางกลับกัน ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามทีมของตนและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาโดยไม่ต้องเลื่อนดูอีเมลยาวๆ สิ่งนี้ช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูงและความหงุดหงิดที่ไม่จำเป็น
การจัดสรรทรัพยากร
การจัดการโครงการแบบง่าย
เครื่องมือคําติชม
การให้คำติชมมีความหมายต่างกันไปในแต่ละคน บางคนเสนอคำขอแก้ไขแบบเข้มงวดและมีข้อกำหนด ในขณะที่บางคนก็มีความรู้สึกและปฏิกิริยาที่ไม่ชัดเจน บางครั้งผู้มีส่วนได้เสียที่ต่างกันจะนําเสนอความคิดเห็นที่ขัดแย้งกัน ทั้งหมดนี้ทำให้ผู้ที่ได้รับคำติชมเกิดความยากลำบากในการทราบว่าควรดำเนินการอย่างไรต่อไป พวกเขาควรจะฟังใคร
เครื่องมือคําติชมช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถลงคะแนนและจัดอันดับผลงานที่ส่งมอบในรูปแบบต่างๆ ได้ ทำให้กลุ่มสามารถกำหนดทิศทางที่สอดคล้องกันได้อย่างยุติธรรมมากขึ้น หากความคิดเห็นของบุคคลใดบุคคลหนึ่งควรมีน้ำหนักมากกว่า เช่น อาจมีความเชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องและมีนัยสำคัญ คุณสามารถปรับการลงคะแนนของบุคคลนั้นให้นับเป็นสองคะแนนได้
รายงานที่พร้อมใช้งานได้ทันที
รายงานความคืบหน้าและการประเมินผลโครงการถือเป็นส่วนสำคัญของโครงการใดๆ และไม่จำเป็นต้องเสียเวลามาก แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่าในการสร้างรายงานแบบกําหนดเอง ให้เลือกใช้รายงานที่พร้อมใช้งานได้ทันที คุณจะสามารถใส่ตัวเลขและค่าต่างๆ ที่เกี่ยวข้องและปล่อยให้โปรแกรมสร้างการจัดรูปแบบและการแสดงภาพข้อมูลที่เหมาะสม
ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถเริ่มวางแผนโครงการถัดไปของคุณได้เร็วกว่ามาก
จัดสรรเวลาให้กับตัวเอง
การจัดสรรเวลาว่างให้กับคนอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อคุณนอกเวลางานเป็นสิ่งสำคัญต่อสุขภาพจิตของคุณ เพราะในท้ายที่สุด การหยุดพักเพื่อผ่อนคลายจิตใจจะช่วยให้คุณมีพลังและมุ่งมั่นกับงานของคุณ เพราะท้ายที่สุดแล้ว การรักษาสมดุลระหว่างงานกับเวลาส่วนตัวเป็นสิ่งสำคัญ
ความสมดุลนั้นยังรวมถึงการพักผ่อนให้เต็มอิ่มตลอดคืนเพื่อชาร์จพลัง และออกกำลังกายสม่ำเสมอ ซึ่งทั้งหมดล้วนเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาเส้นทางการเติบโตแบบก้าวกระโดด จาก การศึกษาของ Harvard สรุปว่าการนอนไม่หลับอาจทำให้คนงานโดยเฉลี่ยสูญเสียผลงานการทำงานได้ถึง 11.3 วันต่อปี ขณะที่การศึกษาวิจัยอีกกรณีหนึ่งสรุปได้ว่า การออกกำลังกายเป็นประจำ จะช่วยลดระดับความเครียด เพิ่มสมาธิ เร่งความสามารถทางปัญญา และทำให้ความจำดีขึ้น
ค้นพบเคล็ดลับประสิทธิภาพการทํางานเพิ่มเติมและใช้ประโยชน์จาก เทมเพลตธุรกิจ ฟรีเพื่อช่วยให้คุณทํางานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ติดตาม Microsoft 365