Nerede çalışırsanız olun, kimin ne işe ve nereye uygun olduğunu bilmek herkesin işlerini daha iyi bir şekilde yerine geliştirmelerine yardımcı olabilir. Organizasyon şeması, iş yapısına (ofis, yeni girişim, üretim tesisi veya başka bir şey) hızlıca göz atmanızı sağlar.
İşiniz için en iyi organizasyon şemasını oluşturma
Organizasyon şeması nedir?
Daha önce bir tane görmüş olma ihtimaliniz var. Organizasyon şemaları veya orgogramlar, özellik kutuları, şekiller veya kişileri ve pozisyonları temsil eden fotoğraflar. Bunlar kişi bilgilerini, sayfa bağlantılarını, simgeleri ve çizimleri de içerebilir.
Çizgilerle bağlandığında, bu kutular bir kurumun iç yapısını gösteren bir grafik oluşturur. Kimin kimlere bağlı olduğunu, bölümlerin nerede yer aldığını ve departmanların nasıl bağlandığı gösterir.
Organizasyon şemasının amacı nedir?
Organizasyon şemaları, yeni işe alınanların veya gönüllülerin rollere ve sorumluluklara ad ve yüz eklemelerine yardımcı olarak bir şirketi hızlıca tanımalarına yardımcı olabilir. Uzun süreli personeller, İnsan Kaynakları departmanları ve işletme sahipleri bile organizasyon şemasının parmak uçlarında olması avantajından yararlanabilir.
Elde edeceklerinize göz atın:
- Kurum içi yapıyı ve hiyerarşileri gösterir
- Çalışanların, sorun oluşması durumunda kime bağlı olacakları ve kiminle iletişim kuracakları konusunda yardımcı olun
- Rolleri ve sorumlulukları netleştirmeye yardımcı
- Çalışan iletişim bilgilerini tek bir yerde tutmanızı kolaylaştırma
- Yönetimin her departmanda kaç çalışan olduğunu ve en iyi şekilde personelin ve diğer kaynakların nasıl tahsis edileceğini görmelerine yardımcı olun
- Personele promosyon kanalları hakkında içgörüler verme
Bir organizasyon şeması her şeyi yapamaz. Şimdi şirketlerin en çok hangi tür organizasyon şemasını kullandığına bakalım.
Dört tür kurum yapısı nedir?
Kullandığınız organizasyon şemasının türü hedef kitlenize, kurumunuza ve iletmek istediğinize göre değişecektir. Tüm şirketiniz için yalnızca bir grafik örneğine veya birkaç farklı hedef kitleye veya bölüme ihtiyacınız olabilir.
Her organizasyon şemasının türü değiştirilebilir ve düzenlenebilir, ancak çoğu şirket şu dört kategoriden birine karşılık gelen organizasyon şemalarını kullanır:
1. İşlevsel yukarıdan aşağıya hiyerarşi
Geleneksel bir iş yapısının gösterilmesi için mükemmel olan hiyerarşi grafiği en üstte C-Suite ile başlar ve ardından departmanlara veya bölümlere ayrılır. Her bölümde, üst düzey yönetim, orta düzey yöneticiler, üst düzey personel, orta düzey personel ve genç personel üyelerini listeleyebilirsiniz. En sonunda hiyerarşi grafiği, her departmanın CEO'ya bağlı olduğu bir piramit gibi görünür.
NOT: Hiyerarşik organizasyon şemalarını anlamak genellikle kolaydır. Bununla beraber komut zincirinde birden çok katman varsa, özellikle de bir sorun olduğunda veya birinin yeni bir fikri olduğunda, kiminle ve ne zaman bağlantı kurulacağını bilmek zor olabilir.
2. Bölüm organizasyon şeması
Bu form, ürününüz ürün hatları veya coğrafi bölgeler arasında düzenlenmişse güvenli bir seçimdir. Birbirinden bağımsız iseler, bölümsel organizasyon şeması da bunu net bir şekilde yansıtmak için mükemmel bir yöntemdir. Kurum hiyerarşisi grafiği gibi bölüm grafiği de bir başkan veya CEO ile başlar ancak paylaşılan kaynaklara sahip departmanlara bölmek yerine iş kollarına (LOB) ayrılmıştır. Grafik insan kaynakları, muhasebe, hukuk ve pazarlama gibi her iş kolunun departmanlarını ve bu departmanların içindeki kişileri veya pozisyonları kapsar.
NOT: Bunun gibi kurumlar genellikle her bölümde fazla departmana sahip olduğundan, bölümsel bir yapı personel sayısında şişmeye ve gereksiz genel giderlere neden olabilir.
3. Matris organizasyon şeması
Visio'yu 1 ay boyunca ücretsiz deneyin
Bir aylık ücretsiz denemeniz bittikten sonra uygun abonelik ücreti yansıtılır. Kredi kartı gereklidir. Gelecekte ödeme yapmamak için istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz.
Bu tür bir organizasyon şeması genellikle birden fazla yöneticisi olan ekiplere veya ekip üyelerine sahip şirketler için geçerlidir. Örneğin, bir gazetede bir muhabir finansal haber akışının yanı sıra yerel haber akışını da ele alıyor olabilir. Bu da iki yöneticisi olduğu anlamına gelir. Alternatif olarak, enerji sağlayıcısındaki bir grafik tasarımcısı grafik tasarımının başındaki kişiye bağlı olabilir. Ancak yenilenebilir enerji bölümüne ilişkin projeler üzerinde çalıştığından tasarımcı bu ekipte çalışan biriyle de iletişim kurabilir.
NOT: Ekip üyeleri departmanlar arasında çalıştığında, kurumlar genellikle sorunları çözmek için daha yaratıcı yöntemler bulabilir. Bu, daha iş birliğine açık bir ortam oluşturur. Ancak, ekipler veya ekip üyelerinin birden fazla yöneticisi olduğunda karmaşa ve çakışmalar artabilir.
4. Düz organizasyon şeması
Özellikle küçük işletmeler tarafından kullanılan düz veya yatay organizasyon şemaları genellikle iki düzeye sahiptir: yönetici ve çalışanlar. Grafikte, düz çizgiler esas komut zincirini, noktalı çizgiler ise ikincil yetki satırlarını gösterir. Kağıt üzerinde, düz bir kurum yapısına sahip şirketler bir şefi, üç lideri ve lidere bağlı birkaç itfaiyecisi olan ufak bir itfaiye teşkilatına benzeyebilir. Ya da doğrudan bağlı çalışanları olan birkaç çalışana sahip bir yönetici veya bölüm başkanı olabilir.
NOT: Düz bir yapıda, yöneticiler ve ekipleri genellikle yakın ilişkilere sahiptir ve karar alma konusunda paylaşımda bulunur. Çalışanlar genellikle diğer kurumsal yapılara göre daha fazla sorumluluk ve bağımsızlığa sahiptir. Bu, güven oluşturmanın kritik ve ekip çalışmasına bağlı olduğu anlamına gelir. Ancak matris kompakt olduğundan, çalışanlar arasında çakışmalar varsa ekibin bu kadar küçük olması nedeniyle çakışmalar daha belirgin olabilir.
Yazılım ile organizasyon şemalarını oluşturma
Organizasyon şeması yazılımı, yeni organizasyon şemalarının oluşturulmasını ve eskilerin revize edilmesini basitleştirir. Şimdi en popüler yazılım seçeneklerini kullanarak çevrimiçi olarak nasıl bir organizasyon şemasının oluşturulabileceğine göz atalım.
PowerPoint'te organizasyon şemaları
PowerPoint bir sunum aracı olarak tasarlanmış olabilir ancak bunu organizasyon şemalarını geliştirmek için de kullanabilirsiniz. Kullanmaya başlamak için:
- Yeni bir PowerPoint belgesi açın
- Ekle sekmesine gidin ve SmartArt'a tıklayın
- Hiyerarşi grubuna gidin ve ihtiyacınız olan organizasyon şeması şablonunu seçin
- Metin eklemek için şekillere tıklayın
- Gerektiğinde daha fazla şekil (veya kişi) ekleyin
Herkes hesaba katıldıktan sonra PowerPoint'te organizasyon şemanızı yeniden düzenlemeye başlayabilirsiniz. SmartArt Araçları Tasarım sekmesine geri dönün ve şekilleri dikey olarak taşımak için Yükselt/İndir düğmelerini kullanın. Şekillerinizi yatay olarak taşımak için Yukarı Taşı/Aşağı Taşı düğmelerini kullanın.
Word 'de organizasyon şemaları
Organizasyon şemalarını oluşturmanın geleneksel bir yolu olmayabilir ancak Microsoft Word kurumunuzun nasıl çalıştığını gösteren temel diyagramlar tasarlamaya yardımcı olabilir. Word'de organizasyon şeması oluşturmak için tek yapmanız gereken:
- Ekle sekmesine gidin ve SmartArt'a tıklayın.
- Hiyerarşi grubuna gidin ve kullanmak istediğiniz organizasyon şeması şablonunu seçin.
- Ardından, kişileri temsil eden şekilleri içeren bir menü göreceksiniz. Grafiğinizdeki her kişiyi temsil etmek için metin girin.
- Organizasyon şeması şablonunuz için şekil eklemeniz gerekirse SmartArt Araçları Tasarım sekmesine ve ardından Şekil Ekle'ye tıklayın.
- Organizasyon şemanızda bir kişiyi düzenlemek için Metin İletişim Kutusunda kişinin adına tıklayın. Yukarı taşımak için Sekme tuşuna, aşağı taşımak için Shift + Sekme tuşlarına basın. Alternatif olarak, SmartArt Tasarım sekmesinde hiyerarşilerinizi de yönetebilirsiniz.
SmartArt Araçları Tasarım ve Biçim sekmeleri aracılığıyla renklerinizi, yazı tiplerinizi ve boyutlarınızı ayarlayabilirsiniz.
Excel'den Visio'da organizasyon şemaları
Visio , kişilerin organizasyon şemaları oluşturmasını sağlayan görsel, sürükle ve bırak fon aracıdır ve ayrıca otomatik olarak organizasyon şeması oluşturmanıza yardımcı olmak için mevcut Excel dosyalarındaki veya Active Directory'lerde verilerle bağlantı kurma gücüne sahiptir. Ancak bu ikisi birleştirildiğinde, her boyuttaki şirketler için göz alıcı organizasyon şemaları oluşturabilirsiniz. Başlamak için Visio'yu açın ve Organizasyon Şeması Sihirbazı'na tıklayın ve ardından:
- Zaten bir dosyada veya veritabanında depolanan Bilgiler'e” tıklayın
- İstendiğinde soruları yanıtlayın
- İsterseniz resimleri veya görüntüleri içeri aktarın
- Tamam'a tıklayın
Excel'den organizasyon şemanıza bilgi aktarmanın yanı sıra, bilgileri doğrudan Organizasyon Şeması Sihirbazı'na da doğrudan ekleyebillirsiniz.
Diğer organizasyon şeması ipuçları
Organizasyon şeması yazılımıyla bile, organizasyon şemaları hızlı bir şekilde bulanık şekil ve sözcükler haline gelebilir. Ancak küçük bir tasarım çalışmasıyla insanların dikkatini doğru şekilde çekebilir. Grafiğinizi iyileştirirken şu adımları deneyebilirsiniz:
- Doğru boyutlandırın. Grafiğiniz çok büyükse zahmetli olacaktır. Bir grafik yerine üç grafik oluşturmanız gerekirse, bunu gerçekleştirin. Bu şekilde, hedef kitleniz kurum yapısına genel bir bakış elde eder ve hazır olduğunda departmanları veya bölümleri daha ayrıntılı şekilde inceleyebilir. Her şeyin kurumunuzun en üst düzeyine tekrar yönlendiğine emin olun.
- Şekilleri ve renkleri tutarlı bir şekilde kullanın. Yöneticiler için aynı şekli, orta düzey personel için başka bir şekli ve genç çalışanlar için başka bir şekli kullanarak, insanların grafiğinizi daha iyi anlamasına yardımcı olabilirsiniz. Şirketinizin her bölümü için de tek bir renk kullanın.
- Uygun bilgileri ekleyin. Personeliniz hakkında iletişim bilgileri, konum, müşteriler veya uzmanlık bilgileri gibi ayrıntıları eklediğinize emin olun. Bu şekilde, bir kişi yardım arıyorsa kimin ne yaptığını ve nerede yaptığını belirleyebilir.
- Yöneticinin altındaki kenar çubuğuyla yardımcıları gösterin. Bu biçimlendirme stili, yöneticinin bağlı çalışanlarını net bir şekilde gösterirken yardımcı rolünün de belirtilmesine yardımcı olur. Ayrıca, yöneticiye ulaşmanız gerekirse kişilerin iletişim kuracakları kişileri öğrenmelerine yardımcı olabilir.
- Boşluklara dikkat edin. Kutuların birbirinden aynı mesafede uzak olduklarına emin olun. Grafiğiniz daha kolay okunur hale gelecek ve daha profesyonel bir görünüme sahip olacaktır.
Grafiğiniz tamamlandıktan sonra, kurumu iyi bilen birinin (ve bilmeyen birinin) göz atmasını sağlayın. Bu şekilde, her düzeydeki kişiler için yalnızca doğru değil aynı zamanda net ve bilgilendirici olduğuna da emin olun. Bu adım adım kılavuzu kullanarak yazılım ve şablonile organizasyon şeması oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinin.
Microsoft 365 ekibi işinizi başlatmanıza, yürütmenize ve büyütmenize yardımcı olacak kaynakları paylaşmaya odaklanmıştır.
Visio’yu kullanmaya başlayın
Visio’dan yardım alarak hemen her yerden ve her cihazdan fikirleri, bilgileri ve süreçleri görselleştirip paylaşın.
İlgili içerik
İş Teknolojisi
Küçük İşletmeler için Altı Üretici AI Avantajı
İşletme Üretkenliği
İşyerinde Daha Üretken ve Verimli Olmak İçin AI Kullanma
İş Teknolojisi
Yapay zeka ve üretkenlik: Çalışan deneyimini iyileştirmek için AI araçlarını kullanma
İşletme Üretkenliği
KOBİ’ler için Çevik DevOps kılavuzu
İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler, profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.
Microsoft 365’i takip edin