Вибір найефективнішої блок-схеми
Що таке блок-схеми?
Блок-схеми дають змогу візуально зобразити процес або систему за допомогою фігур або комбінації фігур і слів. Вони можуть варіюватися від швидких накреслених від руки зображень до створених комп’ютером надійних схем, які розбивають складні ідеї на прості та зрозумілі частини. Крім того, блок-схеми можуть використовувати користувачі, які працюють у будь-якій сфері, не обов’язково пов’язаній із технологіями.
Вони особливо корисні в різних ситуаціях, деякі з яких перелічені нижче.
- Документування та аналіз процесів
- Розробка комп’ютерного програмного забезпечення або мереж
- Спілкування або стандартизація процесів
- Визначення надлишкового використання ресурсів, перешкод і неефективності в процесах
- Створення плану або структури для нового проекту, відділу або бізнесу
- Планування роботи над проектом із кількома зацікавленими сторонами
- Докладні відомості про навігацію на веб-сайті або в магазині
- Ілюстрація виробничого процесу
- Створення нового продукту або послуги
Переваги блок-схем
Крім можливості працювати практично з будь-яким сценарієм, блок-схеми пропонують широкий спектр переваг, наведених нижче.
Візуалізація інформації
Блок-схема може бути перевагою, оскільки вона надає візуальне уявлення про те, як має працювати продукт чи послуга, як має протікати проект або як може функціонувати мережа до її створення. Блок-схеми допоможуть заощадити час і кошти, даючи змогу визначати залежності, ефективність, потреби персоналу та інші змінні, які можуть вплинути на проект із часом.
Документація
За допомогою засобу побудови блок-схем можна зберігати всі свої файли в цифровому вигляді, поширювати їх майже миттєво та навіть створювати бібліотеки шаблонів блок-схем. Таким чином, ваші файли завжди будуть доступними, ваші команди можуть залишатися в курсі подій, ваша компанія відповідатиме вимогам, а вам не доведеться заново винаходити велосипед наступного разу, коли вам знадобиться створити подібну діаграму.
Спрощене спілкування
Блок-схеми дають змогу чітко зрозуміти всі деталі, що дає командам змогу швидко зрозуміти свої завдання, а також хто саме і коли повинен їх виконувати. Ця інформація може означати меншу кількість нарад, меншу кількість запитань і більше часу для роботи для всіх. Блок-схеми також корисні для інформаційних посібників або навіть приєднання нових працівників. Блок-схеми фактично додають контекст до наборів інструкцій і підвищують ефективність повторюваних завдань.
Простота виконання
Онлайнові шаблони блок-схем спрощують процес початку роботи. Крім того, завдяки простим налаштуванням, оптимізованій співпраці та вбудованим функціям керування версіями ви можете створювати саме такі блок-схемі, які потрібні вашій організації, шукати дані на кожному етапі та завжди знати, де знаходяться найновіші та найкращі файли.
Типи блок-схем
Блок-схеми можна використовувати, щоб пояснити майже все, що завгодно, але більшість користувачів використовують їх з однієї з трьох причин: щоб поінформувати про рішення, відобразити процеси або візуалізувати дані; саме тому більшість шаблонів блок-схем належать до однієї з цих трьох категорій. Отже, розгляньмо, що включає в себе кожен з типів блок-схем, а також коли і чому їх варто використовувати.
1. Дерево рішень
Спробуйте Visio безкоштовно протягом 1 місяця
Після закінчення терміну дії безкоштовної ознайомлювальної версії з вас буде стягнуто відповідну плату за передплату. Потрібно вказати дані кредитної картки. Її можна в будь-який момент скасувати, щоб кошти не стягувалися.
Поміркуйте над деревом рішень на прикладі блок-схеми "якщо-тоді". Дозволивши створити карту можливих результатів на основі певного набору варіантів, дерево рішень допоможе чітко побачити шлях і оцінити варіанти.
Дерево рішень зазвичай починаються з одного вузла (запитання), потім розгалуження на два варіанти (рішення), потім ці варіанти приводять до нових розгалужень (можливих результатів). Дерева рішень через свою природу особливо добре виділяють імовірні варіанти і переваги і навіть можуть використовуватися для розробки алгоритмів, які допомагають прогнозувати результати.
2. Блок-схема процесу
Забезпечуючи вам можливість створити схему та проаналізувати цикл дій під час створення продукту або послугу, технологічна блок-схема може допомогти знайти прогалини та надлишкове використання ресурсів у процесі, визначити, де потрібні певні ресурси, обладнання або люди, виявити потенційні вузькі місця або проблемні зони, а також розкрити потенційну ефективність.
Окрім визначення принципу роботи або підготовки продукту чи послуги, блок-схеми процесу можна також використовувати для приєднання нових працівників, навчання наявні команд або допомоги зовнішнім постачальникам чи консультантам із розумінням вашого бізнесу та того, як саме вони з ним можуть взаємодіяти.
3. Блок-схема даних
Якщо вам потрібно глибше зануритися в дані, вам стане у пригодісхема потоків даних. Використовуючи символи та короткі текстові підписи для відображення вхідних даних, вихідних даних, точок зберігання та шляхів даних, вони можуть бути дуже корисними в поясненні моментів, які може бути складно пояснити словами. Крім того, оскільки їх можуть використовувати і технічні команди, і зацікавлені сторони, що не працюють із технологіями, це може бути чудовим варіантом, якщо вам потрібно провести презентацію для широкої аудиторії.
Приклад: Схема потоків даних
Поради щодо блок-схем
Створити блок-схему, особливо з використанням шаблону блок-схеми, дуже просто, але створення дійсно хорошої блок-схеми потребує трохи більше зусиль. Отже, розглянемо кілька порад зі створення блок-схеми, яка не лише інформуватиме, але й виглядатиме ефектно.
- Зробіть свої діаграми простими. Створення блок-схеми з урахуванням потреб користувачів означає, що її макет і композиція допомагають аудиторії зрозуміти, куди дивитися спочатку і що йтиме потім. За потреби відрегулюйте вирівнювання, використовуйте правильну граматику, чіткі заголовки та уникайте жаргону, щоб ваша діаграма була зручною для користувача. (Підказка: Якщо ви сумніваєтеся, перевірте її на користувачах, які не знайомі з проектом).
- Зважайте на узгодженість. Аудиторії буде легше стежити за вашою думкою, якщо ви узгоджено використовуєте фігури, шрифти, кольори та правила іменування в межах блок-схеми.
- Використовуйте контраст. Узгоджене використання кольорів – це дуже важливо, але ви навряд чи захочете використовувати один колір або близькі один до одного кольори для всіх фігур. Використовуючи різні кольори, можна зробити кроки або дії помітнішими. Крім того, вашу схему буде легше читати завдяки кольорам шрифту, які виділятимуться на фоні.
- Скористайтеся онлайновим засобом побудови блок-схем. Завдяки шаблонам, вбудованому керуванню версіями, простій співпраці та можливості редагування у будь-який час, вони допоможуть вам протестувати макети, а також створювати схеми та керувати ними за вашим власним розкладом.
Інтеграція блок-схем
Незалежно від того, чи потрібно вам прийняти рішення, пояснити процес або поділитися даними із генеральним директором, вбудовування блок-схем в інші бізнес-програми та засоби спілкування можуть підвищити продуктивність. Використовуючи засіб побудови блок-схем та інструменти підвищення продуктивності, ви можете отримувати вміст для схем з усіх своїх джерел, зокрема документів, файлів і сайтів соціальних мереж.
Крім того, можна інтегрувати блок-схеми з інструментами бізнес-аналітики, що дає змогу вам і вашій команді взаємодіяти з даними та краще інформувати аудиторію. Вбудовані блок-схеми та інструменти бізнес-аналітикидають змогу перетворювати дані на привабливі візуалізації, створювати інтерактивні звіти, детально досліджувати дані та отримувати аналітичні висновки, які дають змогу приймати швидкі обґрунтовані рішення.
Існує багато нових способів створення блок-схем та впроваджень інновацій у вашому бізнесі. Дізнатися більше про них можна в цьому покроковому посібнику з автоматизації блок-схем зі структурованих даних в електронних таблицях і глибокого вивчення сучасних інструментів блок-схем.
Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.
Почніть роботу з Visio
Графічно представляйте свої ідеї, дані та процеси за допомогою Visio з будь-якого розташування та на будь-якому пристрої.
Пов’язаний вміст
Продуктивність
Посібник для початківців із використання BPMN у бізнесі
Продуктивність
Поради з побудови мережевих схем
Продуктивність
Підвищення продуктивності за допомогою побудови карти процесів і їх автоматизації
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365