Điều hành dự án trong môi trường căng thẳng và đầy áp lực của một tổ chức biến đổi không ngừng có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Ngày nay, nhân viên văn phòng bình thường phải đối mặt với vô số hạn chót, cuộc họp, email và nhiệm vụ, điều đó có nghĩa là họ có thể không có thời gian hoặc sự tập trung để cống hiến toàn bộ năng lực của mình cho bạn và dự án của bạn. May mắn thay, bạn có thể giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Để đảm bảo tốt hơn khả năng thành công của dự án (dù bạn đang thực hiện dự án cho khách hàng hay một bên nội bộ), hãy tham khảo 5 công cụ quản lý dự án sau đây để giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
5 công cụ quản lý dự án giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức
Biểu đồ Gantt và bảng Scrum
Trong kỷ nguyên nội dung tràn ngập khắp nơi, hàng loạt từ ngữ cạnh tranh giành sự chú ý vốn có hạn chúng ta, một hình ảnh trực quan đơn giản có thể mang lại sự mới mẻ và hiệu quả cao. Biểu đồ Gantt sử dụng các thanh ngang cơ bản để hiển thị các giai đoạn và tiến độ của dự án. Chỉ cần xem qua, thành viên nhóm của bạn sẽ có thể thấy công việc nào đang hoàn thành (hoặc ít nhất là công việc nào sắp hoàn thành) và khi nào họ cần đóng góp. Họ cũng có thể biết được thời gian thực hiện dự kiến cho mỗi giai đoạn. Bảng Scrum hoạt động theo cách tương tự và rất hiệu quả đối với các dự án có lịch trình linh hoạt cũng như liên quan đến nhiều nhóm. Bảng hiển thị các giai đoạn dự án khác nhau – lập kế hoạch, thực hiện, v.v. – và các điểm đánh dấu vị trí cho từng nhóm. Khi các nhóm hoàn thành các giai đoạn và tiến triển, họ có thể di chuyển điểm đánh dấu của mình trên bảng. Điều này giúp tất cả những người liên quan nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và vai trò của họ trong đó.
Phân công nhiệm vụ
Thống nhất về việc làm gì đó thì dễ, nhưng nhớ để thực hiện thì khó hơn nhiều. Đặc biệt là khi mỗi email lẻ tẻ được gửi đến dường như lại đi kèm với một yêu cầu mới. Đó là lý do tại sao một công cụ trực tuyến để phân công nhiệm vụ lại có giá trị đến vậy. Những người phụ trách thực hiện một phần của dự án – cho dù là thiết kế logo hay tính toán các con số cuối cùng – cũng có thể đăng nhập và dễ dàng xem được chính xác những gì họ cần làm. Tùy vào cài đặt tài khoản của họ, họ cũng sẽ nhận được thông báo qua email về các hạn chót sắp tới. Mặt khác, quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ nhóm và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn mà không cần phải cuộn qua các chuỗi email dài. Điều này giúp tránh tình trạng chậm trễ tốn kém và sự khó chịu không cần thiết.
Phân bổ tài nguyên
Trong môi trường tổ chức, phân bổ tài nguyên là yếu tố quan trọng. Quản lý dự án cần một công cụ hiệu quả để lên lịch và theo dõi giờ làm việc của từng thành viên nhóm nhằm tránh tình trạng quá tải, trễ hạn và khách hàng không hài lòng. Nhưng cách tổ chức này không nhất thiết phải giới hạn trong thế giới "sáng tạo". Ngay cả trong văn phòng công ty, việc nắm rõ mức độ sẵn sàng của các thành viên nhóm chẳng phải sẽ rất hữu ích sao? Hãy yêu cầu nhóm của bạn dự tính trước – trong phạm vi có thể – mức độ sẵn sàng của họ trong suốt quá trình thực hiện dự án. Yêu cầu họ đánh dấu những ngày họ nghỉ, những ngày họ không thể tập trung cao độ làm việc do bận họp và những ngày họ có các hạn chót khác. Nếu nắm rõ mức độ sẵn sàng theo giờ, bạn sẽ có thể xây dựng lịch trình thực tế. Một công cụ phân bổ tài nguyên trực tuyến sẽ giúp bạn và các thành viên nhóm dễ dàng theo dõi số giờ thực tế so với ước tính và điều chỉnh cho phù hợp, cho phép quy trình làm việc trong tương lai diễn ra suôn sẻ hơn.
Quản lý dự án đơn giản.
Mọi người quản lý dự án. Microsoft Project mang lại cho bạn sức mạnh và sự đơn giản để giúp bạn thực hiện thành công mọi dự án.
Công cụ phản hồi
Việc đưa ra phản hồi có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau – một số người đưa ra yêu cầu chỉnh sửa cứng nhắc và mang tính áp đặt, những người khác lại đưa ra cảm nhận và phản ứng mơ hồ. Đôi khi, các bên liên quan khác nhau sẽ đưa ra ý kiến trái ngược nhau. Tất cả những điều này khiến người nhận ý kiến phản hồi khó xác định nên tiếp tục như thế nào. Họ phải lắng nghe ai?
Công cụ phản hồi giúp các bên liên quan bỏ phiếu và xếp hạng các phiên bản khác nhau của nội dung cần bàn giao, giúp nhóm dễ dàng đưa ra định hướng thống nhất một cách công bằng. Nếu ý kiến của một cá nhân nào đó có trọng lượng hơn (có thể họ có chuyên môn sâu sắc hơn đáng kể), bạn có thể điều chỉnh để phiếu bầu của họ được tính là hai phiếu.
Báo cáo có sẵn
Báo cáo tiến độ và báo cáo tổng kết là những phần quan trọng của bất kỳ dự án nào, việc này không cần tốn nhiều thời gian. Thay vì dành hàng giờ quý báu để tạo báo cáo tùy chỉnh, hãy chọn một tùy chọn có sẵn. Bạn sẽ có thể nhập các số liệu và hình ảnh có liên quan và để chương trình tạo định dạng và hình ảnh dữ liệu phù hợp.
Nhờ đó, bạn sẽ có thể bắt đầu lập kế hoạch cho dự án tiếp theo của mình sớm hơn nhiều.
Dành thời gian cho bản thân
Để đảm bảo sức khỏe tinh thần, bạn cần có thời gian rảnh dành cho mọi người và tham gia các hoạt động bên ngoài công việc. Cuối cùng, khoảng thời gian thư giãn tinh thần này có thể giúp bạn luôn tràn đầy năng lượng và đam mê với công việc. Suy cho cùng, điều quan trọng là phải giữ mọi thứ cân bằng.
Sự cân bằng đó cũng bao gồm việc nghỉ ngơi trọn vẹn mỗi đêm để nạp lại năng lượng và tập thể dục thường xuyên – tất cả đều là những yếu tố không thể thiếu để duy trì đà tăng trưởng đó. Thật vậy, một nghiên cứu của Harvard đã kết luận rằng chứng mất ngủ có thể khiến một người lao động trung bình mất tới 11,3 ngày năng suất mỗi năm, trong khi một nghiên cứu khác đi đến kết luận rằng thói quen tập thể dục đều đặn giúp giảm mức độ căng thẳng, cải thiện khả năng tập trung, tăng tốc khả năng nhận thức và tăng cường trí nhớ.
Khám phá thêm các mẹo tăng năng suất và tận dụng các mẫu miễn phí dành cho doanh nghiệp để giúp bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Bắt đầu với Microsoft 365
Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.
Nội dung liên quan
Quản lý doanh nghiệp của tôi
Cách chuẩn bị cho doanh nghiệp nhỏ của bạn để đạt được thành công với AI
Quản lý doanh nghiệp của tôi
AI cho nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng: Ứng dụng trong các ngành công nghiệp
Quản lý doanh nghiệp của tôi
Quản lý lực lượng làm việc trực tiếp với khách hàng: Hướng dẫn lãnh đạo quản lý lực lượng làm việc trực tiếp với khách hàng
Xây dựng doanh nghiệp của bạn
Cách cải thiện khả năng giữ chân và gắn kết nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365