Cách chọn lưu đồ hiệu quả nhất
Lưu đồ là gì?
Lưu đồ giúp mọi người mô tả trực quan một quy trình hoặc hệ thống bằng hình dạng hoặc kết hợp giữa hình dạng và từ ngữ. Đó có thể là hình ảnh vẽ tay nhanh cho đến các sơ đồ tinh vi do máy tính tạo ra, giúp phân tích những ý tưởng phức tạp thành các phần dễ hiểu, dễ tiếp thu. Ngoài ra, những người làm trong lĩnh vực kỹ thuật và không chuyên về kỹ thuật trong hầu hết mọi lĩnh vực đều có thể sử dụng lưu đồ.
Lưu đồ đặc biệt hữu ích trong nhiều tình huống, bao gồm:
- Lập tài liệu và phân tích quy trình
- Phát triển mạng hoặc phần mềm máy tính
- Thông báo hoặc chuẩn hóa các quy trình
- Xác định các thành phần dư thừa, yếu tố gây cản trở và kém hiệu quả trong quy trình
- Lập kế hoạch hoặc cấu trúc cho dự án, phòng ban hoặc doanh nghiệp mới
- Lập kế hoạch công việc dự án với nhiều bên liên quan
- Tìm hiểu cách người dùng điều hướng trang web hoặc cửa hàng
- Minh họa quy trình sản xuất
- Tạo sản phẩm hoặc dịch vụ mới
Lợi ích của lưu đồ
Cùng với khả năng hoạt động trong hầu hết mọi tình huống, lưu đồ còn mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
Trực quan hóa thông tin
Lưu đồ có thể rất hữu ích vì nó cung cấp hình ảnh minh họa cách thức hoạt động của một sản phẩm hoặc dịch vụ, cách thức một dự án diễn ra hoặc cách thức một mạng lưới có thể hoạt động trước khi được xây dựng. Bằng cách cho phép bạn xác định các yếu tố phụ thuộc, hiệu quả, nhu cầu nhân sự và các biến số khác có thể ảnh hưởng đến dự án sau này, lưu đồ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Lập tài liệu
Với trình tạo lưu đồ, bạn có thể lưu tất cả các tệp của mình dưới dạng kỹ thuật số, phân phối tệp gần như ngay lập tức và thậm chí tạo một thư viện mẫu lưu đồ. Bằng cách này, các tệp của bạn sẽ luôn có thể truy nhập được, nhóm của bạn luôn có thể cập nhật thông tin, công ty bạn luôn có thể tuân thủ quy định và bạn sẽ không phải mất công sức vào lần tới khi cần thiết kế một biểu đồ tương tự.
Đơn giản hóa việc truyền đạt thông tin
Lưu đồ làm rõ mọi chi tiết, có thể giúp các nhóm nhanh chóng hiểu được nhiệm vụ đang thực hiện, thời điểm và người thực hiện. Thông tin này có thể giúp giảm số lượng cuộc họp, giảm số lượng câu hỏi cần giải đáp và giúp mọi người có thêm thời gian để làm việc. Lưu đồ cũng hữu ích với thông tin hướng dẫn hoặc thậm chí còn hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập. Về cơ bản, lưu đồ thêm ngữ cảnh vào bộ hướng dẫn và mang lại hiệu quả cao hơn đối với các nhiệm vụ lặp lại.
Thực hiện dễ dàng
Các mẫu lưu đồ trực tuyến giúp bạn bắt đầu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Với các mục tùy chỉnh đơn giản, tính năng cộng tác được hợp lý hóa và kiểm soát phiên bản tích hợp, bạn có thể tạo chính xác những gì tổ chức mình cần, tìm kiếm thông tin đầu vào ở mọi giai đoạn và sẽ luôn biết các tệp mới nhất và hữu ích nhất nằm ở đâu.
Các loại lưu đồ
Mặc dù có thể dùng lưu đồ để giải thích về bất cứ điều gì, hầu hết mọi người đều sử dụng chúng vì 1 trong 3 lý do sau: để cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, hiển thị quy trình hoặc trực quan hóa dữ liệu, đó là lý do tại sao hầu hết các mẫu lưu đồ đều thuộc 1 trong 3 loại này. Hãy cùng xem mỗi loại lưu đồ có những gì và thời điểm cũng như lý do nên sử dụng chúng.
1. Cây quyết định
Dùng thử Visio miễn phí trong 1 tháng
Sau khi hết thời gian dùng thử miễn phí một tháng, bạn sẽ thanh toán theo phí đăng ký hiện hành. Cần có thẻ tín dụng. Hủy bỏ bất cứ lúc nào để dừng việc thu phí trong tương lai.
Hãy tưởng tượng cây quyết định giống như một lưu đồ “nếu thế này, thì thế kia”. Thông qua việc cho phép bạn tạo bản đồ các kết quả có thể xảy ra dựa trên một nhóm các lựa chọn cụ thể, cây quyết định có thể giúp bạn thấy rõ lộ trình và cân nhắc các lựa chọn.
Cây quyết định thường bắt đầu bằng một nút duy nhất (câu hỏi), rồi phân nhánh thành hai tùy chọn (quyết định), sau đó các tùy chọn này dẫn đến các nút bổ sung (kết quả có thể xảy ra). Do bản chất của chúng, cây quyết định đặc biệt hữu ích trong việc nêu bật xác suất và lợi ích, thậm chí còn có thể được dùng để thiết kế các thuật toán giúp dự đoán kết quả.
2. Lưu đồ tiến trình
Bằng cách mang đến cho bạn khả năng lập sơ đồ và phân tích luồng hoạt động khi sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ, lưu đồ tiến trình có thể giúp bạn phát hiện lỗ hổng và phần dư thừa trong quy trình, xác định vị trí cần có nguồn lực, thiết bị hoặc nhân sự cụ thể, phát hiện những điểm tắc nghẽn tiềm ẩn hoặc lĩnh vực có vấn đề và khám phá hiệu quả có thể có.
Cùng với việc phác thảo cách thức một hoạt động sẽ diễn ra hay các điều khoản của một sản phẩm hoặc dịch vụ, lưu đồ tiến trình cũng có thể giúp nhân viên mới hòa nhập, đào tạo các nhóm hiện tại hoặc giúp các nhà cung cấp/nhà tư vấn bên ngoài hiểu được doanh nghiệp của bạn và vị trí phù hợp với họ.
3. Sơ đồ dòng dữ liệu
Khi bạn cần tìm hiểu kỹ hơn về dữ liệu của mình, sơ đồ dòng dữ liệu có thể hữu ích. Bằng cách sử dụng ký hiệu và nhãn văn bản ngắn để hiển thị dữ liệu đầu vào, đầu ra, điểm lưu trữ và đường dẫn, sơ đồ dòng dữ liệu có thể cô đọng thông tin thành hình ảnh minh họa những điều có thể khó diễn đạt bằng lời. Vì các nhóm kỹ thuật và các bên liên quan phi kỹ thuật có thể sử dụng chúng, nên sơ đồ dòng dữ liệu là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn phải thuyết trình trước đông đảo khán giả.
Ví dụ: Sơ đồ dòng dữ liệu
Mẹo tạo lưu đồ
Không khó để tạo lưu đồ, nhất là khi bạn dùng mẫu lưu đồ có sẵn. Tuy nhiên, việc tạo một lưu đồ tuyệt vời đòi hỏi bạn phải suy nghĩ nhiều hơn một chút. Hãy xem một số mẹo giúp bạn tạo một lưu đồ không chỉ cung cấp thông tin mà còn trông thật đẹp mắt.
- Làm cho sơ đồ dễ đọc. Lưu ý tới người dùng cuối khi tạo lưu đồ có nghĩa là đảm bảo bố cục và thành phần của lưu đồ sẽ giúp người xem biết được nên xem phần nào trước, phần nào tiếp theo. Bằng cách thực hiện căn chỉnh khi cần, sử dụng đúng ngữ pháp, tiêu đề rõ ràng và tránh thuật ngữ chuyên ngành, bạn có thể đảm bảo sơ đồ của mình thân thiện với người dùng. (Gợi ý: Nếu còn nghi ngờ, hãy thử nghiệm với một người không quen thuộc với dự án của bạn.)
- Hãy nhất quán. Khi bạn sử dụng hình dạng, phông chữ, màu sắc và quy ước đặt tên một cách nhất quán trong toàn bộ lưu đồ, người xem có thể theo dõi dễ dàng hơn.
- Sử dụng màu tương phản. Sử dụng màu sắc một cách nhất quán là điều cơ bản, nhưng bạn không nên sử dụng cùng một màu hoặc nhóm màu cho mọi hình dạng. Bằng cách sử dụng màu riêng biệt, bạn có thể làm cho các bước hoặc hành động trở nên nổi bật hơn. Nhờ sử dụng màu phông chữ nổi bật so với nền, sơ đồ của bạn sẽ dễ đọc hơn.
- Sử dụng trình tạo lưu đồ trực tuyến. Với các mẫu, tính năng kiểm soát phiên bản tích hợp, cộng tác dễ dàng và tùy chọn chỉnh sửa lưu đồ bất cứ lúc nào, trình tạo lưu đồ có thể giúp bạn kiểm tra bản thiết kế, tạo và quản lý sơ đồ theo lịch biểu của mình.
Tích hợp lưu đồ của bạn
Dù bạn cần đưa ra quyết định, giải thích về một quy trình hay chia sẻ dữ liệu với Giám đốc điều hành, việc nhúng lưu đồ vào các ứng dụng kinh doanh và công cụ giao tiếp khác đều có thể giúp cải thiện năng suất hơn nữa. Nhờ sử dụng trình tạo lưu đồ và các công cụ năng suất, bạn có thể lấy nội dung cho sơ đồ của mình từ mọi nguồn thông tin, bao gồm tài liệu, tệp và trang mạng xã hội.
Bạn cũng có thể cân nhắc tích hợp lưu đồ của mình với các công cụ nghiệp vụ thông minh (BI), cho phép bạn và nhóm của bạn tương tác với dữ liệu của mình và kể câu chuyện hay hơn. Với các lưu đồ và công cụ BI được nhúng, bạn có thể biến dữ liệu thành hình ảnh trực quan hấp dẫn, tạo báo cáo tương tác, khám phá dữ liệu chi tiết và có được thông tin chuyên sâu giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt.
Có rất nhiều cách mới để tạo lưu đồ và mang lại sự đổi mới cho doanh nghiệp của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn từng bước này để tự động hóa lưu đồ từ dữ liệu có cấu trúc trong bảng tính và tìm hiểu kỹ các công cụ lưu đồhiện đại.
Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.
Bắt đầu với Visio
Trực quan hóa và truyền đạt các ý tưởng, thông tin và quy trình từ hầu như mọi nơi, trên mọi thiết bị, với sự trợ giúp từ Visio.
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365