在不断变化的组织中引导项目突破压力和阻碍，可能是一项令人望而生畏的任务。如今，普通办公室工作人员要应对数不清的截止时间、会议、电子邮件和任务，这意味着他们可能没有时间或精力来为你和你的项目发挥他们的全部才能。幸运的是，你可以帮忙让事情变得更简单。为了更好地确保项目取得成功 - 无论项目针对的是客户还是内部利益干系人，都请查看这五款项目管理工具，它们可节省时间、成本和精力。
5 种可节省时间、成本和精力的项目管理工具
甘特图和 Scrum 板
在无限内容时代，海量文字内容不断争夺我们有限的注意力，一个简单视觉对象反而能带来清新之感，且效果极佳。甘特图使用基本的水平条来显示项目阶段和进度。只需快速浏览一下，你的团队成员就能了解当前正在进行的工作（或者至少应该进行的工作），以及何时需要他们的贡献。他们还可以查看每个阶段需要多少时间。Scrum 板的工作方式类似，非常适合时间安排不那么严格且涉及多个团队的项目。该板显示不同的项目阶段（例如规划、执行等），并为每个团队设置了标记。当团队完成各阶段并取得进展时，可以在板上移动自己的标记。这样，所有相关人员都能看到全局以及自己在其中的位置。
任务分配
同意做某件事很容易，但要记住去做要难得多。尤其是当每条随意发来的消息似乎都伴随着一个新的要求时。这就是在线任务分配工具如此宝贵的原因。负责完成项目某一部分工作的人员（无论是设计徽标还是处理最终数据），都可以登录并轻松查看自己具体需要做些什么。根据帐户设置，他们还将收到有关即将到期的截止时间的电子邮件通知。另一方面，项目经理可密切关注团队成员的工作进展，并确保所有任务都按时完成，而无需查阅冗长的电子邮件链。这有助于避免造成代价高昂的延误和不必要的困扰。
资源分配
在机构环境中，资源分配是关键。项目经理需要一款高效的工具来安排和跟踪每位团队成员的工时，以避免过度安排任务、错过截止日期和客户不满。但这种组织方式并不仅限于“创意”领域。即便是在企业办公室中，能清晰了解团队成员的可用时间也有帮助。提前让团队成员尽可能预估他们在整个项目期间的可用时间。让他们标记出休假的日期、因会议而无法专注工作的日期，以及有其他截止日期的日期。如果你了解成员每小时的可用时间你就能制定切实可行的时间表。在线资源分配工具让你和你的团队成员能够轻松跟踪实际工时并与预估工时进行比较，同时相应地进行调整，使未来的工作流程更加顺畅。
反馈工具
提供反馈对于不同的人有不同的含义 - 有些人会提出严格的规范性编辑要求，而另一些则会表达模糊的感受和反应。有时，不同的利益干系人会提出相互矛盾的意见。所有这些情况都让接收反馈的人难以知道该如何继续行动。他们应该听谁的呢？
借助反馈工具，利益干系人可以对不同版本的交付成果进行投票和排名，从而使团队能够以公平的方式更容易地提供一致的方向。如果某个人的意见应该更具分量 - 也许他们拥有大量相关的专业知识，那么你可以调整其投票，使其计为两票。
现成可用的报告
进度报告和事后分析是任何项目都至关重要的部分，而且它们并不一定耗时费力。与其花费宝贵的时间创建自定义报告，不如选择一个现成的选项。你将能够输入相关的数字和图表，并让程序生成适当的格式和数据可视化效果。
这意味着你将能够更快地开始规划下一个项目。
商业见解和理念中心不提供专业税务或财务建议。应联系你自己的税务或财务专家来讨论你的情况。
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