無論您在何處工作，了解誰負責什麼工作以及他們的位置，都能幫助每個人更好地完成工作。無論是已建立的辦公室、新創公司、製造工廠還是其他公司，組織圖都能讓每個人快速了解企業的結構。
如何為您的企業製作最佳組織圖
什麽是組織圖?
您很有可能早就看過組織圖。組織圖也稱為組織圖表或組織架構圖，以方塊、圖形或照片來代表人員和職位。它們也可以包含連絡人資訊、頁面連結、圖示和圖例。
用線連接時，這些方塊會形成一個圖表，描述組織的內部結構。它顯示了誰向誰匯報、部門的位置以及分部之間的連結方式。
組織圖的用途是什麼?
組織圖可協助新員工或自願者快速認識公司，讓他們知道角色和職責的名稱和面孔。即使是長期工作的員工、人力資源部門和企業老闆，也能從唾手可得的組織圖中獲益。
這是組織圖的運用方法：
- 顯示內部結構和階層
- 協助員工了解發生問題時該向誰匯報及與誰連絡
- 協助釐清角色與責任
- 讓您輕鬆將員工連絡資訊儲存在一個方便的地方
- 協助管理人員查看每個部門有多少員工，以及如何以最佳方式配置員工和其他資源
- 讓員工深入了解促銷頻道
一個組織架構圖不可能做到所有事情。讓我們來看看公司最常用的組織圖類型。
組織結構的四種類型是什麼?
您使用的組織圖類型取決於您的觀眾、您的組織以及您想要傳達的資訊。您可能只需要一個適用於整個公司的圖表樣本，或是幾個適用於不同觀衆或部門的圖表樣本。
雖然每個類型的組織圖都可以修改和編輯，但大部分公司使用的組織圖都屬於這四種類別的其中一種：
1. 由上而下的功能階層
階層圖最適合顯示傳統的企業架構，首先是位於頂端的 C-Suite，然後再細分為分部或部門。在每個部門內，您會列出高階管理人員、中階經理、高階職員、中階人員和初級職員。最後，階層圖看起來會像是一個金字塔，每個部門都會向 CEO 報告。
注意事項：階層式組織圖通常很容易理解。但是，當命令鏈結中有多個層級時，要知道何時該與誰連結似乎很困難，尤其是當遇到問題或某人有新構想時。
2. 部門組織圖
如果您的公司是依照產品線或地理區域組織，此表格是安全的選擇。如果它們彼此獨立，部門組織圖也是清楚反映這一點的絕佳方式。就像組織階層圖表一樣，部門圖表的開頭是一位負責人或 CEO，但除了分割成具有共用資源的部門，也會被分割成數個企業營運 (LOB)。此圖表涵蓋每個 LOB 的部門，例如人力資源、會計、法務和行銷，以及這些部門內的人員或職位。
注意事項：由於像這樣的組織通常會在每個分部內擁有重複的部門，因此部門結構可能會導致過多員工和不必要的額外支出。
3. 矩陣組織圖
這種類型的組織架構圖通常適用於有不同團隊的公司，或有多位經理的團隊成員。例如，在一家報社，記者可能會負責當地新聞和財經新聞，這表示他會有兩位經理。或者，能源提供者的圖形設計師可能會向圖形設計主管匯報。但因為他/她為可再生能源部門的專案工作，那麼設計師也可能會與該團隊的人溝通。
注意事項：當團隊成員跨部門工作時，組織通常可以找到更具創意的方式來解決問題。這會創造一個更合作的環境。不過，當團隊或團隊成員有多於一位主管時，這可能會增加混淆和衝突。
4. 扁平組織圖
扁平或「橫向」的組織圖幾乎是小型企業專用，通常有兩個層級：行政人員和員工。在圖表中，實線表示主要的指揮鏈，虛線則表示次要的授權線。從紙上看來，採用扁平架構的公司可能與小型消防局類似，有一位主管、三位隊長和幾位在隊長之下工作的消防員。也可能是一位主管或部門主管與幾位直接向其匯報的員工。
注意事項：在扁平結構中，主管和其團隊通常具有緊密的關係，且會一起進行決策。員工通常擁有比其他組織結構更多的責任和自主性。這表示建立信任非常重要，團隊合作也非常重要。但因為矩陣太精簡，如果員工之間有衝突，可能會因為團隊太小這個簡單的事實而更加明顯。
使用軟體建立組織圖
組織圖軟體會讓建立新組織架構圖和修改舊組織架構圖變得簡單。讓我們看看如何使用一些最常用的可用軟體選項，在線上建立組織圖。
- 開啟新的 PowerPoint 文件
- 前往 [插入] 索引標籤並按一下 [SmartArt]
- 瀏覽至 [階層圖] 群組，然後選取您需要的組織圖範本
- 按一下圖形以新增文字
- 根據需要新增更多圖形 (或人員)
加入所有人之後，您就可以開始在 PowerPoint 中重新組織您的組織圖。只要返回 [SmartArt 工具設計] 索引標籤，然後使用 [升級按鈕] / [降級按鈕] 來垂直移動圖形即可。使用 [向上移動] / [向下移動] 來水平移動圖形。
- 前往 [插入] 索引標籤並按一下 [SmartArt]。
- 瀏覽至 [階層圖] 群組，然後選取您需要使用的組織圖範本。
- 接下來，您將看到一個功能表，其圖形代表人員。只要輸入文字來代表圖表中的每個人。
- 如果您需要將圖形新增到組織圖範本，請按一下 [SmartArt 工具設計] 索引標籤，然後按一下 [新增圖形]。
- 若要在組織圖中排序某人，請在 [文字對話框] 中按一下其名稱。按 [Tab] 將其上移，或按 [Shift + Tab] 將其下移。或者，您可以在 [SmartArt 工具設計] 索引標籤中管理階層。
您可以透過 [SmartArt 工具設計和格式] 索引標籤，調整色彩、字型和大小。
- 按一下 [已儲存在檔案或資料庫的資訊]
- 在系統提示時回答問題
- 如果您願意，可匯入圖片或影像
- 按一下 [完成]
除了從 Excel 將資訊匯出至組織圖之外，您也可以直接將資訊新增到組織圖精靈中。
更多組織圖提示
即使使用組織圖軟體，組織架構圖也會很快變得模糊不清。但只要稍加設計，就能以正確的方式吸引人們的注意。因此，在微調圖表時，請嘗試：
- 正確尺寸。如果您的圖表太大，會讓人不知所措。如果您需要建立三個圖表，而不是一個，那就建立吧。如此一來，您的觀衆就可以取得組織結構的概觀，然後在準備好時深入探討分部或部門。只要確保一切都能回到組織的最高層即可。
- 使用一致的圖形和色彩。針對主管使用相同的圖形，針對中層員工使用另一個圖形，而初級職員則使用另一個圖形，這可讓他人更容易理解您的圖表。同時也為公司的每個部門使用不同的色彩。
- 新增相關資訊。請務必新增有關員工的詳細資訊，例如連絡人資訊、位置、客戶或專長。如此一來，在有人尋求協助時，就能知道每個人的職位與職責。
- 在經理的下方的側邊欄顯示助理。這種格式樣式有助於表示助理的角色，同時仍能清楚顯示直接向經理匯報的人。此外，如果需要聯繫經理，它也可以協助人員知道要聯繫誰。
- 注意間距。讓方塊框彼此保持相等的距離。這可讓圖表更容易讀取，而且外觀更專業。
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