共同作業工具如何提高生產力
每個企業都受益於良好的團隊工作。無論是銷售花卉設計或建置新一代智慧型手機應用程式，小組成員之間的共同作業都是關鍵。然而，良好的共同作業需要 良好的溝通。而且研究顯示，溝通的品質比數量更有價值。
在本文中，了解工具如何協助遠端小組共同作業並提高生產力。此外，探索最新的 AI 工具如何協助小組加速溝通、簡化工作、提升創造力等。
提高生產力的 5 種共同作業工具
工作場所的共同作業不斷演變
共同作業是指一起合作完成共同專案或目標，其重要性愈來愈高。但是在工作場所推動共同作業，不一定能按規劃順利進行。有時候小組缺乏共同願景，或小組成員不了解其責任，導致困惑和效率不佳。
因此，選擇正確的共同作業工具非常重要。幸運的是，工作場所的共同作業已不再是永無止盡的電子郵件對話和循環不已的會議。現今的工具利用隨時連線的網路，讓分散式小組和混合式工作即時存取適用的檔案與共同作業。
各種共同作業工具 (例如視訊會議、雲端運算 軟體以及最近的 AI) 出現在市場上，用以提升效率、生產力和小組共同作業。
在 COVID-19 衝擊最劇烈期間，許多員工被迫持續遠端工作，凸顯共同作業工具的重要性和必要性。事實上，根據 Gartner Inc. 的一份問卷，在 2021 年，近 80% 的員工使用共同作業工具進行工作，而 2019 年只有一半以上的員工使用，成長顯著。
雖然有各種線上共同作業工具可協助小組 有效 溝通並保持協調，但在正確的時間使用正確的工具可以提升小組的工作效率。
選擇正確的共同作業工具
每間公司與每個小組的工作場所共同作業都不一樣。根據不同規模、結構和位置，所有組織在共同合作時都面臨獨特的挑戰。在實施新的共同作業工具時，請考量下列問題：
您是否已有準備就緒的變更管理流程？ 實施一個新工具需要規劃和準備。請考量您的組織是否對變更提供支援、對成果有共同願景，以及您是否獲得後勤和員工的支援，並對變更的影響有一套監視方法。
學習曲線是否快速？ 使用方便為任何新服務最重要的考量之一。對於您感興趣的工具要求提供示範，並尋找直覺式介面和簡易的瀏覽版面配置。
您的小組如何進行最佳溝通？ 他們是否特別偏好使用聊天和多通道傳訊工具？或者也使用電子郵件和專案管理工具進行溝通？
您的小組在哪些類型的專案上共同作業？ 不同產業需要不同的共同作業工具。例如，行銷公司和製造公司需要的工具不一樣。請確保您了解小組將處理的產業特定專案範圍。
有多少人需要共同作業？ 規模不同的小組在溝通、分享資訊以及提供進度更新的方式上有所不同。根據小組和組織規模選擇正確的共同作業工具。
您想要使用多個工具或一個多合一平台？ 請對目前的工具進行稽核。一旦找出所有您已準備就緒的共同作業技術，請決定是否要新增工具或取代舊工具，以最大化全公司共同作業的好處。
整合和相容性很重要嗎？ 當您找到適合執行某項功能的工具時，請考慮它是否能順利與其他應用程式和軟體整合。也請確保此工具與小組使用的所有檔案類型相容。
安全性是第一優先考量嗎？ 共同作業工具在安全性功能上的差異很大。請考量工具是否制定原則以控制會議存取授權、檔案共用、聊天和外部存取。此外，有些工具提供端對端加密，而有些工具則提供客戶持有金鑰。
您的預算是多少？ 成本是選擇共同作業工具的關鍵要素。有些工具是免費的，而有些工具提供每月、每年或依使用者數量的價格方案。 此外，如果需要自訂工具，可能會有額外成本。
您是否有時間和預算安排訓練？ 對小組進行共同作業工具的訓練非常重要。 請記住，若要讓共同作業工具發揮效果，必須使所有小組成員都能輕鬆使用這些工具。一旦決定解決方案後，請安排時間訓練小組，並開始慢慢轉換到新的軟體或工具。
選擇共同作業工具時要考量的其他主要功能：
- 聊天和多通道傳訊
- 彈性 (非同步、即時和白板共同作業)
- 可擴縮性
- AI 整合
提高生產力的 6 種共同作業工具
- 專案管理工具讓專案按預定完成
無論是規劃婚禮或架設網站，您都有可能會進行大型專案，需要許多人分工作業。所幸， 專案管理工具 可協助有效管理所有移動元件。
2. 視訊會議建立人際關係
想像一下，您需要舉行一個重要會議，但您的小組有一半正在出差或遠端工作。 視訊會議擁有面對面會議所有的研究型優點，還能避免安排實體會議的費用與挑戰。
3. 聊天可以加速完成工作
有時候，快速提出問題並獲得提示回應是最有效率的方式。利用辦公室即時訊息工具，小組成員可以快速簽入並解決問題。
4. 即時文件修訂可縮短延遲
將一堆附件的電子郵件串以及讓人困惑且對文件或簡報沒有幫助的編輯拋諸腦後。利用 即時文件共同作業，無論是文字檔、試算表或 PowerPoint 簡報，小組都可以 一起在同一個 專案上同時共同作業。
5. 雲端版本控制讓一切井然有序
將專案儲存在雲端可提供簡單的版本控制，讓擁有存取權的人隨時上線、尋找特定版本，並在必要時儲存一份副本，然後再新增意見反應。此外，使用 Microsoft Teams 這類共同作業應用程式，可輕鬆尋找並安全地與其他人共用檔案。
6. 使用 AI 提升連線能力、生產力和創造力
在競爭中保持領先一向具有挑戰性，但您可以使用 AI 工具為小組提供優勢。使用 AI 解決方案 (例如 Microsoft 365 Copilot) 來加速溝通、簡化員工工作，以及加速提供服務。使用預測功能來預期小組的需求與避免停機，並使用自動化以加速作業。
AI 工具可協助的工作包括：
- 透過電子郵件和聊天封存進行探索
- 摘要會議
- 草擬簡報
- 產生新產品與服務
- 個人化體驗
- 改善決策
使用 AI 更聰明地工作：透過新的生產力合作夥伴為員工提升生產力
在此電子書中，探索如何使用 Microsoft 365 Copilot 這類工具來建立富含創造力和生產力的環境。
共同作業工具的好處與挑戰
共同作業工具的好處是提升效率與生產力。大多數工具的設計目的為減輕領導者和小組成員的專案管理負擔。
使用共同作業工具的主要挑戰之一為利用新工具 (例如 AI) 的學習曲線。當新的小組成員加入時，讓他們快速了解如何使用工具可能需要一些時間。 快速入門指南 和 YouTube 頻道 協助加速員工訓練。
一般來說，線上工作可提供效率與專案管理功能，讓每個人保持井然有序且專注於工作。此外，雲端運算可縮短延隔時間，讓每個人取得最新資訊。
同時請注意，當涉及 AI 時，這些強大自動化工具的任何輸出都應該在使用前經過人為檢視和驗證。
讓小組更聰明地工作並順暢進行共同作業
正確的共同作業工具可協助您的小組共同完成更多工作，且隨時隨地可進行。若要深入了解 Microsoft 共同作業工具，請瀏覽這些資源：
Microsoft 365 小組專注於共用資源，以協助您開創、執行和拓展商務。
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