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RPA 好處須知

作為解決方案,機器人程式自動化 (RPA) 套用至工作與工作流程,可為組織和產業帶來許多好處。如今,企業正在採用 RPA,並從工作生產力、正確性、速度和合規性的提升中獲益。了解 RPA 如何讓您的企業受益。
一個人看著電腦螢幕,大概在了解機器人程序自動化

機器人程序自動化的好處

 

有了 RPA,您的企業可以自動化流程和工作,節省時間並避免常見的人為錯誤。RPA 軟體的運作是設定機器人來執行通常由人類執行的工作。可教導機器人在各種應用程式中點擊和輸入,也可設定它執行更複雜的工作,而無需人為介入。RPA 可將各種活動自動化,包括傳輸資料、更新客戶檔案、資料輸入、管理庫存及其他更複雜的工作,讓您的企業獲益良多。

 

以下是機器人程序自動化的七大好處:

 

  1. 節省時間

     

    重複的管理工作是許多商務程序常見的一部分。RPA 可讓您的企業以快速、機械的速度自動化並執行重複的工作。此外,您的公司和員工也能從 RPA 中獲益,可以花更多時間在敏感和複雜的任務上。

     

  2. 提升 ROI

     

    RPA 工具在管理重複性工作方面比人類更有效率,可協助您的企業提高工作生產力。這就是為什麼 RPA 最大的好處之一就是對 ROI 有正面的影響。透過機器人流程自動化,您的企業可以改善多項流程,並隨著時間的推移收集大量的質化與量化資料,這有助於更有效地提供資訊和管理成本。

     

  3. 消除人為錯誤

     

    在真實生活中,無論一個人對自己的角色有多麼熟練,總還是得考慮人為錯誤和疲勞的因素。有了 RPA,自動化機器人永遠不會疲倦,因此每次都能準確執行任務。

     

  4. 提升安全性

     

    網路安全性對您的企業非常重要,而 RPA 解決方案可協助防範安全性威脅。RPA 會減少與敏感性資料和資訊的人為互動,從而提升安全性,有助於防止成本高昂的資料洩漏和外洩。RPA 工具有助於確保您的企業安全,無論是防止未經授權使用者存取,或是執行觸發式帳戶登出。

     

  5. 提高合規性

     

    合規性對於企業的可靠性與永續性至關重要,RPA 解決方案遵循以正確性與一致性來設定規則和指導方針。通常情況下,大多數組織都會遵循各種行業和政府法規,而這些組織透過自動化、一致的合規性獲得 RPA 的好處。此外,RPA 可以從單一位置進行稽核,而不是執行多個應用程式稽核,以降低合規性風險。機器人程序自動化可套用至合約工作流程和提交、表單更新,以及合規性相關的通知和警示。

     

  6. 擴展商務程序自動化

     

    當貴公司將 RPA 工具套用至更多商務活動時,流程和任務的自動化將會擴展至整個組織。無論是處理訂單、發票、管理庫存還是其他形式的生產和服務,機器人程序自動化還可以讓企業擴展以滿足需求的季節性增加,並能更有信心地達成預測目標。

     

  7. 員工滿意度

     

    當繁瑣的流程自動化後,員工就能騰出時間專注於更重要的企業需求。由於 RPA 減少了通常由人工執行的重複性工作,因此員工的滿意度也會提高。員工就可以將他們的技能應用在需要策略思考的工作上,例如商務規劃、公共關係和集思廣益。

Power Automate 有助於減少重複的工作

使用 Power Automate 中的 RPA 減少整個組織中重複的手動工作數量,從而提高生產力和資料正確性。

工作流程自動化如何使組織受益?

 

工作流程自動化是指使用自動化技術,將商務程序自動化並連結起來,形成一個簡化的工作流程。雖然工作流程自動化使用 RPA 在工作流程中執行個別工作,但它與 RPA 的不同之處在於它自動化並將整個流程從開始到完成連結在一起,形成完整的工作流程。

 

以下是工作流程自動化可以使組織受益的四種方式:

 

  1. 簡化程序

     

    工作流程自動化會連接並自動化各種與工作相關的活動,同時比人類更快、更準確地完成工作,讓您的組織流程更輕鬆。

     

  2. 提高生產力

     

    有時候,公司需要更快執行流程的能力,以協助滿足高於平均水平的需求。工作流程自動化軟體可提升商務程序的速度和正確性,以及調整貴組織內的自動化流程,以提高生產力。提高生產力意味著有更大的能力來服務和發展組織和客戶群。

     

  3. 提高可靠性

     

    由於自動化流程會準確地遵守工作流程的規則,因此產生錯誤的可能性較低。因此,當自動化工具每次都能提供可信賴、可靠的結果時,您的組織就能獲得信心。

     

  4. 控制成本

     

    每個企業都想要有效率地管理其成本和花費。不過,商務程序通常通常會受到許多變數的影響,例如需求、人力產出的變化,這些都會造成成本的波動。工作流程自動化可讓您的組織透過標準流程自動化,獲得更可預測的結果和成本。使用工作流程自動化,您的組織可以降低對額外資源的需求,因此可以更好地管理成本,並更一致地滿足各種需求。

適用於各產業和部門的 RPA

 

RPA 可以調整為管理各種產業和部門的工作。以下是以下六個產業和部門如何使用機器人程序自動化:

 

  1. 資訊技術

     

    資訊技術 (IT) 部門從 RPA 工具中獲益良多,可提高合規性、減少工作量並降低安全性風險。這些部門經常有大量的問題、票證和安全性相關工作。透過實作 RPA 來處理不需要專家介入的工作 (例如分類票證和軟體更新提醒) ,IT 部門的工作量便可減少。不過,RPA 也可以管理專家工作,例如跨應用程式的合規性檢查,以及基礎結構設定和管理。

     

  2. 人力資源

     

    減少重複性工作所花費的時間,例如員工招募和入職。人力資源可以使用 RPA 軟體快速處理申請,尋找高技術的相關人才。RPA 也可以用來執行例行的入職任務,例如為新員工提供電子郵件和密碼等憑證,以及必要的入職文件。

     

  3. 財務

     

    對於財務團隊而言,資料的正確性和記錄的保存非常重要。RPA 工具提高了簿記和資料管理的正確性和可靠性。RPA 軟體也可以協助財務部門執行簡單或複雜的財務計算、自動化應收帳款的通訊、自動合併及報告,以及驗證付款。

     

  4. 銷售

     

    有了 RPA 解決方案,銷售流程也變得更輕鬆。使用自動化功能,銷售團隊可透過自動化的外展、個人資料更新和獲取新的潛在客戶來增加潛在業務量。RPA 工具也會減少在例行、跨部門工作方面的專業知識需求,讓銷售團隊與其他部門之間能進行更好的共同作業。

     

  5. 行銷

     

    行銷團隊使用機器人程序自動化,可以在幾個方面為他們帶來好處。例如,行銷部門會針對廣告購買、觸發指引、工作流程管理和分析實作 RPA。有了 RPA 軟體,行銷團隊可避免創意流失,並專注於內容建立和傳遞。

     

  6. 營運

     

    RPA 可以簡化和降低不同營運流程的成本。例如,RPA 可用來快速評估查詢,並滿足採購流程中的要求。而針對供應鏈,RPA 可以管理下訂單、訂單通訊和履行,以及付款處理。

深入了解 RPA 工具

當您進一步了解 RPA 工具時,了解 RPA 的功能以及 RPA 與工作流程自動化之間的差異是很重要的。此外,充分了解您的企業需求,然後找到正確的 RPA 解決方案來解決這些需求並改善您的商務程序也非常重要。

 

若要尋找機器人程序自動化工具,請探索像 Microsoft Power Automate 這樣具有強大 RPA 功能的 RPA 工具。

常見問題集

  • 機器人程序自動化的好處,包括節省時間和人力資源、提高 ROI、消除人為錯誤,以及在整個組織中擴展自動化的能力。
  • 工作流程自動化透過自動化商務程序的部分或全部元件來提高生產力,從而使組織受益。
  • 工作流程自動化的好處是程序簡化、生產力和可靠性提高,以及控制成本的能力更強。
  • RPA 用於結構化、以規則為基礎的重複性流程時表現最佳。屬性不斷變化的流程則較不適合 RPA。

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