ما المقصود بأدوات أتمتة سير العمل؟

أنواع أدوات أتمتة سير العمل

بدءًا من إدخال البيانات إلى تعزيز القيادة والمحاسبة، تم تصميم أدوات أتمتة سير العمل لتقليل الإشغال وتحسين العمليات. يساعد هذا في زيادة وقت الشركة ومواردها إلى أقصى حد، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المشروعات ذات التأثير الأكبر التي تتطلب غالبًا المزيد من حل المشكلات والتفكير الإبداعي - وهو شيء لن يتمكن حتى أفضل برامج أتمتة سير العمل من أن تحل محله.

يعد برنامج أتمتة سير العمل جزءًا أساسيًامن إدارة عمليات الأعمال(BPM)، وهناك العديد من الأدوات لتحسين الوظائف الأساسية في مؤسستك وتبسيط المهام اليدوية. تشمل بعض أنواع أدوات أتمتة سير العمل ما يلي:

إدارة المشاريع

ولعل النوع الأكثر شهرة من أدوات أتمتة سير العمل هو أن تطبيقات إدارة المشروعات تساعد على ربط الأشخاص والبيانات والأصول الأخرى معًا لتحسين العمليات. تعمل هذه الأنواع من الأدوات على تحسين التعاون والمساعدة في تحديد تسليم العمل وإدارته وتحسينه عبر فرق متعددة. من خلال إبقاء رؤية المشروع عالية والتواصل مفتوحًا، تتم العمليات في نهاية المطاف بسلاسة وكفاءة أكبر.

المبيعات والتسويق

تعمل أدوات سير عمل المبيعات والتسويق على تسهيل إدارة البيانات الواردة من العملاء المحتملين والعملاء. تستخدم أفضل التطبيقات التحليلات المضمنة للمساعدة في العثور على أوجه القصور وتسريع العمليات عبر قنوات متعددة - بداية من البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة إلى وسائل التواصل الاجتماعي. لا تكرر أدوات الأتمتة هذه نفس المهمة في كل مرة؛ في الواقع، يقوم الكثيرون بإنشاء سير عمل لإرسال محتوى تسويقي مخصص بناءً على سلوك العميل.

خدمة العملاء
 

تساعد أدوات سير عمل خدمة العملاء في تعيين التذاكر تلقائيًا للوكلاء، وإرسال ردود تلقائية على الأسئلة الشائعة، ووضع علامات تلقائية على التذاكر بناءً على السؤال المقدم. من خلال أتمتة سير عمل خدمة العملاء، يمكن للشركات حل المزيد من مشكلات العملاء بشكل أسرع مما يؤدي إلى توفير الوكلاء المباشرين للمشكلات الأكثر تعقيدًا.

الشؤون المالية
 

تساعد أدوات أتمتة سير عمل الشؤون المالية الشركات على الحفاظ على العمليات المالية منظمة ومتوافقة ومتناسقة. قد تساعد هذه الأنواع من مهام سير العمل في العمليات اليومية مثل الموافقات على الميزانية، والفواتير، وطلبات الشراء والمصروفات، والإدخالات المحاسبية.

الموارد البشرية
 

تساعد أدوات سير العمل في الموارد البشرية على أتمتة التوثيق وتقليل الرقابة الإدارية، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويوفر دعمًا أفضل للموظفين. قد تساعد هذه الأنواع من الأدوات في إدارة التوظيف الجديد، والجداول الزمنية، ومنشورات الوظائف، وطلبات الإجازات مما يمنح متخصصي الموارد البشرية مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام ذات القيمة العالية.

كيفية اختيار أفضل أدوات أتمتة سير العمل لاحتياجات شركتك

عند اختيار أفضل أداة أتمتة لسير العمل لمؤسستك، من المهم أولاً تحليل العمليات الحالية وتحديد الصعوبات وفهم الفرق التي ستستخدم الأدوات. بمجرد التوصل إلى فهم أفضل لاحتياجات أعمالك، ابحث عن الميزات التالية عند مقارنة حلول مختلفة:

• واجهة سهلة الاستخدام وتنقل بسيط.
  
  
• الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لمعالجة المستندات الذكية (IDP).
  
  
• تكامل سلس مع أدوات الجهات الخارجية والتطبيقات التي تستخدمها كل يوم.
  
  
• تدفقات عمل قابلة للتخصيص.
  
  
• قابلية التشغيل المستندة إلى السحابة.
  
  
• تحليلات البيانات والإبلاغ في الوقت الحقيقي.
  
  
• تعزيز الأمان وحماية البيانات.
  
  
• قابلية التوسع لتلبية احتياجات الأعمال المتطورة.