Proč podniky přijímají nástroje RPA

Jak jsou na tom nástroje RPA ve srovnání s jinými řešeními automatizace procesů?

Abyste porozuměli výhodě nástrojů RPA v porovnání s jinými řešeními automatizace pracovních postupů, je dobré pochopit rozdíl mezi automatizací a RPA. Automatizace pracovních postupů používá technologii ke snížení ručních kroků v obchodním procesu, ale přesto vyžaduje, aby proces dokončila osoba. Nástroje RPA vytvářejí roboty pro práci s grafickým uživatelským rozhraním, aby nebyl nutný žádný zásah člověka. Může se jednat o procesy, ve kterých musí lidé nadále iniciovat úkoly, nebo se může jednat o bezobslužné procesy, které jsou plně automatizované.

Nástroje RPA vyžadují minimální nebo žádné kódování, a protože boti používají stejnou infrastrukturu a řešení jako zaměstnanci, nemusíte měnit základní architekturu. Firemní uživatelé řídí řešení RPA. Ve skutečnosti jsou některá řešení RPA navržená pro amatérské vývojáře – zaměstnance bez technického vzdělání – kteří můžou automatizovat ruční procesy, se kterými každý den pracují. S minimálním nebo žádným zapojením IT můžete optimalizovat provoz a zlepšit spokojenost zaměstnanců, aniž byste museli platit náklady na tradiční vývoj.

RPA se také liší od tradičních nástrojů pro automatizaci procesů následujícími způsoby:

• Tradiční automatizační procesy mohou vyžadovat změnu části nebo celé technologické infrastruktury. Boti RPA pracují v grafickém uživatelském rozhraní a interagují s jinými systémy stejně jako lidé.
• Roboty RPA jsou dostatečně flexibilní, aby automatizovaly procesy pro více aplikací.
• Protože roboty RPA jsou určeny pro opakující se obecné procesy, jako je zadávání dat, jsou škálovatelné a snadněji upgradovatelné než řešení pracovního postupu, které je navrženo pro jeden proces.

Zatímco software RPA vytváří hodnotu zvyšováním efektivity opakovaných pracovních postupů založených na pravidlech, některé procesy je nejlepší nechat vašim zaměstnancům. Obecně platí, že procesy, které využívají mnoho nestrukturovaných dat nebo grafických informací a jsou závislé na rychle se měnících parametrech, je nejlepší ponechat ke správě kreativním zaměstnancům.

Role RPA dnes a v budoucnu

V současné době je o softwaru RPA hodně slyšet, protože se společnosti učí ho používat a sledují výhody, které nabízí, například úsporu času a nákladů. Stejně jako všechny technologie se RPA stane sofistikovanějším a bude se měnit podle obchodních potřeb. Tady je několik predikcí, jak se nástroje RPA můžou vyvíjet:

• Hlubší integrace s umělou inteligencí. Jak bude u RPA docházet k pokroku, budou podniky pravděpodobně objevovat nové způsoby, jak ji spojit s technologií vyšší úrovně, jako je umělá inteligence, strojové učení, nebo dokonce internet věcí (IoT) – a některé společnosti už to udělaly. Hyperautomatizace neboli inteligentní automatizace rozšiřuje druhy úkolů, které mohou nástroje RPA provádět, a dává jim možnost automatizovat řadu složitých úkolů.
• Složitější automatizace. Firmy používají RPA k automatizaci všech druhů rutinních úkolů, ale sloučením s AI a strojovým učením se odemkne zcela nová řada úkolů, které může zjednodušit. Firmy mohou například v současné době k digitalizaci dokumentů používat nástroje RPA, ale nástroje RPA s podporou AI by také mohly porozumět obsahu dokumentů a efektivně a bez chyb ho klasifikovat.
• Levnější a přístupnější. Když se nástroje RPA poprvé objevily na trhu, bylo obtížnější je použít a byly drahé. Protože se ale poptávka po softwaru RPA zvýšila, nabízí ho teď více společností. Pokud budou k dispozici další možnosti, ceny pravděpodobně klesnou a funkce budou konkurenceschopnější.

Klíčové funkce softwaru RPA

Na trhu je teď spousta nástrojů RPA, každý s jinými funkcemi. Toto jsou však základní funkce, které by měl dobrý software RPA nabídnout:

• Interoperabilita: Váš software RPA by měl fungovat s vašimi stávajícími počítačovými aplikacemi, webovými aplikacemi a dalšími významnými softwarovými aplikacemi. Také by měl být schopen se připojit k systémovým rozhraním API, číst z databází a zapisovat do nich.
• Rozšiřování dat. Váš software by měl být schopen extrahovat data z webů a sociálních sítí.
• Zpracování různých datových typů. Je důležité, aby váš software dokázal extrahovat a vkládat data, kombinovat data z více zdrojů a řídit se podmíněnými příkazy jako if/else.
• Programovací rozhraní. Programovatelné rozhraní je důležité. Software RPA může poskytovat inteligentní nebo kognitivní funkce pro konfiguraci botů pro rozhodování a pomáhá tak vaší firmě pracovat efektivněji. Boti mohou například pomáhat reagovat na lístky podpory IT, čímž zbaví tým IT administrativní zátěže a umožní jim soustředit se na jiné iniciativy. Některé softwarové možnosti dokonce poskytují metody bez psaného kódu pro programování botů, ale všechny nástroje RPA by měly být schopné pracovat s různými druhy aplikací, e-mailů, souborů a složek.

Výběr softwaru RPA a práce s ním

Když začnete vyhodnocovat dostupné nástroje RPA, mějte na paměti, jaké druhy procesů plánujete automatizovat. Do každého nástroje pro robotickou automatizaci procesů jsou integrované jiné ovládací prvky a příkazy, které určují jeho schopnosti, proto se ujistěte, že odpovídají vašim cílům automatizace pracovních postupů. Zkuste také najít opakovaně použitelné komponenty a ujistěte se, že vaši boti mohou snadno fungovat ve vašich stávajících systémech.

Při výběru správného softwaru RPA pro svou organizaci zohledněte následující kritéria:

• Snadné použití. Software RPA by měl být dostatečně jednoduchý, aby v něm uživatel s omezenými programovacími dovednostmi zvládl vytvořit automatizaci a pak nakonfigurovat pracovní postup. Existují dokonce i nabídky RPA s malým množstvím napsaného kódu, které můžou amatérští vývojáři bez IT dovedností využít k automatizaci svých pracovních postupů. Software, který zvolíte, by měl nabízet integrované, rozšiřitelné příkazy, průvodce a rozhraní GUI.
• Flexibilita. Software by vám měl umožňovat konfigurovat vlastní funkce, aniž byste museli připlácet za přizpůsobení dodavatelem. Měl by být také schopen zvládnout různé případy použití a různá množství dat a zároveň si zachovat konzistentní výkon.
• Škálovatelnost. Software RPA by se měl rychle škálovat, aby vyhovoval provozním požadavkům vaší firmy a zvládl aktualizace. Tento software by měl být také schopen spouštět více botů a více pracovních toků.

Jak průmyslová odvětví používají software RPA

Různé druhy firem nalezly způsob, jak využívat výhod softwaru RPA. Například odvětví, jako je zdravotnictví, můžou pomocí RPA sjednávat schůzky, zadávat údaje o pacientech, zpracovávat žádosti a spravovat fakturaci. Takto používají ostatní odvětví nástroje RPA k transformaci svých procesů:

• Maloobchod.. Aktualizace objednávek, expedice produktů a sledování zásilek.
• Telekomunikace. Monitorování, správa dat o podvodech a aktualizace údajů o zákaznících.
• Bankovnictví. Zvýšení efektivity práce, přesnosti dat a zabezpečení.
• Pojišťovnictví. Správa pracovních procesů, zadávání údajů o zákaznících a pomoc při spouštění aplikací.
• Výroba. Pomoc s procesy dodavatelského řetězce, fakturace za materiály, zákaznický servis a podpora a správa.

Omezení nástrojů RPA

Software RPA nabízí mnoho výhod, ale nemůže dělat všechno. I když technologie roste, stále funguje nejlépe jako součást sítě jiných technologií, ještě to není komplexní řešení, které může vyřešit každou provozní výzvu.

V současné době je RPA technologie založená na pravidlech a nejlépe funguje se strukturovanými daty nebo informacemi, které se řídí předem určeným datovým modelem. Aby fungovala úspěšně, musíte boty naprogramovat tak, aby udělali to, co chcete, a oni budou fungovat pouze v rámci těchto parametrů. Pokud ho nezkombinujete s technologiemi AI nebo strojového učení, bude vaše řešení RPA schopné pouze dodržovat pravidla, která přiřadíte, a nebude rozumět obsahu, ke kterému přistupuje, ani ho interpretovat.

Pokud například chcete, aby nástroj RPA zpracovával informace z faktur nebo jiných dokumentů, musí mít všechny tyto dokumenty stejný formát. Nástroj nemůže zpracovat žádné soubory, které formát nesplňují. Z tohoto důvodu nejsou nástroje RPA vhodné pro nestrukturovaná data nebo informace, které nedodržují předem určený datový model.

Nástroje RPA se navíc neučí ani nepřizpůsobují. Pokud se vaše obchodní procesy změní, budete muset boty přeprogramovat tak, aby fungovali s novými procesy, což může být časově náročné. A pokud váš nástroj RPA není kompatibilní s vašimi novými procesy, vaše investice do něj může být krátkodobá. Abyste se tomuto problému vyhnuli, zvažte před přijetím nástroje RPA, jak pravděpodobné je, že se vaše procesy a technologie změní.

Jak pomoci zajistit úspěch pomocí nástrojů RPA

Stejně jako u jakékoli jiné technologie závisí váš úspěch se softwarem RPA na tom, jak ho použijete. Ani ty nejlepší nástroje nemůžou opravit zásadně nefunkční proces, proto je důležité zamyslet se nad tím, které úlohy automatizujete. Správný nástroj RPA používaný ve správném kontextu s konkrétním měřitelným cílem může předefinovat to, jak bude efektivita ve vaší společnosti vypadat. Při zahájení automatizace procesů s využitím technologie RPA mějte na paměti následující osvědčené postupy:

• Seznamte se s procesem, který chcete automatizovat. Proveďte audit všech provozních procesů a zjistěte, které úlohy jsou pro RPA nejvhodnější. Nezapomeňte, že nástroje RPA obecně nedokážou porozumět informacím, takže pokud také neplánujete začlenit umělou inteligenci, zvolte proces, který má jasně definované parametry a nepotřebuje mnoho lidských zásahů ani dohledu, jako je plánování schůzek nebo zpracování faktur. Některý software, např. Microsoft Power Automate, nabízí možnosti, které vám pomůžou identifikovat správné procesy k automatizaci.
• Vyberte správný nástroj. Po určení procesů, které chcete automatizovat, najděte nástroje, které tento druh práce nejlépe podporují. Různé nástroje mají různé silné stránky, proto je vyhodnoťte na základě schopností, ceny, snadnosti implementace a toho, jak dobře fungují s vaším stávajícím softwarem.
• Vyškolte své zaměstnance. Naučit své zaměstnance, jak používat – a případně změnit nebo udržovat – váš nástroj RPA, je skvělý způsob, jak pomoci zajistit jeho trvalou hodnotu a zvýšit přijetí těchto nástrojů v celé společnosti.
• Měřte své výsledky. Před implementací a po ní sledujte klíčové ukazatele výkonu (KPI), jako je produktivita zaměstnanců, přesnost zadávání dat, počet naplánovaných schůzek nebo zpracované dokumenty. Pokud se vaše KPI po implementaci nezlepší, může to být známka toho, že jste vybrali špatné procesy nebo jste svým botům nastavili špatné parametry.