Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?

Die Daten haben einen Sättigungspunkt erreicht. Organisationen verfügen heutzutage oft über so viele Daten, dass es schwierig ist, zu erkennen, welche Informationen wertvoll sind und welche nutzlos sind. Das Mining großer Datenmengen für verwertbare Informationen kann kostspielig und zeitaufwändig sein. Hier kommt die intelligente Dokumentverarbeitung (IDP) ins Spiel.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie zur Workflowautomatisierung, die aussagekräftige Informationen aus großen Datenströmen scannt, liest, extrahiert kategorisiert und organisiert. Die Technologie kann viele verschiedene Arten von Dokumenten verarbeiten: Papiere, PDFs, Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen und eine Vielzahl anderer Formate. Die primäre Funktion von IDP besteht darin, wertvolle Informationen in großen Datasets ohne menschliche Eingaben zu extrahieren.

Es gibt mehrere Vorteile, einige Ihrer Dokumentverarbeitungen über IDP zu automatisieren. Durch künstliche Intelligenz kann IDP die Notwendigkeit manueller Dateneingabe- und Verarbeitungsmitarbeiter beseitigen. Dies erhöht nicht nur die Geschwindigkeit, mit der Daten verarbeitet werden können, sondern senkt auch die Kosten dafür – und reduziert gleichzeitig menschliche Fehler für mehr Effizienz.

Moderne Organisationen verfügen in der Regel über große Mengen an drei Arten von Daten: strukturierte, unstrukturierte und halbstrukturierte Daten. Strukturierte Daten werden von menschlichen Datenverarbeitern organisiert und einfacher gelesen. Unstrukturierte Daten hingegen sind zeitaufwändig für die Verarbeitung und Analyse. Teilweise strukturierte Daten werden dazwischen geordnet. Intelligente Dokumentverarbeitungslösungen sind in der Lage, die Datenverarbeitung für strukturierte, unstrukturierte und teilweise strukturierte Daten zu automatisieren.

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Wie funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung?

Die intelligente Dokumentenverarbeitung umfasst nur wenige Schritte.

Es beginnt mit der intelligenten Dokumenterkennung, wenn IDP komplexe Deep Learning KI-Technologie verwendet, um Dokumente zu scannen und zu klassifizieren. Diese Technologie kann in bis zu 190 Sprachen trainiert werden und ist in der Lage, Dokumente ähnlich wie ein Datenverarbeitungsmitarbeiter zu lesen und zu interpretieren.

Nachdem Ihre Daten klassifiziert wurden, beginnt die intelligente Dokumentautomatisierungssoftware damit, die nützlichen Daten für Ihre Organisation zu extrahieren. Die Extraktion erfolgt durch kognitive KI-Technologien, die bestimmte Datenelemente aus dem größeren Dokument identifizieren. IDP organisiert dann die relevanten Daten und stellt sie in einem leicht zugänglichen Format dar.

Wenn Ihr Unternehmen über große Mengen an strukturierten, halbstrukturierten oder unstrukturierten Daten verfügt, ist die intelligente Dokumentenverarbeitung im Rahmen Ihrer Geschäftsprozessmanagement-Strategie eine erwägenswerte Investition.

Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Die intelligente Dokumentverarbeitung wurde demonstriert, um Geschäftsprozesse zu verbessern und die Effizienz des Teams zu steigern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile für die Automatisierung der Dokumentverarbeitung:

Erhöhen Sie die Genauigkeit Ihrer Verarbeitung mit intelligenter Dokumentverarbeitung. Die Fehlerquote bei menschlichen Datenverarbeitern ist viel höher als bei IDP.
Senken Sie die Kosten der Verarbeitung von Dokumenten, indem Sie einige Ihrer Workflows automatisieren. Die manuelle Dokumentverarbeitung kostet durchschnittlich 6 bis 8 USD pro Dokument. Die Kosten für die automatisierte Dokumentverarbeitung pro Dokument sind erheblich niedriger.
Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, effektivere Arbeit zu leisten. Wenn Mitarbeitende nicht mehr stumpfsinnig zeitintensive Dokumente bearbeiten müssen, können sie ihre Aufmerksamkeit auf andere Dinge richten.

Was ist der Unterschied zwischen intelligenter und automatisierter Dokumentenverarbeitung?

Die automatisierte Dokumentverarbeitung ist eine verwandte, aber sehr andere Technologie als IDP. Die automatisierte Dokumentverarbeitung wird hauptsächlich zum Digitalisieren von Papierdokumenten verwendet. Durch das Erstellen digitaler Kopien von Papierdokumenten können sie indiziert und innerhalb einer Datenbank durchsucht werden. Dies ist für Organisationen wie die Straßenverkehrsbehörde (Department of Motor Vehicles, DMV) von entscheidender Bedeutung, die auf Papierdokumente angewiesen sind, aber ihre Daten digitalisieren müssen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine Geschäftsprozessmanagement-Software, die Papierdokumente digitalisieren und indizieren kann. Sie geht jedoch noch einige Schritte weiter, indem sie wertvolle Informationen und Erkenntnisse aus den Daten in Papierdokumenten (oder anderen Arten von Dokumenten) herausfiltert, anstatt nur den computergestützten Zugriff darauf zu ermöglichen.

Auswählen einer Softwarelösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung

Die Auswahl der besten Software zur intelligenten Dokumentverarbeitung für Ihr Unternehmen erfolgt in mehreren Schritten.

Der erste Schritt bei der Auswahl eines IDP besteht darin, die Datenverarbeitungsanforderungen Ihrer Organisation zu identifizieren. Verfügen Sie über strukturierte oder unstrukturierte Daten? In welchem Format befinden sich die meisten Daten? Wie viel Ihrer Datenverarbeitung möchten Sie automatisieren?
Als Nächstes sollten Sie bewerten, welche Ihrer Daten sich ideal für die intelligente Dokumentverarbeitung eignen. Überlegen Sie, wie zeitaufwändig jedes Ihrer Datasets zu verarbeiten ist und was Ihrer Organisation am meisten durch die Automatisierung von Vorteil wäre. Die Dokumente, deren manuelle Verarbeitung am längsten dauert, sind möglicherweise gute Kandidaten für IDP.
Nachdem Sie die Dokumentverarbeitungsworkflows identifiziert haben, die Sie automatisieren möchten, können Sie sich für intelligente Dokumentverarbeitungssoftware entscheiden. Sie sollten Ihre Entscheidung basierend auf der Nachfrage nach Automatisierung und den Anforderungen Ihrer Organisation an die automatisierte Dokumentverarbeitung treffen. Hier sind einige Fragen, die Sie möglicherweise stellen, um Ihre Wahl zu treffen:

Wie schnell lässt sich die Lösung zur intelligenten Dokumentenautomatisierung implementieren?
Wie pflegeleicht ist die Software?
Welchen Grad an Support bietet das Softwareunternehmen für seine Dienste zur intelligenten Dokumentenautomatisierung?
Kann die intelligente Dokumentenerkennungstechnologie in der Software alle Dokumente lesen, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden?
Wird die Genauigkeit der Software Ihre Fehlerquote signifikant verbessern?

Anwendungsfälle für intelligente Dokumentenverarbeitung

IDP wird branchenübergreifend verwendet. Hier finden Sie einige Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung:

Finanzabteilungen können Kreditorenfunktionen wie die Rechnungsverarbeitung automatisieren.
Personalmanagement-Abteilungen sind in der Lage, Lebensläufe zu verarbeiten, Mitarbeiter zu überprüfen und Mitarbeiterbefragungen und andere HR-Daten mit IDP zu verarbeiten.
Regierungsbehörden verwalten Genehmigungen, stellen elektronische Dokumente aus und bearbeiten Anträge mit einer Software zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.
Versicherungsunternehmen nutzen die automatisierte Dokumentenverarbeitung, um Ansprüche zu bearbeiten, Betrug zu erkennen, Versicherungspolicen zu prüfen und die Dokumentenverarbeitung Ihres Unternehmens zu beschleunigen.
Rechtskanzleien können rechtsrelevante Daten mit IDP genauer verarbeiten, archivieren und verwalten als mit der manuellen Dokumentenverarbeitung.

Dies sind nur einige der Sektoren, in denen die intelligente Dokumentverarbeitung verwendet wird, um Workflows für die Datenverarbeitung zu beschleunigen und zu verbessern. Wenn Sie mit der richtigen Software arbeiten, bietet IDP eine breite Palette von Anwendungen und Vorteilen für die meisten Organisationen.

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Mithilfe der intelligenten Dokumentverarbeitung in Ihrer Organisation können Sie nützliche Daten aus Ihren Dokumenten mit weniger menschlichen Fehlern zu geringeren Kosten sammeln. Da IDP Ihre Mitarbeitenden von großen Mengen mühsamer Datenverarbeitung befreit, extrahiert es aussagekräftige Datenerkenntnisse für Sie in benutzerfreundlichen, zugänglichen Formaten.

IDP ist nur eine der Workflow-Automatisierungen, die durch Power Automate ermöglicht werden und die wiederholte Aufgaben eliminieren und die Arbeit effizienter machen. Mit Low-Code-Tools und Drag-and-Drop-Funktionen können Sie mit Power Automate innovative Wege finden, um Dinge zu erledigen.

Weitere Informationen

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie zur Workflowautomatisierung, die aussagekräftige Informationen aus großen Datenströmen scannt, liest, extrahiert und organisiert.
Die intelligente Dokumentverarbeitung verwendet intelligente Dokumenterkennungstechnologie, um Dokumente zu klassifizieren, und verarbeitet ihre Daten dann mit der Mustererkennungstechnologie. Nachdem das Dokument verarbeitet wurde, extrahiert IDP-Software aussagekräftige Daten und stellt sie in einem barrierefreien Format zusammen.
Die intelligente Dokumentenverarbeitung erhöht nachweislich die Genauigkeit, Effizienz und Geschwindigkeit der Datenverarbeitung in Unternehmen aller Branchen.
Die automatisierte Dokumentenverarbeitung dient in erster Linie der Digitalisierung von Papierdokumenten. Bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung werden viele verschiedene Arten von Dokumenten vollständig verarbeitet und die relevanten Daten strukturiert – menschliche Datenverarbeiter sind überflüssig.
Die Implementierung intelligenter Dokumentsoftware beginnt mit einer Bewertung Ihrer Dokumentverarbeitungsworkflows, um zu bestimmen, welche automatisiert werden können. Sobald Sie die Dokumente kennen, die Sie automatisieren möchten, sollten Sie die Workflows identifizieren, die die höchste Genauigkeit erfordern, und ihre Automatisierung damit beginnen.
Die intelligente Dokumentenverarbeitung kann branchenübergreifend eingesetzt werden, von Versicherungsunternehmen bis hin zu Regierungsbehörden, um die Verarbeitung vieler verschiedener Arten von Daten zu beschleunigen und zu verfeinern.

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