Warum Unternehmen RPA-Tools einsetzen

Wie schneiden RPA-Tools im Vergleich mit anderen Lösungen zur Prozessautomatisierung ab?

Um den Vorteil von RPA-Tools im Vergleich mit anderen Lösungen zur Workflowautomatisierung zu verstehen, ist es hilfreich, den Unterschied zwischen Automatisierung und RPA zu kennen. Weitere Informationen über WorkflowautomatisierungWorkflowautomatisierung verwendet Technologie, um die manuellen Schritte in einem Geschäftsprozess zu reduzieren, erfordert aber dennoch, dass eine Person den Prozess durchführt. RPA-Tools erstellen Roboter, die die grafische Benutzeroberfläche durchlaufen, sodass kein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dabei kann es sich um beaufsichtigte Prozesse handeln, bei denen Menschen die Aufgaben weiterhin initiieren müssen, oder um unbeaufsichtigte Prozesse, die vollständig automatisiert sind.

RPA-Tools erfordern nur wenig oder gar keine Programmierung, und da die Bots die gleiche Infrastruktur und die gleichen Lösungen verwenden wie die Mitarbeiter, müssen Sie Ihre zugrunde liegende Architektur nicht ändern. Geschäftskunden fördern RPA-Lösungen. Tatsächlich sind einige RPA-Lösungen für Citizen Developer (Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund) konzipiert, die die manuellen Prozesse automatisieren können, an denen sie täglich arbeiten. Mit minimaler oder ganz ohne IT-Beteiligung können Sie den Betrieb optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, ohne die Kosten für die herkömmliche Entwicklung zu bezahlen.

RPA unterscheidet sich von herkömmlichen Tools zur Prozessautomatisierung außerdem wie folgt:

• Bei herkömmlichen Automatisierungsprozessen kann es erforderlich sein, die Technologieinfrastruktur teilweise oder vollständig zu ändern. RPA-Bots arbeiten in der grafischen Benutzeroberfläche und interagieren mit anderen Systemen auf die gleiche Weise wie Menschen.
• RPA-Bots sind flexibel genug, Prozesse für mehrere Anwendungen zu automatisieren.
• Weil sich RPA-Bots für wiederkehrende allgemeine Tätigkeiten wie Dateneingaben eignen, lassen sie sich einfacher skalieren und aktualisieren als eine Workflowlösung, die für einen einzelnen Prozess entwickelt wurde.

Während RPA-Software einen Mehrwert schafft, indem sie die Effizienz von sich wiederholenden, regelbasierten Workflows verbessert, bleiben einige Tätigkeiten am besten Ihren Mitarbeitern überlassen. Im Allgemeinen sollten Tätigkeiten, die viele unstrukturierte Daten oder grafische Informationen verwenden und von sich schnell ändernden Parametern abhängig sind, ihren kreativen Mitarbeitern überlassen werden.

RPA heute und in Zukunft

Derzeit ist RPA-Software sehr präsent, da Unternehmen lernen, sie zu verwenden, und die Vorteile, die sie bietet (z. B. Zeit- und Kosteneinsparungen), aus erster Hand beobachten. Wie alle Technologien wird RPA jedoch komplexer und ändert sich, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Im Folgenden finden Sie einige Vorhersagen für mögliche Entwicklungen bei RPA-Tools:

• Umfassendere Integration in KI. Im Zuge des RPA-Fortschritts werden Unternehmen wahrscheinlich neue Möglichkeiten entdecken, sie mit neuartigen Technologien wie KI, Machine Learning oder sogar dem Internet der Dinge (IoT) zu verknüpfen, und einige Unternehmen haben dies bereits getan. Hyperautomatisierung oder intelligente Automatisierung erweitert die Aufgaben, die RPA-Tools ausführen können, und bietet ihnen die Möglichkeit, eine Vielzahl komplexer Aufgaben zu automatisieren.
• Komplexere Automatisierungen. Unternehmen verwenden RPA, um alle Arten von alltäglichen Aufgaben zu automatisieren, aber die Kombination mit KI und Machine Learning ermöglicht eine ganz neue Palette von Aufgaben, die sie optimieren kann. Beispielsweise können Unternehmen derzeit RPA-Tools verwenden, um Dokumente zu digitalisieren, aber RPA-Tools mit eingebetteter KI könnten auch den Inhalt der Dokumente verstehen und ihn effizient und fehlerfrei klassifizieren.
• Kostengünstiger und leichter erhältlich. Als RPA-Tools zuerst auf den Markt kamen, war der Erwerb schwierig und teurer. Da die Nachfrage nach RPA-Software jedoch gestiegen ist, bieten jetzt mehr Unternehmen sie an. Wenn mehr Optionen verfügbar sind, fallen die Preise wahrscheinlich, und die Features werden wettbewerbsfähiger.

Hauptfunktionen von RPA-Software

Viele RPA-Tools sind jetzt auf dem Markt, und alle bieten unterschiedliche Features. Im Folgenden sind die Kernfunktionen aufgeführt, die eine gute RPA-Software mindestens bieten sollte:

• Interoperabilität. Ihre RPA-Software sollte mit Ihren vorhandenen Desktopanwendungen, Webanwendungen und anderen wichtigen Softwareanwendungen funktionieren. Sie sollte auch in der Lage sein, eine Verbindung mit System-APIs herzustellen und in Datenbanken zu lesen/zu schreiben.
• Datenerweiterung. Die Software muss Daten aus Websites und sozialen Netzwerken extrahieren können.
• Verarbeitung verschiedener Datentypen. Entscheidend ist, dass die Software Daten extrahieren, eingeben und aus mehreren Quellen kombinieren sowie bedingte Anweisungen wie „as if“ und „else“ befolgen kann.
• Programmierschnittstellen. Eine programmierbare Schnittstelle ist wichtig. RPA-Software kann intelligente oder kognitive Funktionen zum Konfigurieren von Bots bereitstellen, um Entscheidungen zu treffen, sodass Ihr Unternehmen effizienter arbeiten kann. Bots können z. B. dabei helfen, auf IT-Supporttickets zu reagieren, wodurch das IT-Team von einem gewissen Verwaltungsaufwand entlastet wird, sodass es sich auf andere Initiativen konzentrieren kann. Einige Softwareoptionen bieten sogar No-Code-Methoden zum Programmieren von Bots, aber alle RPA-Tools sollten mit verschiedenen Arten von Anwendungen, E-Mails, Dateien und Ordnern interagieren können.

Eine RPA-Software auswählen und verwenden

Wenn Sie mit der Evaluierung der verfügbaren RPA-Tools beginnen, denken Sie daran, welche Arten von Prozessen Sie automatisieren möchten. In jedes RPA-Tool sind verschiedene Steuerelemente und Befehle integriert, die seine Funktionen vorgeben. Stellen Sie daher sicher, dass sie zu Ihren Zielen für die Workflowautomatisierung passen. Versuchen Sie außerdem, wiederverwendbare Komponenten zu finden, und stellen Sie sicher, dass Ihre Bots in Ihren vorhandenen Systemen problemlos funktionieren.

Beachten Sie bei der Auswahl einer geeigneten RPA-Software für Ihr Unternehmen folgende Kriterien:

• Benutzerfreundlich. RPA-Software sollte für Personen mit eingeschränkten Programmierkenntnissen einfach genug sein, um die Automatisierung zu erstellen und dann einen Workflow in der RPA-Software zu konfigurieren. Es gibt sogar einige Low-Code-RPA-Angebote, mit denen Citizen Developer ohne IT-Kenntnisse ihre Workflows automatisieren können. Die von Ihnen ausgewählte Software sollte integrierte, erweiterbare Befehle, Assistenten und grafische Benutzeroberflächen bieten.
• Flexibel. Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Features zu konfigurieren, ohne den Anbieter für die Anpassung zusätzlich bezahlen zu müssen. Sie sollte auch in der Lage sein, verschiedene Anwendungsfälle und unterschiedliche Datenmengen zu verarbeiten und gleichzeitig eine konsistente Leistung zu gewährleisten.
• Skalierbar. RPA-Software sollte schnell skaliert werden können, um die betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen und Updates zu berücksichtigen. Die Software sollte auch in der Lage sein, mehrere Bots und mehrere Workflows auszuführen.

RPA in verschiedenen Branchen

Alle Arten von Unternehmen haben eine Möglichkeit gefunden, von RPA-Software zu profitieren. Beispielsweise können Branchen wie das Gesundheitswesen RPA verwenden, um Termine zu vereinbaren, Patientendaten einzugeben, Forderungen zu verarbeiten und die Abrechnung zu verwalten. Im Folgenden erfahren Sie, wie andere Branchen RPA-Tools verwenden, um ihre Prozesse zu transformieren:

• Einzelhandel. Bestellungen aktualisieren, Produkte verschicken und Lieferungen verfolgen.
• Telekommunikation. Überwachen, Betrugsdaten verwalten, Kundendaten aktualisieren.
• Bankwesen. Arbeitseffizienz, Datengenauigkeit und Sicherheit verbessern.
• Versicherungen. Arbeitsvorgänge verwalten, Kundendaten eingeben, Anwendungsausführung unterstützen.
• Fertigung. Lieferkettenprozesse unterstützen, Material abrechnen, Kundendienst und -support sowie Verwaltung.

Die Grenzen von RPA-Tools

RPA-Software bietet viele Vorteile, kann aber nicht alles erledigen. Obwohl die Technologie zunehmend erweitert wird, funktioniert sie nach wie vor am besten zusammen mit anderen Technologien. Bisher ist RPA keine allumfassende Lösung, mit der alle betrieblichen Probleme gelöst werden können.

Momentan ist RPA eine regelbasierte Technologie, die sich am besten für strukturierte Daten oder Informationen eignet, die einem vorab festgelegten Datenmodell folgen. Damit RPA erfolgreich angewendet werden kann, müssen die Bots entsprechend der von ihnen erwarteten Tätigkeit programmiert werden. Sie funktionieren dann nur im Rahmen dieser Parameter. Sofern Sie die RPA-Lösung nicht mit KI oder maschinellem Lernen kombinieren, kann sie nur die Regeln befolgen, die Sie zuweisen, nicht aber die Inhalte verstehen oder auslegen, auf die sie zugreift.

Damit ein RPA-Tool z. B. Informationen aus Rechnungen oder anderen Papierdokumenten verarbeiten kann, müssen diese Dokumente alle das gleiche Format haben. Das Tool kann keine Dateien verarbeiten, die von diesem Format abweichen. Daher eignen sich RPA-Tools nicht für unstrukturierte Daten oder Informationen, die keinem vorab festgelegten Datenmodell folgen.

Zudem lernen RPA-Tools weder dazu noch passen sie sich an. Wenn sich Ihre Geschäftsprozesse ändern, müssen die Bots neu programmiert werden, damit sie mit den neuen Prozessen funktionieren. Das kann zeitaufwändig sein. Ist das RPA-Tool nicht kompatibel mit den neuen Prozessen, waren die Investitionen diesbezüglich eventuell nur von geringem Nutzen. Um dieses Problem zu vermeiden, überlegen Sie vor der Einführung eines RPA-Tools, wie wahrscheinlich es ist, dass sich Ihre Prozesse und Technologien ändern.

Mehr Erfolg mit RPA-Tools

Wie bei allen Technologien hängt der Erfolg der RPA-Software davon ab, wie sie eingesetzt wird. Ein nicht funktionierender Prozess lässt sich auch mit den besten Tools nicht reparieren. Suchen Sie die zu automatisierenden Aufgaben daher sorgfältig aus. An geeigneter Stelle mit einem klaren und messbaren Ziel angewendet, kann ein passendes RPA-Tool neue Maßstäbe in Sachen Effizienz in Ihrem Unternehmen setzen. Beachten Sie bei der Nutzung von RPA-Technologien zur Automatisierung von Prozessen die folgenden bewährten Methoden:

• Prüfen Sie den zu automatisierenden Prozess. Überwachen Sie alle Ihre betrieblichen Prozesse, um herauszufinden, welche Aufgaben am besten für RPA geeignet sind. Denken Sie daran, dass RPA-Tools Informationen im Allgemeinen nicht verstehen. Sofern Sie also keine KI einbinden möchten, entscheiden Sie sich für einen Prozess mit klar definierten Parametern und bei dem nur wenig menschliche Eingriffe oder Kontrollen erforderlich sind, wie z. B. Terminplanung oder Rechnungsverarbeitung. Einige Softwareprodukte, z. B. Microsoft Power Automate, bieten Funktionen, mit denen Sie die richtigen Prozesse zum Automatisieren identifizieren können.
• Wählen Sie das richtige Tool aus. Nachdem Sie die Prozesse ermittelt haben, die Sie automatisieren möchten, finden Sie die Tools, die diese Art von Arbeit am besten unterstützen. Alle Tools weisen unterschiedliche Stärken auf. Bedenken Sie bei Ihrer Auswahl daher Funktionsspektrum, Preis, leichte Implementierung und wie gut sie zusammen mit der vorhandenen Software funktionieren.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Indem Sie die Mitarbeiter in der Verwendung des RPA-Tools – und schließlich auch in seiner Änderung oder Pflege – schulen, sorgen Sie dafür, dass das Tool seinen Mehrwert behält und schnell im gesamten Unternehmen eingesetzt wird.
• Messen Sie Ihre Ergebnisse. Überwachen Sie vor und nach der Implementierung wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), wie die Mitarbeiterproduktivität, die Genauigkeit der Datenerfassung und die Anzahl der vereinbarten Termine oder verarbeiteten Dokumente. Verbessern sich die KPIs nach der Implementierung nicht, kann dies darauf hindeuten, dass Sie die falschen Prozesse ausgewählt oder den Bots die falschen Parameter zugewiesen haben.