Τι είναι το BPMS;

Πώς βοηθά το BPMS την επιχείρησή μου;

Το BPMS σάς δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών , ώστε να απλοποιήσετε ποικίλες εργασίες, διασφαλίζοντας ότι οι διεργασίες παρακολουθούνται για δραστηριότητες όπως την αναθεώρηση και έγκριση εγγράφων, τη διαχείριση εγγράφων, την προσθήκη ανθρώπινου δυναμικού και τη διαχείριση αιτημάτων υπαλλήλων.

Αυτοματοποιώντας τις ενεργοποιημένες επικοινωνίες, όπως τις ειδοποιήσεις εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπενθυμίσεις πληρωμής και ευχαριστήρια γράμματα, το BPMS βελτιώνει τις ροές εργασιών σε όλη την επιχείρησή σας. Το BPMS μπορεί ακόμα και να χρησιμοποιηθεί για την οργάνωση εκστρατειών μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βοηθώντας σας να αναπτύξετε το σωστό μήνυμα ή απάντηση την κατάλληλη στιγμή.

Ποιος χρησιμοποιεί BPMS;

Σχεδόν οποιοσδήποτε στην επιχείρησή σας έχει τη δυνατότητα να σχεδιάσει και να αναπτύξει αυτοματισμούς που τον βοηθούν να πραγματοποιήσει περισσότερα σε λιγότερο χρόνο με μια σύγχρονη λύση BPMS.

Μόλις πριν από λίγα χρόνια, η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διεργασιών ήταν μια σύνθετη διαδικασία από μόνη της. Οι προγραμματιστές αφιέρωναν σημαντικό χρόνο με τους επιχειρηματικούς ενδιαφερόμενους, ώστε να αντιστοιχίσουν κάθε εργασία εντός μιας διεργασίας πριν συντάξουν κώδικα για κάθε αυτοματοποιημένη διεργασία από την αρχή. Οι επακόλουθες αλλαγές σε μια διεργασία σήμαιναν περισσότερη αντιστοίχιση, περισσότερη κωδικοποίηση και περισσότερος δαπανημένος χρόνος σε ενημερώσεις.

Οι καλύτερες πλατφόρμες BPMS της εποχής μας απλοποιούν τις πρωτοβουλίες αυτοματοποίησης διεργασιών, μειώνοντας ή εξαλείφοντας την ανάγκη για υποστήριξη προγραμματιστών και πληροφοριακών συστημάτων. Αυτά τα συστήματα επιτρέπουν στους οργανισμούς να υλοποιούν εξαιρετικά σύνθετες διεργασίες και επιτρέπουν σε ομάδες και μεμονωμένα άτομα να δημιουργούν και να υλοποιούν εύκολα αυτοματοποιημένες διεργασίες μόνοι τους.

Επομένως, η σύντομη απάντηση στο "Ποιος χρησιμοποιεί BPMS;" είναι, οι πάντες το χρειάζονται.

Δημιουργία αυτοματισμών με BPMS

Μια ποιοτική λύση λογισμικού BPMS αφαιρεί τις εικασίες από τη σχεδίαση και την ανάπτυξη αυτοματοποιημένων διεργασιών, επιτρέποντάς σας να ακολουθείτε μια προσέγγιση βήμα προς βήμα χρησιμοποιώντας πρότυπα για την καθοδήγησή σας. Οι καλύτερες λύσεις BPMS θα σας παρέχουν έναν αποτελεσματικό, ενσωματωμένο τρόπο για:

1. Προσδιορισμό και σχεδίαση της διεργασίας που θέλετε να αυτοματοποιήσετε.

   Κατανόηση της επιχειρηματικής λογικής σχετικά με τη διεργασία και εξέταση τυχόν μοντέλων τεκμηρίωσης ή διεργασιών εξόδου που την ορίζουν.

2. Μοντελισμός της λογικής ή των βημάτων στη ροή επιχειρηματικής διεργασίας.

   Καθορισμό των σταδίων και των βημάτων της επιχειρηματικής διεργασίας στο BPMS και δοκιμή διαφόρων επιχειρηματικών σεναρίων στην πλατφόρμα χρησιμοποιώντας ενσωματωμένα εργαλεία μοντελοποίησης.

3. Δόμηση του αυτοματισμού σας χρησιμοποιώντας εργαλεία σχεδίασης "υπόδειξη και κλικ" (point-and-click), αντί να γράφετε κώδικα.

   Δημιουργία ροών διεργασιών και περιβαλλόντων εργασίας χρήστη για την επιχειρηματική διεργασία, χρησιμοποιώντας τη βιβλιοθήκη προ-δομημένων προτύπων και λογισμικού σύνδεσης της λύσης BPMS.

4. Κυκλοφορία και κοινή χρήση του αυτοματισμού σας με την ομάδα ή ολόκληρη την εταιρεία σας.

   Επιλογή του τρόπου και των ατόμων στους οποίους θα διανεμηθεί ο αυτοματισμός σας και, στη συνέχεια, δείτε πώς λειτουργεί ευρέως.

Επιλογή μιας λύσης BPMS
 

Εάν ο στόχος σας είναι η απλοποίηση της διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών, είναι έξυπνο να δημιουργήσετε μια λίστα με λύσεις BPMS που διευκολύνουν πραγματικά την εκμάθηση και τη χρήση της αυτοματοποίησης. Οι καλύτερες πλατφόρμες αυτοματισμού της εποχής μας το κάνουν αυτό και πολλά άλλα. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις πριν ξεκινήσετε την αναζήτησή σας:

Σε ποιες διεργασίες θα εστιάσετε;
 

Αποφασίστε εάν χρειάζεστε μια λύση για την αυτοματοποίηση των πιο συνηθισμένων εργασιών, όπως την επεξεργασία τιμολογίων ή μια λύση που μπορεί να υποστηρίξει την αυτοματοποίηση σύνθετων διεργασιών μακράς διάρκειας, όπως τη διαχείριση προϋπολογισμού ή την παρακολούθηση των επιδόσεων.

Ποιος θα το χρησιμοποιήσει;
 

Ως βασικό στοιχείο ενός αποτελεσματικού ψηφιακού μετασχηματισμού, η λύση BPMS που επιλέγετε πρέπει να προσανατολίζεται στη χρηστικότητα για τους πάντες στην εταιρεία. Οι καλύτερες λύσεις BPMS χαμηλού κώδικα της εποχής μας διαθέτουν δυνατότητες ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών (RPA) , οι οποίες διευκολύνουν την υιοθέτηση σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Πώς θα αναπτύξετε το BPMS;
 

Μια σημαντική απόφαση που θα πρέπει να λάβετε είναι εάν θα αναπτύξετε μια λύση BPMS που βασίζεται στο cloud ή λύση BPMS εσωτερικής εγκατάστασης.
 

Τα κύρια πλεονεκτήματα μιας πλατφόρμας BPMS λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) στο cloud περιλαμβάνουν μια απλοποιημένη παράδοση λογισμικού, καθώς η εφαρμογή τίθεται σε λειτουργία από την πρώτη ημέρα, επεκτασιμότητα, επειδή αναπτύσσετε τη συνδρομή σας και όχι την υποδομή σας, καθώς και προβλέψιμο κόστος ανάλογα με τη χρήση.
 

Τα οφέλη μιας πλατφόρμας BPMS εσωτερικής εγκατάστασης είναι σε μεγάλο βαθμό ο έλεγχος (καθώς βρίσκεται εντός της υποδομής σας) και η ασφάλεια, επειδή τα δεδομένα σας παραμένουν εντός των συστημάτων σας, περιορίζοντας την έκθεση.

Ποιος θα υποστηρίζει τη λύση BPMS;
 

Η υλοποίηση και η συντήρηση μιας λύσης BPMS εσωτερικής εγκατάστασης απαιτεί σημαντική επένδυση στην υποδομή πληροφοριακών συστημάτων και το προσωπικό. Με μια πλατφόρμα SaaS BPMS χαμηλού κώδικα, οι απαιτήσεις για πληροφοριακά συστήματα μειώνονται δραστικά.

Ποιες είναι οι οικονομικές σας δυνατότητες;
 

Παρόλο που το κόστος είναι πάντα σημαντικό, μην παραλείψετε να λάβετε υπόψη το αναμενόμενο ROI σας. Όσο πιο ικανό είναι το εργαλείο, τόσο μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία είναι πιθανό να προσφέρει στην επιχείρησή σας.