Τι είναι η διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών;

Ξεκλειδώστε τα πλεονεκτήματα του BPM

Προτού ξεκινήσετε να αναπτύσσετε μια στρατηγική BPM, είναι σημαντικό να κατανοήσετε γιατί οι αποδοτικές επιχειρηματικές διαδικασίες είναι σημαντικές, τους διαφορετικούς τύπους επιχειρηματικών διαδικασιών, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές εντός της εταιρείας σας και ποια προβλήματα μπορεί να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε το BPM.

Γνωρίστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σας

Ως επιχειρηματική διαδικασία θεωρούμε μια σειρά επαναλαμβανόμενων εργασιών που εκτελούνται με τη σειρά για την επίτευξη ενός στόχου του καθημερινού προγράμματος. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες ενδέχεται να διαρκέσουν λεπτά ή εβδομάδες και να περιλαμβάνουν δραστηριότητες τόσο απλές όσο των αιτήσεων άδειας των υπαλλήλων ή τόσο περίπλοκες όσο της αλυσίδας εφοδιασμού. Οι αποδοτικές, αποτελεσματικές διαδικασίες συμβάλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων, της δέσμευσης των πελατών και κάθε άλλου τμήματος της επιχείρησής σας. Οι μη αποδοτικές, ασυνεπείς διαδικασίες δημιουργούν απογοητευμένους υπαλλήλους, περιττό κόστος, δυσαρεστημένους πελάτες και, στην τελική, απώλεια εσόδων.

Οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να χωριστούν σε τρεις βασικές κατηγορίες:

• Λειτουργικές διαδικασίες, αφορούν κύριες και εξειδικευμένες επιχειρηματικές ροές αξίας, όπως τις παραγγελίες πελατών, τη δημιουργία λογαριασμών και τη βελτιστοποίηση κατασκευής.
  
  
• Διαδικασίες διαχείρισης, περιλαμβάνουν καθήκοντα όπως την εταιρική διαχείριση, τους προϋπολογισμούς και τις ροές εργασίας του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.
  
  
• Υποστηρικτικές διαδικασίες, στηρίζουν τομείς όπως τη λογιστική, τις προσλήψεις και την τεχνική υποστήριξη.

Με την αυτοματοποίηση όλων των τύπων επιχειρηματικών διαδικασιών, μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα, να μειώσετε τον κίνδυνο και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας στρατηγικά πιο εστιασμένη.

Δόμηση της ομάδας BPM σας

Οι υπάλληλοι οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για οποιαδήποτε επιχειρηματική διαδικασία ονομάζονται κάτοχοι επιχειρηματικής διαδικασίας. Επειδή διαχειρίζονται μια διαδικασία ολοκληρωμένα, κατανοούν τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζουν και επηρεάζονται από τις διαδικασίες που προηγούνται και έπονται αυτής. Η εκχώρηση καθεστώτος κατοχής διακριτών επιχειρηματικών διαδικασιών σε βασικούς υπαλλήλους, οι οποίοι εργάζονται με άλλα τμήματα μπορεί να ενισχύσει την κατανόηση και να οδηγήσει σε καλύτερο BPM σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Για παράδειγμα, μια επιτυχημένη ομάδα BPM σε μια μεγάλη εταιρεία θα μπορούσε να περιλαμβάνει όλους τους παρακάτω ρόλους:

• Υποστηρικτές επιχειρηματικών διαδικασιών. Ένας υποστηρικτής κατανοεί τα μακροπρόθεσμα οφέλη και μεταδίδει την αξία του BPM στον οργανισμό.
  
  
• Κάτοχος διαδικασίας. Ένα άτομο ή μια ομάδα που επιθυμεί να επιτύχει σε επιχειρηματικές προκλήσεις, να απλοποιήσει ροές εργασίας ή να εκμεταλλευτεί ευκαιρίες, είναι σε θέση να συνεισφέρει τη βασική προοπτική και αντίληψη που χρειάζεστε, τα οποία είναι καίριας σημασίας για την αποκόμιση υποστήριξης χρηστών και την επιτυχία του BPM.
  
  
• Επικεφαλής επιχειρηματικής διαδικασίας. Οι επικεφαλής ηγούνται των προσπαθειών ολόκληρου του οργανισμού σε σχέση με το BPM.
  
  
• Σύμβουλος επιχειρηματικών διαδικασιών. Οι σύμβουλοι χρησιμοποιούν τις τεχνικές δεξιότητες και την εξοικείωσή τους με το BPM, ώστε να συμβουλεύσουν τον επικεφαλής επιχειρηματικών διαδικασιών.
  
  
• Διαχειριστής έργου. Οι διαχειριστές έργων διευκολύνουν στη δόμηση και την εφαρμογή σχεδίων έργου, και διαχειρίζονται επικοινωνίες με την ομάδα, ορόσημα, παραδοτέα και προθεσμίες.
  
  
• Επιχειρηματικός αναλυτής. Οι αναλυτές επισημαίνουν τις βελτιώσεις των διαδικασιών που είναι απαραίτητες.
  
  
• Αρχιτέκτονας λύσης. Οι αρχιτέκτονες λύσεων παρέχουν τεχνική υποστήριξη, ιδίως σε ό,τι αφορά τη διαλειτουργικότητα με υπάρχουσες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στον εκάστοτε κλάδο.
  
  
• Άτομα που ασκούν επιρροή. Συχνά αποτελούν ηγετικές μορφές για τους υπόλοιπους συναδέλφους που βρίσκονται στο επίπεδό τους. Οι εργαζόμενοι αυτοί αξιοποιούν σε πρώιμο στάδιο και αναδεικνύουν τις νέες ιδέες, τις πρακτικές και τα εργαλεία, διευκολύνουν στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και υποστηρίζουν την πραγματοποίηση των αλλαγών.
  
  
• Ομάδα υποστήριξης BPM. Αυτές οι ομάδες αποτελούνται από σημαντικούς επαγγελματίες πληροφοριακών συστημάτων, στελέχη εταιρικού σχεδιασμού και άλλα ηγετικά πρόσωπα που διευκολύνουν στη θεσμοθέτηση προτύπων, μεθόδων, διακυβέρνησης και τεχνολογιών BPM.