Γιατί οι επιχειρήσεις αξιοποιούν τα εργαλεία RPA

Πώς συγκρίνονται τα εργαλεία RPA με άλλες λύσεις αυτοματοποίησης διαδικασιών;

Για να κατανοήσετε το πλεονέκτημα των εργαλείων RPA σε σύγκριση με άλλες λύσεις αυτοματοποίησης ροής εργασίας, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ αυτοματοποίησης και RPA. Μάθετε περισσότερα για την αυτοματοποίηση της ροής εργασίαςΗ αυτοματοποίηση ροής εργασίας χρησιμοποιεί τεχνολογία για να μειώσει τα μη αυτόματα βήματα σε μια επιχειρηματική διαδικασία, αλλά εξακολουθεί να απαιτεί από ένα άτομο να ολοκληρώσει τη διαδικασία. Τα εργαλεία RPA δημιουργούν ρομπότ για να εργάζονται μέσω του GUI, έτσι ώστε να μην απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση. Μπορούν να συμμετάσχουν σε διαδικασίες στις οποίες εξακολουθεί να απαιτείται η παρέμβαση ανθρώπων για να ξεκινήσουν τις εργασίες ή μπορεί να είναι διεργασίες χωρίς παρακολούθηση, οι οποίες είναι πλήρως αυτοματοποιημένες.

Τα εργαλεία RPA απαιτούν ελάχιστη ή καθόλου κωδικοποίηση και επειδή τα bot χρησιμοποιούν την ίδια υποδομή και λύσεις που χρησιμοποιούν οι υπάλληλοι, δεν χρειάζεται να τροποποιήσετε την υποκείμενη αρχιτεκτονική σας. Οι χρήστες επιχειρήσεων προωθούν λύσεις RPA. Στην πραγματικότητα, ορισμένες λύσεις RPA έχουν σχεδιαστεί για πολίτες-προγραμματιστές—που είναι υπάλληλοι χωρίς τεχνικό υπόβαθρο—οι οποίοι μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις μη αυτόματες διαδικασίες με τις οποία συνεργάζονται καθημερινά. Με ελάχιστη ή καθόλου συμμετοχή του τμήματος πληροφορικής, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις λειτουργίες και να βελτιώσετε την ικανοποίηση των υπαλλήλων χωρίς να πληρώσετε το κόστος της παραδοσιακής ανάπτυξης.

Το RPA διαφέρει επίσης από τα παραδοσιακά εργαλεία αυτοματοποίησης διαδικασιών με τους εξής τρόπους:

• Οι παραδοσιακές διεργασίες αυτοματοποίησης μπορεί να απαιτούν αλλαγή μέρους ή ολόκληρης μιας τεχνολογικής υποδομής. Τα bot RPA λειτουργούν στο GUI και αλληλεπιδρούν με άλλα συστήματα με τους ίδιους τρόπους όπως οι άνθρωποι.
• Τα bot RPA είναι αρκετά ευέλικτα ώστε να αυτοματοποιούν διαδικασίες για πολλές εφαρμογές.
• Επειδή τα bot RPA προορίζονται για επαναλαμβανόμενες, γενικές διαδικασίες όπως η εισαγωγή δεδομένων, είναι επεκτάσιμα και αναβαθμίζονται πιο εύκολα από μια λύση ροής εργασίας που έχει σχεδιαστεί για μία μόνο διαδικασία.

Παρόλο που το λογισμικό RPA δημιουργεί αξία, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα των επαναλαμβανόμενων ροών εργασιών που βασίζονται σε κανόνες, ορισμένες διεργασίες είναι καλύτερα να παραμείνουν στους υπαλλήλους σας. Γενικά, τις διεργασίες που χρησιμοποιούν πολλά μη δομημένα δεδομένα ή πληροφορίες γραφικών και εξαρτώνται από παραμέτρους που αλλάζουν γρήγορα, είναι καλύτερα να τις διαχειρίζονται οι δημιουργικοί υπάλληλοί σας.

Ο ρόλος της RPA σήμερα και αύριο

Προς το παρόν, το λογισμικό RPA κερδίζει μεγάλη ορατότητα, καθώς οι εταιρείες μαθαίνουν να το χρησιμοποιούν και να παρακολουθούν από πρώτο χέρι τα οφέλη που προσφέρει, όπως εξοικονόμηση χρόνου και κόστους. Ωστόσο, όπως όλες οι τεχνολογίες, το RPA θα γίνεται πιο εξελιγμένο και θα αλλάζει καθώς αλλάζουν οι επιχειρηματικές ανάγκες. Ακολουθούν μερικές προβλέψεις για τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να εξελιχθούν τα εργαλεία RPA:

• Βαθύτερη ενοποίηση με την τεχνητή νοημοσύνη (AI). Καθώς το RPA εξελίσσεται, οι επιχειρήσεις πιθανότατα θα ανακαλύψουν νέους τρόπους για να το συνδυάσουν με τεχνολογία επόμενου επιπέδου, όπως τεχνητή νοημοσύνη, εκμάθηση μηχανής ή ακόμη και το Internet of Things (IoT)—και ορισμένες εταιρείες το έχουν κάνει ήδη. Η υπερ-αυτοματοποίηση ή έξυπνη αυτοματοποίηση επεκτείνει τα είδη των εργασιών που μπορούν να εκτελέσουν τα εργαλεία RPA και τους δίνει τη δύναμη να αυτοματοποιήσουν μια ποικιλία σύνθετων εργασιών.
• Πιο περίπλοκοι αυτοματισμοί. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το RPA για να αυτοματοποιήσουν κάθε είδους καθημερινές εργασίες, αλλά η συνδυασμένη χρήση του με την τεχνητή νοημοσύνη και τη μηχανική μάθηση θα ξεκλειδώσει ένα εντελώς νέο εύρος εργασιών που μπορεί να βελτιστοποιήσει. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις μπορούν επί του παρόντος να χρησιμοποιούν εργαλεία RPA για την ψηφιοποίηση εγγράφων, αλλά τα εργαλεία RPA που εμπλουτίζονται με AI θα μπορούσαν επίσης να κατανοήσουν το περιεχόμενο των εγγράφων και να το ταξινομήσουν αποτελεσματικά χωρίς σφάλματα.
• Λιγότερο ακριβά και πιο προσβάσιμα. Όταν τα εργαλεία RPA εμφανίστηκαν για πρώτη φορά στην αγορά, ήταν πιο δύσκολο να βρεθούν και θα μπορούσαν να είναι ακριβά. Ωστόσο, επειδή η ζήτηση για λογισμικό RPA έχει αυξηθεί, διατίθεται τώρα από περισσότερες εταιρείες. Με περισσότερες διαθέσιμες επιλογές, οι τιμές είναι πιθανό να μειωθούν και οι δυνατότητες θα γίνουν πιο ανταγωνιστικές.

Βασικές λειτουργίες ενός λογισμικού RPA

Πολλά εργαλεία RPA κυκλοφορούν στην αγορά τώρα, όλα με διαφορετικές δυνατότητες. Ωστόσο, αυτές είναι τουλάχιστον οι βασικές λειτουργίες που πρέπει να προσφέρει ένα καλό λογισμικό RPA:

• Διαλειτουργικότητα. Το λογισμικό RPA θα πρέπει να λειτουργεί με τις υπάρχουσες εφαρμογές υπολογιστή, τις εφαρμογές web και άλλες κύριες εφαρμογές λογισμικού. Θα πρέπει επίσης να μπορεί να συνδέεται σε API συστήματος και να διαβάζει/εγγράφει σε βάσεις δεδομένων.
• Αύξηση δεδομένων. Το λογισμικό σας θα πρέπει να μπορεί να εξαγάγει δεδομένα από τοποθεσίες web και κοινωνικά μέσα.
• Επεξεργασία διαφορετικών τύπων δεδομένων. Είναι σημαντικό το λογισμικό σας να εξαγάγει και να εισαγάγει δεδομένα, να συνδυάζει δεδομένα από πολλές πηγές και να ακολουθεί προτάσεις υπό όρους, όπως ο όρος if/else.
• Προγραμματισμός διασυνδέσεων. Μια προγραμματιζόμενη διασύνδεση είναι σημαντική. Το λογισμικό RPA μπορεί να παρέχει έξυπνες ή γνωστικές δυνατότητες για τη ρύθμιση παραμέτρων bot με σκοπό τη λήψη αποφάσεων, βοηθώντας την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, τα bot μπορούν να σας βοηθήσουν να απαντήσετε σε δελτία υποστήριξης πληροφοριακών συστημάτων, ανακουφίζοντας την ομάδα πληροφορικής από κάποιο διοικητικό φόρτο, ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλες πρωτοβουλίες. Ορισμένες επιλογές λογισμικού παρέχουν ακόμη και μεθόδους χωρίς κώδικα για τον προγραμματισμό bot, αλλά όλα τα εργαλεία RPA θα πρέπει να μπορούν να αλληλεπιδρούν με διαφορετικά είδη εφαρμογών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχείων και φακέλων.

Επιλογή και εργασία με λογισμικό RPA

Όταν ξεκινήσετε την αξιολόγηση των διαθέσιμων εργαλείων RPA, λάβετε υπόψη τα είδη των διεργασιών που σκοπεύετε να αυτοματοποιήσετε. Σε κάθε εργαλείο ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών ενσωματώνονται διαφορετικά στοιχεία ελέγχου και εντολές που υπαγορεύουν τις δυνατότητές του, οπότε βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν με τους στόχους σας για την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών. Επίσης, προσπαθήστε να βρείτε στοιχεία με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης και βεβαιωθείτε ότι τα bot σας μπορούν εύκολα να λειτουργήσουν στα υπάρχοντα συστήματά σας.

Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια κατά την επιλογή του σωστού λογισμικού RPA για τον οργανισμό σας:

• Εύχρηστο. Το λογισμικό RPA θα πρέπει να είναι αρκετά εύκολο, ώστε κάποιος με περιορισμένες γνώσεις προγραμματισμού να μπορεί να δημιουργήσει την αυτοματοποίηση και, στη συνέχεια, να διαμορφώσει μια ροή εργασίας στο λογισμικό RPA. Υπάρχουν ακόμη και ορισμένες προσφορές RPA χαμηλών απαιτήσεων κώδικα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι προγραμματιστές που δεν διαθέτουν δεξιότητες πληροφορικής για να αυτοματοποιήσουν τις ροές εργασιών τους. Οποιοδήποτε λογισμικό επιλέξετε θα πρέπει να προσφέρει ενσωματωμένες, επεκτάσιμες εντολές, οδηγούς και GUI.
• Ευέλικτο. Το λογισμικό θα σας επιτρέψει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους προσαρμοσμένων δυνατοτήτων χωρίς να χρειάζεται να πληρώσετε επιπλέον τον προμηθευτή για προσαρμογή. Θα πρέπει επίσης να μπορεί να χειρίζεται διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης και διάφορες ποσότητες δεδομένων διατηρώντας παράλληλα συνεπείς επιδόσεις.
• Με δυνατότητα κλιμάκωσης. Το λογισμικό RPA θα πρέπει να κλιμακώνεται γρήγορα ώστε να ικανοποιεί τις επιχειρησιακές απαιτήσεις της επιχείρησής σας και να εξυπηρετεί ενημερώσεις. Το λογισμικό θα πρέπει επίσης να μπορεί να εκτελεί πολλά bot και πολλές ροές εργασιών.

Πώς χρησιμοποιούν οι βιομηχανίες το λογισμικό RPA

Όλα τα είδη επιχειρήσεων έχουν βρει έναν τρόπο να επωφεληθούν από το λογισμικό RPA. Για παράδειγμα, κλάδοι όπως η υγειονομική περίθαλψη μπορούν να χρησιμοποιήσουν RPA για να πραγματοποιήσουν συναντήσεις, να καταχωρήσουν δεδομένα ασθενών, να επεξεργαστούν αξιώσεις και να διαχειριστούν τις χρεώσεις. Δείτε πώς άλλοι κλάδοι χρησιμοποιούν εργαλεία RPA για να μετασχηματίσουν τις διαδικασίες τους:

• Λιανικό εμπόριο. Ενημέρωση παραγγελιών, αποστολή προϊόντων και παρακολούθηση αποστολών.
• Τηλεπικοινωνίες. Παρακολούθηση, διαχείριση δεδομένων από περιπτώσεις απάτης και ενημέρωση δεδομένων πελατών.
• Τράπεζες. Βελτίωση των επιδόσεων εργασίας, της ακρίβειας δεδομένων και της ασφάλειας.
• Ασφάλιση. Διαχείριση διαδικασιών εργασίας, εισαγωγή δεδομένων πελατών και συμβολή στην εκτέλεση εφαρμογών.
• Παραγωγή. Συμβολή στις διαδικασίες αλυσίδας εφοδιασμού, χρέωση υλικών, εξυπηρέτηση και υποστήριξη πελατών και διαχείριση.

Οι περιορισμοί των εργαλείων RPA

Το λογισμικό RPA προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, αλλά δεν μπορεί να κάνει τα πάντα. Ενώ η τεχνολογία αναπτύσσεται, εξακολουθεί να λειτουργεί καλύτερα ως μέρος ενός δικτύου άλλων τεχνολογιών. Δεν αποτελεί ακόμη μια ολοκληρωμένη λύση που μπορεί να αντιμετωπίσει κάθε επιχειρησιακή πρόκληση.

Προς το παρόν, το RPA είναι μια τεχνολογία που βασίζεται σε κανόνες και λειτουργεί καλύτερα με δομημένα δεδομένα ή πληροφορίες που ακολουθούν ένα προκαθορισμένο μοντέλο δεδομένων. Για να λειτουργήσει με επιτυχία, πρέπει να προγραμματίσετε τα bot να κάνουν αυτό που θέλετε και θα λειτουργούν μόνο σύμφωνα με αυτές τις παραμέτρους. Αν δεν την συνδυάσετε με τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης ή μηχανικής μάθησης, η λύση RPA σας είναι ικανή μόνο να ακολουθεί τους κανόνες που ορίζετε, χωρίς να μπορεί να κατανοεί ή να ερμηνεύει το περιεχόμενο στο οποίο έχει πρόσβαση.

Για παράδειγμα, για ένα εργαλείο RPA για την επεξεργασία πληροφοριών από τιμολόγια ή άλλα έγγραφα, αυτά τα έγγραφα πρέπει να ακολουθούν την ίδια μορφή. Το εργαλείο δεν μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία που παρεκκλίνουν από τη μορφή. Για τον λόγο αυτό, τα εργαλεία RPA δεν είναι κατάλληλα για μη δομημένα δεδομένα ή για πληροφορίες που δεν ακολουθούν ένα προκαθορισμένο μοντέλο δεδομένων.

Επιπλέον, τα εργαλεία RPA δεν μαθαίνουν ούτε προσαρμόζονται. Εάν οι επιχειρηματικές διεργασίες σας αλλάξουν, θα πρέπει να επαναπρογραμματίσετε τα bot σας για να λειτουργούν με τις νέες διεργασίες, κάτι που μπορεί να είναι χρονοβόρο. Επίσης, εάν το εργαλείο RPA δεν είναι συμβατό με τις νέες διεργασίες σας, η επένδυσή σας σε αυτό μπορεί να είναι βραχύβια. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, εξετάστε πόσο πιθανό είναι οι διεργασίες και οι τεχνολογίες σας να αλλάξουν προτού υιοθετήσετε ένα εργαλείο RPA.

Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε την επιτυχία με τα εργαλεία RPA

Όπως οποιαδήποτε άλλη τεχνολογία, η επιτυχία σας με το λογισμικό RPA εξαρτάται από τον τρόπο εφαρμογής της. Ακόμη και τα καλύτερα εργαλεία δεν μπορούν να διορθώσουν μια θεμελιωδώς ελαττωματική διεργασία, επομένως είναι σημαντικό να είστε προσεκτικοί σχετικά με το ποιες εργασίες αυτοματοποιείτε. Αν εφαρμοστεί στο σωστό πλαίσιο έχοντας υπόψη έναν συγκεκριμένο, μετρήσιμο στόχο, το κατάλληλο εργαλείο RPA μπορεί να επαναπροσδιορίσει την αποτελεσματικότητα στην εταιρεία σας. Λάβετε υπόψη τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές καθώς αρχίζετε να χρησιμοποιείτε την τεχνολογία RPA για να αυτοματοποιήσετε τις διεργασίες σας:

• Μάθετε τη διεργασία που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Ελέγξτε όλες τις λειτουργικές σας διεργασίες για να διαπιστώσετε ποιες εργασίες είναι οι καταλληλότερες για RPA. Να θυμάστε ότι τα εργαλεία RPA δεν μπορούν γενικά να κατανοήσουν πληροφορίες, οπότε, αν δεν σκοπεύετε να ενσωματώσετε και AI, επιλέξτε μια διεργασία που έχει σαφώς καθορισμένες παραμέτρους και δεν χρειάζεται ανθρώπινη παρέμβαση ή επίβλεψη σε μεγάλο βαθμό, όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων ή η επεξεργασία τιμολογίων. Ορισμένα λογισμικά, όπως το Microsoft Power Automate, προσφέρουν δυνατότητες που θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις κατάλληλες διεργασίες για την αυτοματοποίηση.
• Επιλέξτε το σωστό εργαλείο. Αφού προσδιορίσετε τις διεργασίες που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, βρείτε τα εργαλεία που υποστηρίζουν καλύτερα αυτό το είδος εργασίας. Όλα τα εργαλεία έχουν διαφορετικά πλεονεκτήματα, επομένως, αξιολογήστε τα με βάση τις δυνατότητες, την τιμή, την ευκολία υλοποίησης και το πόσο καλά λειτουργούν με το υπάρχον λογισμικό σας.
• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας. Η εκπαίδευση του προσωπικού σας για το πώς να χρησιμοποιεί—και τελικά να αλλάζει ή να συντηρεί—το εργαλείο RPA είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διασφαλίσετε τη συνεχιζόμενη αξία του και να επεκτείνετε την υιοθέτησή του από ολόκληρη την εταιρεία.
• Μετρήστε τα αποτελέσματά σας. Πριν και μετά την υλοποίηση, παρακολουθήστε βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) όπως η παραγωγικότητα των υπαλλήλων, η ακρίβεια πρόσληψης δεδομένων, ο αριθμός προγραμματισμένων συναντήσεων ή τα έγγραφα που έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία. Εάν τα KPI σας δεν βελτιώσουν την ακόλουθη υλοποίηση, μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι έχετε επιλέξει εσφαλμένες διεργασίες ή έχετε δώσει εσφαλμένες παραμέτρους στα bot σας.