Oikean liiketoimintatietotyökalun (BI) valitseminen yrityksellesi voi olla aikaa vievä prosessi, jossa on monia vaihtoehtoja, joilla on samankaltaisia ominaisuuksia. Älykäs strategia liiketoimintatieto-ohjelmiston kaltaisten työkalujen arviointiin on ymmärtää selkeästi, miksi yrityksesi tarvitsee sitä, ja yhtenäinen joukko kriteereitä, jonka avulla voit verrata vaihtoehtojasi.
Koska BI:n päätoiminto on tietojen analysoiminen päätöksentekoa varten, tämä on tärkeä kysymys. Kun arvioit liiketoimintatietotyökaluja, sinun on tiedettävä yksityiskohtia tiedoistasi. Onko tietosi jäsennetty, jäsentämättä vai molempia? Ottaako liiketoimintatieto-ohjelmistosi käyttöön analytiikkasi paikallisesti, pilvipalvelussa vai niiden kahden yhdistelmäympäristössä? Mitä valmiita liittimiä se tarjoaa?
Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat arvioimaan, voiko BI-työkalun liittää vaivattomasti kaikkiin nykyisiin järjestelmiin ja voiko se yhdenmukaistaa eri lähteistä tulevat tiedot, jotta jatkossa ei olisi tarvetta ostaa erillisiä tietojenhallintatuotteita. Tämä varmistaa myös tietojen nopean ja tarkan käytön ja analyysin.
Tietojen integroinnin tavoin BI-työkalut toimivat saumattomasti sellaisten ohjelmistojen kanssa, jotka ovat jo tuttuja käyttäjille, kuten Microsoft Excel. Tee luettelo yleisesti käytetyistä työkaluista, joihin BI-ohjelmistosi on yhdistettävä – muista sisällyttää mukaan kolmannen osapuolen sovellukset, liitännäiset, laajennukset ja liittimet, joita yrityksesi käyttää säännöllisesti.
Nämä ovat tärkeitä seikkoja, jotka on otettava huomioon BI-työkaluja arvioitaessa. Ne ovat tärkeitä etenkin silloin, jos kyse on säännellystä toimialasta, kuten rahoituspalveluista tai terveydenhuollosta. Varmista, että BI-ohjelmistossa on ominaisuudet, jotka:
Koska liiketoimintatiedot ovat monipuolisia ja koska niitä voidaan käyttää koko organisaatiossa, monet yritykset yhdistävät omatoimiset ja yrityksen BI-työkalut, jolloin sekä teknisesti taitavat että tekniikkaa osaamattomat käyttäjät voivat käyttää työkaluja.
Keskustele erilaisten sidosryhmien kanssa selvittääksesi tarkalleen, miten he käyttävät BI:tä ja onko sinun keskityttävä itsepalvelu-, yritys- tai yhdistelmäominaisuuksiin. Haluat ehkä löytää yhden työkalun, joka skaalautuu vastaamaan kaikkien käyttäjien tarpeita liiketoimintatoiminnoista IT:hen, ja joka sisältää molemmat BI-ratkaisutyypit.
Tietojen visualisointi on keskeinen liiketoimintatietojen elementti, ja siihen perehtymiseen kannattaa keskittyä esittely- tai kokeiluversion käytön aikana.
Tutustu ensin työkalun tarjoamiin tietojen koontinäyttöihin ja näe, miten ne voivat auttaa organisaatiotasi löytämään uusia merkityksellisiä tietoja. Koska nämä koontinäytöt ovat monenlaisten käyttäjien käytössä päivittäin, niiden avulla käyttäjät voivat tarkastella tietoja visuaalisesti tavoilla, jotka auttavat tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia nopeasti.
Tutustu seuraavaksi siihen, miten havainnot esitetään tietojen visualisoinnin ja tietojen tarinankerronnan kautta. Nämä ominaisuudet käyttävät yleensä kaavioita, grafiikoita ja karttoja sellaisten merkityksellisten tietojen tuomiseen esiin, joita on vaikea nähdä laskentataulukossa. Parhailla tietojen visualisointityökaluilla on intuitiivinen käyttöliittymä, jonka avulla käyttäjät voivat tutkia ja esittää tietoja useilla tavoilla teknisistä taidoistaan riippumatta.
Merkityksellisten tietojen jakaminen toiminnan edistämiseksi on yksi liiketoimintatietojen tärkeimmistä eduista. Selvitä osana arviointiasi, miten käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä raporttien päivittämiseksi, mukauttamiseksi ja jakamiseksi.
Joissakin BI-työkaluissa käyttäjät voivat esimerkiksi lisätä huomautuksia suoraan ohjelmistossa, upottaa raportteja nopeasti viestintä- ja yhteistyötyökaluihin sekä määrittää käyttöoikeudet tulosten jakamista varten organisaatiossa ja sen ulkopuolella.
Älä myöskään unohda perehtyä siihen, miten työkalu käsittelee automatisoidun viestinnän, kuten sähköpostit ja ilmoitukset, jotka ilmoittavat käyttäjille säännöllisistä, ajoitetuista raporteista tai odottamattomista tietojen muutoksista.
Mobiiliominaisuudet mahdollistavat reaaliaikaisten tietojen käytön ja mahdollistavat tietoihin perustuvien päätösten tekemisen liikkeellä ollessa etätyötä tehtäessä. Keskustele kentällä työskentelevien tai hajautettujen sijaintien työntekijöiden kanssa selvittääksesi, minkä tasoista mobiilikäyttöä he tarvitsevat. Se voi vaihdella koontinäyttöjen ja raporttien peruskatselemisesta analytiikan luomiseen ja muokkaamiseen mobiilityökalujen avulla. Varmista myös, että työkalun ominaisuudet ovat yhteneviä yrityksesi laajemman mobiilistrategian kanssa.
Ohjelmistojen hinnoittelurakenteet voivat vaihdella käyttäjäkohtaisista palvelupaketeista tilausmalleihin. Kun tarkastelet budjettiasi, mieti, kuinka monta käyttäjää sinulla on tällä hetkellä ja miten yrityksesi kasvaa tulevaisuudessa.
Muista, että lisäominaisuudet ja päivitykset voidaan hinnoitella erikseen – varmista siis, että tiedät, mitä ominaisuuksia organisaatio ehdottomasti tarvitsee ja mitkä ovat neuvoteltavissa.
Tavoitteena on etsiä kustannustehokas ratkaisu, jolla organisaatio saa BI-työkalut tarvitsemassaan laajuudessa ja jotka voivat kasvaa joustavasti organisaation mukana.
Mikä tahansa liiketoimintatietotyökalu edellyttää koulutusta ja tukea, alussa ja kun uusia ominaisuuksia lisätään. Tutustu käytettävissä oleviin koulutusvaihtoehtoihin. Sisältyykö koulutus vai pitääkö siitä huolehtia yrityksen sisäisesti? Jos haluat tarjota koulutusta hajautetulle työvoimalle useissa sijainneissa, ovatko verkkoluokat käytettävissä? Millaista koulutusta ohjelmistopäivityksille tarjotaan?
Perinteisen harjoittelun ja koulutuksen lisäksi käyttäjäyhteisöt voivat antaa vinkkejä ja neuvoja vertaisilta ja tuoteasiantuntijoilta. Ennen kuin valitset liiketoimintatietotyökalun, etsi keskustelupalstoja, blogeja ja käyttäjäryhmiä, jotka auttavat tarjoamaan koulutusta ja tukea.
Varmista lopuksi, että ymmärrät, miten tuotetukea tarjotaan. Selvitä, onko se maksutonta vai maksullista, minä aikoina ja päivinä sitä tarjotaan ja onko se saatavilla verkossa, keskustelun kautta vai puhelimitse.
Liiketoimintatietojen toimittajan arviointi on yhtä tärkeää kuin työkalun ominaisuuksien tarkistaminen. Tutki sen mainetta ja vakautta ja varmista, että sen tulevaisuus on pitkäkestoinen ja että se pystyy tarjoamaan jatkuvaa tukea. Kun valitset toimittajan, etsi alan johtaja, jolla on laaja valikoima tarjouksia, jotka toimivat organisaatiosi nykyisten ja tulevien tarpeiden kanssa.
Kun arvioit BI-työkaluja, etsi asiakastarinoita ja tapaustutkimuksia yrityksen koon ja toimialan perusteella. Kun tarkastelet asiakkaiden haasteita ja ratkaisuja, saat paremman käsityksen siitä, onko tämä työkalu tehokas samankaltaisille yrityksille. Voit myös tutustua uusiin tapoihin käyttää liiketoimintatietoja luettuasi muiden organisaatioiden menestystarinoita.
Koska kaikkien näiden ominaisuuksien, integroinnista yhteistyöhön, on oltava helppokäyttöisiä kaikille, on hyvä etsiä kokeilutarjous, jotta voit testata työkalua. Jos mahdollista, pyydä käyttäjiä eri toiminta-alueilta kokeilemaan työkalua ja antamaan palautetta. Tämä on helpoin tapa varmistaa, sopiiko liiketoimintatietotyökalu organisaatiollesi.
Seuraa Power Platformia