Trace Id is missing

מהם כלי אוטומציה של זרימת עבודה?

כלי אוטומציה ותוכנה של זרימת עבודה הופכים תהליכים ידניים ומשימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיים עם לוגיקה מבוססת-כללים - תוך שיפור הפרודוקטיביות, היעילות והדיוק הארגוני.
אדם אחד עומד ומבצע כניסה בטאבלט בהבעה מחויכת

הגדרת תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה

 

תוכנה של זרימת עבודה מייעלת משימות שהן לרוב ידניות ומייגעות ועוזרים בכך לעסקים לחסוך זמן, להפחית את הסיכון לטעויות אנוש ולהגביר את הפרודוקטיביות במקום העבודה. הפיכת תהליכים לאוטומטיים מאפשרת לצוותים להתמקד בפרויקטים בעלי השפעה גבוהה יותר במקום במשימות חוזרות, ולראות את זרימות עבודה ולעזור בכך לזהות הזדמנויות.

 

אוטומציה של זרימות עבודה עוזרת לעסקים לשפר את תהליכיהם בכמה דרכים על-ידי:

 

  • אוטומציה והפעלת משימות.

  • שיפור היעילות והפרודוקטיביות.

  • זיהוי אזורים טעוני שיפור בתהליכים.

  • ניהול זרימות עבודה וניטור ביצועים.

  • הגדרת תזכורות.

  • שמירה על תקשורת רציפה בין צוותים.

  • איסוף תובנות ישימות.

  • מיטוב שימוש במשאבים.
     

תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה מוזנת במקורות נתונים ופועלת על פי קבוצת כללים לעיבוד נתונים אלה, תוך חיקוי אופן פעולתה של בינה אנושית. ככלל, כלי זרימת עבודה אלה כפופות ללוגיקה של משפטי ”אם/אז”, ופועלים על בסיס העיקרון “אם A מתרחש, בצע את הפעולות הבאות:” מערכת לוגית מבוססת כללים זו מפרטת את הפעולות שיש לבצע בעקבות אירוע — דבר החוסך זמן וכסף ומפחית את הסיכון לטעויות אנוש.

Automate Power עוזר לך להפיק את המקסימום מיום העבודה

הפוך זרימות עבודה לאוטומטיות, פשט תהליכים והגבר את היעילות עם Automate Power - פתרון אוטומציה של זרימות עבודה שעוזר לשחרר עובדים ממשימות שחוזרות על עצמן כדי שיוכלו להתמקד בעבודה החשובה באמת.
נסה בחינם

סוגי כלי אוטומציה של זרימת עבודה

 

מהזנת נתונים עד טיפול בהפניה ממכירות וניהול חשבונות, כלי אוטומציה של זרימת עבודה נועדו להפחית עבודה סיזיפית ולייעל תהליכים. כל אלה עוזרים למקסם את הזמן והמשאבים של החברה ומאפשרים לעובדים להתמקד בפרויקטים בעלי השפעה גדולה יותר שדורשים לעתים קרובות פתרון בעיות וחשיבה יצירתית - דבר שאפילו תוכנת אוטומציה זרימות עבודה הטובה ביותר לא תוכל להחליף.

 

תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה היא חלק מרכזי בניהול תהליכים עסקיים (BPM), וישנם מספר כלים למיטוב פונקציות ליבה בארגונך ולייעול משימות ידניות. חלק מסוגי כלי האוטומציה של זרימת העבודה כוללים:

 

ניהול פרויקטים

 

יישומי ניהול פרויקטים, שהם אולי הסוג הנפוץ ביותר של כלי אוטומציה לזרימות עבודה, עוזרים לקשר בין אנשים, נתונים ונכסים אחרים לצורך מיטוב תהליכים. כלים מסוגים אלה משפרים את שיתוף הפעולה ועוזרים להגדיר, לנהל ולשפר את מסירת העבודה בין צוותים מרובים. שמירה על נראות גבוהה של הפרויקט ותקשורת פתוחה מובילים לכך שהתהליכים מתנהלים בסופו של דבר בצורה חלקה ויעילה יותר.

 

מכירות ושיווק

כלי זרימת עבודה של מכירות ושיווק מקלים עליך לנהל נתונים מלקוחות פוטנציאליים ומלקוחות קיימים. היישומים הטובים ביותר נעזרים בכלי ניתוח מוכללים לאיתור חוסר יעילות והאצת תהליכים בערוצים מרובים — מהודעות דואר אלקטרוני ו- SMS ועד מדיה חברתית. כלי אוטומציה אלה אינם מסתפקים בחזרה על ביצוע אותה משימה שוב ושוב; למעשה, רבים מהם בונים זרימות עבודה לשליחת תוכן שיווקי מותאם אישית בהתאם להתנהגות הלקוח.

 

שירות לקוחות
 

כלי זרימות עבודה לשירות לקוחות מאפשרים הקצאה אוטומטית של פניות לנציגים, שליחת תגובות אוטומטיות לשאלות נפוצות ותיוג אוטומטי של פניות לפי השאלה שנשלחה. אוטומציה של זרימות עבודה בשירות לקוחות מאפשרת לעסקים לפתור מהר יותר בעיות רבות יותר של לקוחות, ובכך לפנות נציגים אנושיים לבעיות מורכבות יותר.

 

כספים
 

כלי אוטומציה של זרימת עבודה בתחום הכספים עוזרים לחברות לשמור על תהליכים כספיים מסודרים, תואמים לרגולציה ועקביים. זרימות עבודה מסוגים אלה עשויים לעזור בפעולות שוטפות כגון אישורי תקציב, חשבוניות, בקשות רכישה והוצאות ורישומי הנהלת חשבונות.

 

משאבי אנוש
 

כלי זרימת עבודה במשאבי אנוש עוזרים לאוטומציה של תיעוד, מצמצמים את הצורך בפיקוח ניהולי, מפחיתים את הסיכון לטעויות ומספקים תמיכה משופרת לעובדים. כלים מסוגים אלה עשויים לעזור בניהול קליטת עובדים חדשים, דו"חות נוכחות, בפרסום משרות ובקשות לחופשה — ומפנים למומחי משאבי אנוש זמן להתמקד במשימות עם ערך גבוה.

כיצד מועילה אוטומציה של זרימת עבודה לארגון שלך?

 

אם ברצונך לבצע אוטומציה של תהליכים בתחום הכספים, השיווק או ה- IT, תוכנת אוטומציה של תהליכי עבודה מפחיתה את עומס המשימות הידניות וחוסכת לעסקים זמן, משאבים וסכומים משמעותיים. כלי זרימת עבודה אלה לא רק מזרזים תהליכים עבור הצוות שלך,הם גם עוזרים לפנות זמן לעבודה החשובה ביותר ולהנחות קבלת החלטות עתידיות — כחלק מתוכנה לניהול תהליכים עסקיים המהווה פתרון רחב יותר.

 

היתרונות של כלי אוטומציה של זרימת עבודה

 

  1. פחות טעויות

     

    הזנת נתונים ידנית היא מייגעת ופותחת פתח לטעויות אנוש קטנות שעלולות להשפיע באופן משמעותי על הארגון שלך — מאי-דיוקים בהנהלת חשבונות ועד לחשבוניות שגויות. תוכנת זרימת עבודה, לעומת זאת, משתמשת בנתונים מרוכזים בזמן אמת לביצוע משימות ניהוליות, ובכך מפחיתה את הסיכון לטעויות שיעלו לך ביוקר.

     

  2. תהליכים יעילים

     

    כלי אוטומציה של זרימת עבודה משפרים את ניראות התהליכים, מפחיתים צווארי בקבוק ומבטיחים שפרויקטים יתקדמו בכיוון הנכון. מכיוון שניתן להקצות מטלות ומשימות המשך טיפול באופן אוטומטי, קל יותר לעקוב אחר ביצועים ולנהל אותם - ובכך להפחית עיכובים בתהליך.

     

  3. פרודוקטיביות משופרת

     

    כאשר משימות מייגעות ומשימות ידניות עוברות אוטומציה, יש לצוותים יותר זמן ומשאבים להתמקד בפרויקטים בעלי חשיבות רבה יותר. יישומים רבים של אוטומציה של זרימת עבודה גם משפרים את שיתוף הפעולה הכולל - כך שפחות זמן מתבזבז על מעקב אחר מידע, בקשת אישורים או המשך מעקב באמצעות התכתבויות הלוך ושוב.

     

  4. תקשורת טובה יותר

     

    זרימות עבודה מעוצבות בבהירות והתראות אוטומטיות עוזרות לעובדים לשמור על תיאום ביניהם ולהבין את תפקידם בפרויקט. הן גם מקלות על שיתוף פעולה בין-תחומי, משפרות את אחריות הדיווח על משימות ומבטיחות שכולם פועלים לטובת השגת אותה מטרה.

     

  5. תובנות עמוקות יותר

     

    דיווח בזמן אמת עם המחשה חזותית משופרת הוא יתרון משמעותי של אוטומציה של זרימת עבודה. שימוש בניתוח נתונים על תהליכים מאפשר לארגונים לאסוף מדדי ביצועים, לזהות הזדמנויות ולקבל החלטות מושכלות יותר לגבי הפעילות התפעולית בהם.

כיצד לבחור את כלי האוטומציה של זרימת העבודה המתאימים ביותר לדרישות העסקיות שלך

 

כאשר בוחרים כלי אוטומציה של זרימת העבודה המתאים ביותר לארגון שלך, חשוב לנתח תחילה את התהליכים הנוכחיים, לאתר צווארי בקבוק ולהבין אילו צוותים ישתמשו בכלים. לאחר שתהיה לך הבנה טובה יותר של דרישות העסק שלך, חפש את התכונות הבאות בעת השוואת פתרונות שונים:

 

  • ממשק ידידותי למשתמש וניווט פשוט.

  • AI ולמידת מכונה לעיבוד מסמכים חכם (IDP).

  • שילובים פשוטים עם כלי הצד השלישי והיישומים שנמצאים אצלך בשימוש יומיומי.

  • זרימות עבודה ניתנות להתאמה אישית.

  • פעולה מבוססת-ענן.

  • ניתוח נתונים ודיווח בזמן אמת.

  • אבטחה והגנת נתונים משופרות.

  • כושר הרחבה עבור פעילות עסקית מתפתחת.

דוגמאות לכלי אוטומציה של זרימת עבודה שנמצאים בשימוש

 

הזמן המושקע בתהליכים פשוטים כמו מענה להודעות דואר אלקטרוני, יצירת משימות או העתקת נתונים ממקור למקור יכול להצטבר במהירות. אך על ידי הגדרת זרימות עבודה אוטומטיות, עסקים יכולים לשפר משמעותית את היעילות ולהוסיף ערך לפעולות הליבה - משיווק ופיננסים עד משאבי אנוש.

 

חלק מהדוגמאות לכלי אוטומציה של זרימת עבודה שנמצאים בשימוש כוללות:

 

  • שליחת תגובות מעקב ותשובות אוטומטיות לאחר שלקוח ממלא טופס יצירת קשר.

  • שליחת רצפי הודעות דוא"ל לטיפוח הפניות לאחר אירוע מופעל.

  • הנפקת חשבוניות אוטומטית ללקוחות עבור תשלומים חודשיים.

  • יצירת הסכמי רמת שירות (SLA) כדי להבטיח תגובות בזמן אפקטיבי לבעיות דחופות.

  • החזר על הוצאות עובדים.

  • שליחת תזכורות לגבי מועדים אחרונים ואישורים.

  • הקצאה אוטומטית של משימות ופרויקטים לחברי צוות.

  • קליטת עובדים חדשים.

  • אישור בקשות לחופשה.

 

גלה דרכים טובות יותר לעבוד

הענק לכל עובד את היכולת ליצור פתרונות אוטומטיים ולייעל את זרימות העבודה והתהליכים שלו באמצעות Microsoft Power Automate. השתמש באוטומציה כדי להתחיל לעזור לכל עובד להשתחרר ממשימות חוזרות וגוזלות זמן וליצור מקום עבודה אסטרטגי ודינמי יותר.
מידע נוסף

שאלות נפוצות

  • כלי אוטומציה ותוכנה של זרימת עבודה מייעלים משימות שהן ידניות וסיזיפיות בדרך כלל באמצעות לוגיקה מבוססת-כללים ובכך עוזרים לעסקים לחסוך זמן, להפחית את הסיכון לטעויות אנוש ולשפר את הפרודוקטיביות במקום העבודה.
  • קיימים מספר סוגים של כלי אוטומציה למיטוב פונקציות ליבה בארגונך ולייעול משימות ידניות. כלים אלה כוללים כלי זרימת עבודה לניהול פרויקטים, שיווק ומכירות, שירות לקוחות, כספים ומשאבי אנוש.
  • אוטומציה של זרימת עבודה עוזרת לעסקים לחסוך זמן, משאבים וכסף. היתרונות של אוטומציה של זרימת עבודה כוללים הפחתת שגיאות בהזנת נתונים, תהליכים מיועלים, פרודוקטיביות משופרת, תקשורת ושיתוף פעולה טובים יותר ותובנות עסקיות עמוקות יותר.
  • עיבוד מסמכים חכם משתמש בבינה מלאכותית ולמידת מכונה לעיבוד מסמכים, חילוץ מידע רלוונטי מנתונים לא מובנים או מובנים למחצה והמרתו לתבניות שמישות עבור יישומים עסקיים או ניתוח נתונים. עיבוד מסמכים אוטומטי הוא גירסה פשוטה יותר של תהליך זה. הוא לוכד, מחלץ ומאחסן נתונים על-ידי המרתם למערכת עסקית פנימית או לגיליון אלקטרוני; עם זאת, לרוב הוא אינו כולל סיווג, אימות או ניתוח של מסמכים לצורך למידה מעמיקה יותר.
  • כלי אוטומציה של זרימת עבודה מגבירים באופן דרסטי את היעילות ומוסיפים ערך לפעולות ליבה. כמה דוגמאות לאוטומציה של זרימת עבודה כוללות אוטומציה אוטומטית של המשך טיפול ותשובות, יצירה והקצאה של משימות, שליחת חשבוניות חודשיות ואפילו אישור של בקשות חופשה.

פנייה למחלקת המכירות

לבקש שניצור איתך קשר

בקש שמומחה Automate‏ ‎Power ייצור איתך קשר.
שלח בקשה

עקוב אחר Power Platform