Sjedinjene komunikacije kao usluga

UCaaS je model isporuke u oblaku koji okuplja sjedinjene komunikacije (UC), kao što su čavrljanje, zajedničko korištenje datoteka, telefonija i alati videokonferencije, na jedno sučelje ili platformu.

Sa sjedinjenim komunikacijama i suradnjom, tvrtke dobivaju više kontrole nad svojim tijekovima rada i procesima i zaposlenici su bolje povezani. Rješenjima sjedinjenih komunikacija također se uklanja potreba za prebacivanjem između više komunikacijskih alata, jačanjem organizacije radnog mjesta, učinkovitosti i produktivnosti. 

„Sjedinjene komunikacije” odnosi se na razne alate komunikacije i produktivnosti koji su integrirani u jednu platformu. Zajednički alati na UC platformama uključuju VoIP telefon, razmjenu izravnih poruka, e-poštu i sastanke na mreži, konferencije te kalendare i planiranje rasporeda.

„Kao usluga” odnosi se na model isporuke koji se koristi za servise u oblaku i softver.  

Glavna razlika između UC-a i UCaaS-a jednostavno je mjesto gdje se hostira davatelj usluga sjedinjenih komunikacija. UC je širi pojam koji obuhvaća UCaaS i može se temeljiti na oblaku ili hostirati lokalno. UCaaS se temelji samo na oblaku.

Budući da se UCaaS sustavi temelje na oblaku, tipično ih je lakše skalirati i troškovno su učinkovitiji od tradicionalnih lokalnih UC sustava. Mnoga UCaaS rješenja funkcioniraju na mjesečnoj ili godišnjoj pretplati, sa cijenama koje se temelje na uslugama na više razina i broju korisnika. Tradicionalne lokalne UC platforme, s druge strane, imaju veće ulaganje unaprijed, uz troškove održavanja i licenciranja.

UC tehnologija koristi jedno sučelje za upravljanje komunikacijama s pomoću kojeg se timovi mogu besprijekorno prebacivati među kanalima, od slanja poruka suradnicima, do pozivanja klijenata to videokonferencije sa zainteresiranim strankama. Umjesto potrebe za više platformi ili davatelja za različite usluge, UCaaS pojednostavnjuje mnoge komunikacijske alate koje tvrtke svaki dan koriste u jednu platformu, čime se poboljšava suradnja i produktivnost.

Budući da UCaaS radi preko interneta, zaposlenici mogu pristupati alatima koji su im potrebni na gotovo svakom uređaju u svakom trenutku. To znači da zaposlenici mogu raditi učinkovito i ostati povezani gdje god se nalazili – u uredu, svojim kućama ili na putu.

Umjesto hostiranja UC platformi na tradicionalnoj lokalnoj mreži, UCaaS rješenja sigurno se hostiraju preko interneta. Time se eliminira potreba za lokalnim održavanjem tehničkom podrškom te implementacija UC rješenja postaje brža i jeftinija – što je posebice korisno kako se poduzeća razvijaju ili organizacije potrebe mijenjaju. UC rješenja koja se temelje na oblaku također su bolja u podržavanju mobilne ili hibridne radne snage, što pomaže poduzećima da uštede na uredskim i putnim troškovima.

UCaaS sustav pomaže poduzećima u poboljšanju učinkovitosti i produktivnosti te pomaže zaposlenicima da ostanu povezani s bilo kojeg mjesta. Osnovne funkcije UCaaS-a obuhvaćaju:

• Čavrljanje: Razmjena izravnih poruka pomaže da se raspršeni timovi povežu u stvarnom vremenu. Čavrljanje često obuhvaća značajke kao što su pojedinačno i grupno slanje poruka, kanali tima i projekata te ugrađene mogućnosti zajedničkog korištenja datoteka za brzu u praktičnu komunikaciju.
  
  
• Govor: Telefonske usluge kao što su prosljeđivanje poziva, konferencijski pozivi, snimke poziva i napredno preusmjeravanje poziva pomažu poduzećima da brže donose odluke. U UCaaS-u govorne mogućnosti funkcioniraju korištenjem VoIP tehnologije.
  
  
• Videozapis: Video omogućava sastanke na mreži za timove pa tako i interakcije licem u lice čak u različitim vremenskim zonama. Značajke napredne suradnje kao što su zajedničko korištenje zaslona, snimke i čavrljanje pomažu timovima da maksimalno iskoriste ovaj osnovni alat.
  
  
• Suradnja: Značajke suradnje kao što su kalendari i planiranje rasporeda, zajedničko korištenje datoteka i alati upravljanja projektima olakšavaju zaposlenicima rad s različitim funkcijama te usklađivanje s ciljevima.

Učinkovita komunikacija ključna je za poduzeća bilo koje veličine, posebice kako se sve više poduzeća prilagođava stalnom modelu hibridnog rada i rada na daljinu. No UCaaS pomaže timovima s više od tek virtualne suradnje – također pomaže poduzećima da ostanu konkurentni na tržištima koja se mijenjaju.

Neke prednosti UCaaS-a obuhvaćaju:

• Smanjene troškove
  Budući da se UCaaS temelji na oblaku i funkcionira na jednom sučelju, poduzeća troše manje na troškove održavanja, licenciranja te na početnu instalaciju. Poduzeća također mogu uštedjeti i na uredskim i putnim troškovima.
  
  
• Skalabilnost
  UCaaS rješenja čine zapošljavanje jednostavnijim te je lakše dodavati nove članove kako timovi rastu. UCaaS sustavi također će imati najnoviju tehnologiju za poboljšanje poslovnih procesa, čime se automatski ažuriraju s novim sigurnosnim značajkama, alatima i aplikacijama.
  
  
• Veća produktivnost
  Umjesto rada na nekoliko različitih platformi, zaposlenici imaju sve što im je potrebnu u centraliziranoj lokaciji – što poboljšava učinkovitost tijeka rada i vođenje projekata. Tako se timovi kreću brže i poboljšavaju kvalitetu rada.
  
  
• Fleksibilnost
  S raznim komunikacijskim alatima na jednoj platformi UCaaS pomaže poduzećima da brzo odgovore na promjene i prilagode se njima, a osim toga i brže odgovaraju na potrebe klijenata. UCaaS također osnažuje zaposlenike da rade s gotovo bilo kojeg mjesta na bilo kojem uređaju uz pouzdanu internetsku vezu.

UCaaS donosi mnoge prednosti poduzećima, ali potrebno je razmotriti i neke nedostatke.

Prednosti UCaaS-a obuhvaćaju:

• Bržu implementaciju.
  
  
• Veću mobilnost za zaposlenike.
  
  
• Uštedu troškova.
  
  
• Bolju učinkovitost tijeka rada.
  
  
• Uvijek ažurnu tehnologiju.

Nedostaci UCaaS-a obuhvaćaju:

• Ovisnost o jakoj internetskoj vezi.
  
  
• Ograničeno pozivanje u slučaju nužde.
  
  
• Moguće probleme u interoperabilnosti s postojećim hardverom.

Svaka tvrtka ili ustanova može imati koristi od prelaska na UCaaS sustav, ali strah od smetnji u komunikacijama mogu zadržavati poduzeća u prelasku. Kako bi prijelaz bio što laganiji te osigurao kontinuitet poslovanja, razmotrite sljedeće najbolje prakse:

1. Provedite nadzor nad svojom trenutačnom grupom komunikacijskih alata.
   Kada se prebacujete s naslijeđenog komunikacijskog sustava na UCaaS platformu, važno je utvrditi sve trenutačne komunikacijske alate koji zaposlenici koriste u timovima i odjeljcima. Možda se neki alati preklapaju ili postoje određene značajke koje uopće ne koristite, a što će vam pomoći da donosite informirane odluke kako se prebacujete na novi UCaaS sustav.
   
   
2. Procijenite svoje potrebe.
   UCaaS sustavi obično funkcioniraju na tarifama usluga na više razina, stoga je ključno znati koje su vam značajke potrebne i gdje su vaše trenutačne praznine. Ovo razdoblje procjene također je prilika za prikupljanje povratnih informacija od članova tima te da saznajte gdje se tijekovi rada mogu poboljšati.
   
   
3. Obavijestite svoj tim i pružite vremensku crtu prijelaza.
   Kako se prebacujete na UCaaS sustav, osigurajte da vaš tim razumije vremensku crtu prijelaza. Hoće li to biti uvođenje u fazama ili trenutni prijelaz? Ako redovito informirate zaposlenike, osiguravate da imaju dovoljno vremena za obradu dokumentacije te se prekidi u poslovanju svode na minimum.
   
   
4. Pristupite resursima učenja ranije u postupku.
   Dok možete očekivati krivulju učenja kako prebacujete komunikacijske sustave, pružanje podrške i resursa ranije u postupku trebalo bi postupak učiniti glatkim. Iskoristite materijale za poduku koje pruža davatelj UCaaS usluge ili provedite obuku kako biste osigurali da zaposlenici imaju sve potrebno kada se novi UCaaS sustav implementira.

Ulaganje u novu UCaaS pruža brojne prednosti za nove i postojeće tvrtke, ali može biti izazovno uspoređivati davatelje usluga i odabrati odgovarajućeg davatelja UC usluga za svoje potrebe. Da biste pronašli najbolje davatelja UC usluga za svoje poduzeće, svakako imajte na umu sljedeće kriterije:

1. Služba za korisnike
   Ima li davatelj UCaaS usluga čavrljanje uživo ili telefonsku podršku koji su uvijek dostupni? Postoji li pomoć u početnoj implementaciji ili migraciji UC-a? Postoji li uključivanje tima ili kontinuirana obuka? Znati koja je pomoć potrebna ako trebate riješiti problem važan je element koji treba razmotriti dok tražite najboljeg davatelja UC usluga.
   
   
2. Sigurnost
   Uz zaposlenike koji rade na daljinu ili hibridno i rade na različitim mrežama i uređajima, važno je potražiti sveobuhvatnu sigurnosnu značajku u davatelju UCaaS usluga. Prije ulaganja razgovarajte s predstavnikom u infrastrukturi davatelja UC usluga s kriptiranjem podataka, upravljanjem prijetnjama te dozvolama pristupa i kontrolama.
   
   
3. Pouzdanost
   Kada uspoređujete davatelje UC usluga, razmotrite povijest dostupnosti ili zatražite dokumentaciju za uvid u učinkovitost pouzdanosti davatelja usluga. Postotak dostupnosti treba biti iznad 99 posto. Također možete provjeriti stranice društvenih mreža davatelja UC usluga kako biste vidjeli postoji li obrazac ili povijest nedostupnosti.
   
   
4. Dosljedan korisnički doživljaj
   UCaaS sustav olakšava zaposlenicima rad na različitim uređajima, stoga je ključno imati dosljedan UI i UX. Time se štedi vrijeme i zaposlenicima je lakše navigirati komunikacijskim alatima koje koriste svaki dan te upravljati njima. Također je IT službi lakše pružiti podršku ako je potrebna.

Uslijed pandemije bolesti COVID-19, UCaaS tehnologija postala je potreba za mnoge tvrtke – omogućava timovima raditi na daljinu i ostati konkurentan čak i u vremenima nesigurnosti. U budućnosti će UCaaS i dalje biti ključan dio digitalne transformacije poslovanja i pomagati timovima da poboljšaju internet procese, angažman klijenata te prilagodbu na nova tržišta.

UCaaS tehnologija tu je da ostane jer sve više poduzeća usvajaju stalni hibridni ili fleksibilan model rada. Da bi se zadovoljile potrebe distribuirane radne snage, značajke UCaaS-a razvijaju se ubrzanim tempom.

Znakovi prisutnosti – informiranje suradnika o tome kada nekog nema, je li na pozivu ili prezentira – na primjer, postao je ključni aspekt UCaaS platformi. Ovim se alatima također uklanjaju distrakcije i zaposlenicima pomaže u održavanju ravnoteže posla i slobodnog vremena, čime se ukazuje kada je netko glavom prema dolje, fokusira se ili je gotov s radnim danom. Komponente videozapisa i čavrljanja UCaaS-a također su se razvile, s novim značajkama reakcija koje potiču sudjelovanje u raspravama te bolje angažiraju ciljne skupine na sastancima.

Kako se komunikacijska tehnologija razvija, sve više poduzeća okreće se UC platformama koje se temelje na oblaku kako bi osigurale da su ažurne s najnovijim značajkama i sigurnosti. Drugi trendovi oblikovanja budućnosti poslovne komunikacijske tehnologije obuhvaćaju:

AI i tehnologije strojnog učenja, od botova za razgovor i pametnih pomoćnika do uvida u podatke, i dalje će se razvijati na UC platformama. U UCaaS-u umjetna inteligencija može pomoći u tijekovima rada automatiziranjem procesa, poboljšanjem pristupačnosti sa sposobnostima pretvaranja govora u tekst te jačanjem učinkovitosti s pametnim planiranjem rasporeda i preporukama.

UCaaS očiti je pobjednički odabir za komunikaciju i povezivanje zaposlenika, ali također može pojačati i odnose s klijentima. Kako se poslovna tehnologija razvija, više UCaaS rješenja pružaju besprijekoran način poboljšavanja korisničkih iskustava integriranjem centara za kontakt ili alata upravljanje odnosima s korisnicima (CRM) u platformu.

Više načina komuniciranja i surađivanja znači dodatne ulazne bodove za sigurnosne prijetnje. Kako se komunikacijska tehnologija razvija, UC platforme će i dalje pojačavati svoju infrastrukturu radi poboljšavanja u upravljanju prijetnjama, uslugama kriptiranja te zaštiti osobnih podataka. UCaaS također može razviti sigurnosne dodatke s određenim industrijama na umu radi rješavanja potreba sukladnosti.