5 tipi di strumenti di collaborazione che migliorano la produttività

In che modo gli strumenti di collaborazione migliorano la produttività

Tutte le aziende traggono vantaggio da un buon lavoro in team. La collaborazione tra i membri del team è fondamentale, che si tratti di vendere composizioni floreali o di creare una nuova app per smartphone. Per una collaborazione eccellente occorre però una comunicazione eccellente. Gli studi dimostrano inoltre che la qualità di tale comunicazione è molto più importante della quantità.

Questo articolo illustra in che modo questi strumenti aiutano i team remoti a collaborare e migliorano la produttività. Spiega inoltre come gli ultimi strumenti basati su IA consentono ai team di accelerare le comunicazioni, semplificare le attività, migliorare la creatività e altro ancora.

La collaborazione sul posto di lavoro è in continua evoluzione

Collaborare vuol dire lavorare insieme su un progetto o un obiettivo condiviso, e oggi più che mai è fondamentale. Non sempre però la creazione di un ambiente di lavoro in cui regni la collaborazione è semplice come previsto. A volte i team non hanno una visione condivisa o i membri del team non comprendono le proprie responsabilità, il che causa confusione e inefficienze.

Per questo motivo, la scelta degli strumenti di collaborazione giusti è particolarmente importante. Fortunatamente, la collaborazione sul posto di lavoro si è evoluta rispetto ai giorni dei thread di messaggi senza fine e dei cicli di riunioni a ripetizione. Gli strumenti di oggi sfruttano una rete sempre connessa, con accesso in tempo reale ai file e collaborazione adatta per i team distribuiti e il lavoro ibrido.

Gli strumenti di collaborazione, ad esempio videoconferenza, software di cloud computing e ora l'IA, sono nati per migliorare l'efficienza, la produttività e la collaborazione in team.

L'importanza e la necessità degli strumenti di collaborazione sono diventate evidenti durante il periodo del COVID-19, in cui molti dipendenti sono stati costretti a lavorare in remoto per lunghi periodi di tempo. Di fatto, secondo un sondaggio di Gartner Inc, quasi l'80% dei lavoratori ha usato strumenti di collaborazione nel 2021, rispetto a poco più della metà dei lavoratori nel 2019.

Anche se esistono molti tipi distrumenti di collaborazione onlineper aiutare i team a comunicare in modo efficace e rimanere coordinati, gli strumenti giusti al momento giusto possono far sì che i team lavorino in modo più efficiente.

Scelta degli strumenti di collaborazione giusti

La collaborazione sul posto di lavoro è diversa per ogni azienda e per ogni team. A seconda delle dimensioni, della struttura e delle sedi, tutte le organizzazioni devono affrontare sfide uniche quando si tratta di collaborare. Quando si implementano nuovi strumenti di collaborazione occorre porsi queste domande:

Esiste un processo di gestione del cambiamento? L'implementazione di un nuovo strumento richiede pianificazione e preparazione. Verifica di disporre del supporto dell'organizzazione per il cambiamento, di una visione condivisa rispetto al risultato, del supporto logistico e dei dipendenti e di un modo per monitorare l'impatto del cambiamento.

La curva di apprendimento è rapida? Una delle considerazioni più importanti per qualsiasi nuovo servizio è la facilità d'uso. Richiedi una demo degli strumenti a cui sei interessato e cerca elementi come interfacce intuitive e semplicità di navigazione.

Come comunicano i team? Preferiscono usare esclusivamente gli strumenti di chat e di messaggistica multicanale o comunicano anche tramite posta elettronica e strumenti di gestione dei progetti?

Su quali tipi di progetti collaborano i team? Settori diversi necessitano di strumenti di collaborazione diversi. Una società di marketing, ad esempio, ha bisogno di strumenti diversi rispetto a un'azienda manifatturiera. Assicurati di comprendere la natura dei progetti specifici del settore su cui i team lavoreranno.

Quante persone devono collaborare? I team più piccoli comunicano, condividono informazioni e forniscono aggiornamenti sullo stato di avanzamento in modo diverso rispetto ai team più grandi. Scegli gli strumenti di collaborazione appropriati in base alle dimensioni del team e dell'organizzazione.

Vuoi usare più strumenti o una piattaforma all-in-one? Fai una verifica degli strumenti attuali. Dopo aver identificato tutte le tecnologie di collaborazione già in uso, decidi se aggiungere nuovi strumenti o sostituire quelli esistenti per ottimizzare i vantaggi della collaborazione a livello aziendale.

L'integrazione e la compatibilità sono importanti? Se trovi uno strumento perfetto per svolgere un'attività, valuta se si integra senza problemi con altre app e software. Assicurati inoltre che lo strumento sia compatibile con tutti i tipi di file usati dal team.

La sicurezza è una priorità assoluta? Gli strumenti di collaborazione variano notevolmente per quanto riguarda le funzionalità di sicurezza. Prendi in considerazione quelli con criteri che consentano di controllare le autorizzazioni di accesso alle riunioni, la condivisione di file, la chat e l'accesso esterno. Alcuni strumenti offrono crittografia end-to-end, mentre altri offrono chiavi conservate dal cliente.

Quanto vuoi spendere? Quando si sceglie uno strumento di collaborazione, il costo è un fattore chiave. Alcuni sono gratuiti, mentre altri hanno piani di prezzi mensili, annuali o in base al numero di utenti. Inoltre, se è necessaria, la personalizzazione dello strumento può rappresentare un ulteriore costo.

Hai tempo e budget per la formazione? La formazione del team sugli strumenti di collaborazione è essenziale. Ricorda che, per funzionare, gli strumenti di collaborazione devono essere adottati facilmente da tutti i membri del team. Dopo aver scelto una soluzione, dedica il tempo giusto a formare i team e avviare un passaggio graduale al nuovo software o strumento.

Alcune altre funzionalità chiave da considerare per la scelta degli strumenti di collaborazione:

Chat e messaggistica multicanale
Flessibilità (collaborazione asincrona, live e tramite lavagna)
Scalabilità
Integrazione dell'IA

Sei tipi di strumenti di collaborazione che migliorano la produttività

Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano a rispettare le scadenze

Mani che digitano su una tastiera con un'icona di blocco.

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Risparmia tempo e concentrati sulle questioni importanti con l'intelligenza artificiale in Microsoft 365 per le aziende.

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Che ti occupi di pianificare matrimoni o di creare siti Web, probabilmente ti è già capitato di lavorare a progetti di grandi dimensioni che richiedono l'intervento di molte persone. Fortunatamente sono disponibili strumenti di gestione dei progetti per gestire in modo efficace tutte le forze in campo.

2. La videoconferenza crea relazioni

Immagina di dover organizzare una riunione importante, ma metà del team è in viaggio o lavora in remoto. La videoconferenza è un modo per ottenere tutti i vantaggi delle riunioni faccia a faccia, confermati dalla ricerca, senza le spese e le problematiche associate alla pianificazione di incontri in presenza.

3. Le chat velocizzano il lavoro

A volte è più utile fare una domanda al volo e ottenere una risposta immediata. Con gli strumenti di messaggistica istantanea creati per l'ufficio, i membri del team possono confrontarsi e risolvere i problemi rapidamente.

4. La revisione dei documenti in tempo reale riduce i ritardi

Dimentica le catene di messaggi di posta elettronica pieni di allegati e modifiche poco chiare che non vengono poi applicate al documento o alla presentazione. Con la collaborazione sui documenti in tempo reale, i team possono lavorare contemporaneamente sullo stesso progetto , che si tratti di un documento di testo, di un foglio di calcolo o di una presentazione di PowerPoint.

5. Il controllo delle versioni cloud mantiene tutto organizzato

L'archiviazione dei progetti nel cloud offre un controllo semplice delle versioni, che consente a tutti gli utenti con accesso di andare online in qualsiasi momento, trovare una versione specifica e salvarne una copia, se necessario, prima di aggiungere commenti e suggerimenti. Inoltre, l'uso di applicazioni di collaborazione come Microsoft Teams semplifica la ricerca e la condivisione sicura di file con altri utenti.

6. L'IA aumenta la connettività, la produttività e la creatività

Rimanere al passo con la concorrenza è sempre difficile, ma puoi offrire un vantaggio ai tuoi team con gli strumenti di intelligenza artificiale. Velocizza le comunicazioni, semplifica le attività dei dipendenti e accelera la fornitura dei servizi con soluzioni di intelligenza artificiale come Microsoft 365 Copilot. Anticipa le esigenze del team ed evita i tempi di inattività con funzionalità predittive e accelera le operazioni con l'automazione.

Ecco alcune attività per cui possono essere utili gli strumenti di intelligenza artificiale:

Cercare negli archivi di posta elettronica e chat
Riepilogare riunioni
Creare presentazioni
Generare nuovi prodotti e servizi
Personalizzare le esperienze
Migliorare il processo decisionale

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Vantaggi e sfide degli strumenti di collaborazione

Il vantaggio degli strumenti di collaborazione è l'aumento dell'efficienza e della produttività. La maggior parte degli strumenti è progettata per sollevare i responsabili e i membri del team da una parte dell'onere della gestione dei progetti.

Una delle principali sfide dell'uso degli strumenti di collaborazione è superare la curva di apprendimento per l'adozione di nuovi strumenti, ad esempio l'intelligenza artificiale. Quando nuovi membri si uniscono al team, prepararli per l'uso degli strumenti può richiedere tempo. Leguide introduttive e i canali YouTube aiutano ad accelerare la formazione dei dipendenti.

In genere, lavorare online offre efficienza e capacità di gestione dei progetti per mantenere tutti organizzati e al passo con le tempistiche. In più, il cloud computing riduce il tempo di ritardo, in modo che tutti siano puntuali.

Per quanto riguarda l'intelligenza artificiale, tieni anche presente che qualsiasi output di questi potenti strumenti di automazione deve essere esaminato e verificato dagli utenti prima dell'uso.

Consenti ai team di lavorare in modo più intelligente e collaborare senza problemi

Gli strumenti di collaborazione giusti possono aiutare i team a ottenere di più insieme e a lavorare ovunque e in qualsiasi momento. Per altre informazioni sugli strumenti di collaborazione Microsoft, visita queste risorse:

Strumenti di collaborazione

Gestione dei progetti

Strumenti basati su IA

Informazioni sull'autore

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