Videoconferenze

Sin dall'avvento del lavoro remoto e ibrido, le aziende hanno adottato la videoconferenza per connettersi con i dipendenti, indipendentemente da dove lavorano.

Se desideri pianificare una rapida video chat 1:1 con un dipendente diretto oppure una videoconferenza di fine mese più estesa con l'intera organizzazione, il software per videoconferenze è ideale per consentire al team di collaborare e rimanere in contatto.

In generale, per condurre una sessione di videoconferenza serve un software per conferenza Web, una connessione Internet o Wi-Fi affidabile e un dispositivo di videoconferenza.

Per garantire la riuscita di una videoconferenza, servono caratteristiche specifiche in base alle proprie esigenze quando si lavora con team internazionali.

Le caratteristiche degli strumenti di videoconferenza dovrebbero includere le seguenti funzionalità:

• Registrazione delle riunioni da condividere con i partecipanti da tenere per riferimento futuro.
• Funzione di chat per connettersi con i colleghi prima, durante e dopo una sessione di conferenza.
• Condivisione dello schermo per evidenziare le dimostrazioni e consentire ai partecipanti di seguire la presentazione.
• Possibilità di aggiungere sottotitoli per maggiore chiarezza, inclusività e accessibilità per tutti i partecipanti.
• Possibilità di scegliere uno sfondo o caricarne uno personalizzato per ridurre le distrazioni.
• Pulsante per reazioni per interagire rapidamente con il contenuto o con la discussione senza interrompere la chiamata.
• Possibilità di visualizzare e scaricare l'elenco partecipanti per riferimento e per mantenere i contatti con i partecipanti dopo la sessione.

Gli strumenti di videoconferenza dovrebbero anche consentire ai partecipanti di scegliere se usare o meno la videocamera o il microfono.

Idealmente, questo tipo di software ti aiuterà con le tue competenze in materia di presentazioni; queste competenze sono più importanti che mai in un ambiente di lavoro ibrido. Microsoft Teams presenta la funzione chiamata Speaker coach che consente ai relatori di parlare con maggiore sicurezza durante le riunioni fornendo indicazioni e feedback su ritmo, uso delle parole riempitive e promemoria per interagire con il pubblico.

Durante la pandemia di Covid-19, milioni di aziende e uffici hanno chiuso i propri spazi fisici e le persone in tutto il mondo sono state obbligate all'isolamento a casa. L'impatto del Covid sulla videoconferenza è stato notevole, l'espressione "lavorare da qualsiasi posto" da semplice motto aziendale è diventata nel giro di una notte una caratteristica imprescindibile. Improvvidamente, le aziende di tutti i settori hanno dovuto imparare ad adattarsi.

Molti lavoratori hanno usato i propri PC o hanno preso in prestito quelli dei propri datori di lavoro per lavorare. Altre aziende hanno dato ai dipendenti contributi per acquistare attrezzatura per lavorare da casa e hanno creato politiche di lavoro remoto a lungo termine man mano che le settimane diventavano mesi. Le aziende hanno adottato strumenti come i software per videoconferenza affinché i lavoratori potessero continuare a collaborare e connettersi con i team distribuiti.

A partire dal 2021, il mercato globale della videoconferenza è valutato 14,6 miliardi di dollari USD, secondo Statista. L'importanza della videoconferenza durante il Covid e i suoi effetti su come lavoriamo oggi sono ancora presenti nei luoghi di lavoro.

L'ambiente di lavoro ibrido moderno ha trasformato la videoconferenza da lusso in necessità. La videoconferenza offre ai team l'opportunità di connettersi e parlarsi faccia a faccia, sia che si trovino nello stesso edificio o in città diverse.

Poiché i lavoratori potrebbero non trovarsi nello stesso contesto, tuttavia è essenziale stabilire delle procedure consigliate per le chiamate virtuali. Ad esempio, è consigliabile prendere appunti su un'app o documento digitale, ampiamente accessibile affinché tutti siano allineati. È inoltre fondamentale che i partecipanti alla riunione testino la propria attrezzatura e ne verifichino per tempo il funzionamento così da evitare problemi tecnici durante una chiamata di gruppo.

Anche se le riunioni virtuali a volte richiedono ulteriori dettagli, possono essere uno strumento potente per unire l'organizzazione e consentire la continuità delle operazioni.

Il Covid-19 e le opportunità di lavorare da casa hanno cambiato enormemente il ruolo della videoconferenza nelle aziende. Inoltre, adottare la videoconferenza può offrire una serie di opportunità alla tua organizzazione. Ad esempio:

• Puoi espandere il pool di talenti assumendo persone al di fuori della tua area geografica.
• Potrai così assumere più personale adatto al modello di lavoro ibrido, consentendo la possibilità di avere orari flessibili oltre la tradizionale giornata lavorativa 9-17.
• Con uno smart device, anche in viaggio i dipendenti potranno lavorare e rimanere connessi.
• Un ambiente di lavoro ibrido o remoto può invogliare i dipendenti a unirsi alla tua azienda.

La videoconferenza può contribuire al miglioramento delle operazioni aziendali, promuovendo al contempo la produttività e rafforzando la community grazie alla collaborazione diretta in tempo reale.