Unified Communications as a Service

UCaaS는 채팅, 파일 공유, 전화 통신, 화상 회의 도구 등을 포함하는 통합 통신(UC)을 하나의 인터페이스나 플랫폼에서 제공하는 클라우드 제공 모델입니다.

통합 통신 및 공동 작업을 통해 기업은 작업 흐름과 프로세스를 더 잘 제어할 수 있게 되고 직원은 더 나은 연결 상태를 유지할 수 있습니다. 또한 통합 통신 솔루션을 사용하면 여러 커뮤니케이션 도구 간에 전환할 필요가 없어 업무 현장에서의 체계성, 효율성, 생산성이 향상됩니다. 

"Unified Communications", 즉 통합 통신은 하나의 플랫폼에 통합된 다양한 커뮤니케이션 및 생산성 도구를 의미합니다. UC 플랫폼의 일반적인 도구에는 VoIP 전화, 인스턴트 메시지, 이메일, 온라인 모임, 회의, 달력 및 일정 관리가 포함됩니다.

"As a Service"는 서비스형이라는 뜻으로, 클라우드 서비스 및 소프트웨어에 사용되는 제공 모델을 의미합니다.  

UC와 UCaaS의 주요한 차이점은 통합 통신 공급자가 호스트되는 위치입니다. UC는 UCaaS를 포괄하는 더 폭넓은 용어로, 클라우드 기반일 수도, 온-프레미스에서 호스트될 수도 있습니다. UCaaS는 클라우드만을 기반으로 합니다.

UCaaS 시스템은 클라우드 기반이므로 일반적으로 기존 온-프레미스 UC 시스템보다 확장이 더 쉽고 비용 효율적입니다. 많은 UCaaS 솔루션은 월간 또는 연간 구독으로 운영되며, 계층형 서비스와 사용자 수에 따라 가격이 책정됩니다. 반면 기존 온-프레미스 UC 플랫폼은 초기 투자 비용이 더 많이 들고 유지 관리 및 라이선스 비용도 필요합니다.

UC 기술은 하나의 인터페이스를 사용하여 커뮤니케이션을 관리하므로 팀 구성원이 동료에게 메시지 보내기, 고객에게 전화 걸기, 관계자와의 화상 회의 등 여러 채널 간에 원활하게 전환할 수 있습니다. UCaaS는 각기 다른 서비스를 제공하는 플랫폼이나 공급자를 여럿 사용할 필요가 없도록 기업이 매일 사용하는 많은 커뮤니케이션 도구를 하나의 플랫폼으로 간소화하여 공동 작업과 생산성을 향상시킵니다.

UCaaS는 인터넷을 통해 작동하므로 직원은 언제든지 거의 모든 디바이스에서 필요한 도구에 액세스할 수 있습니다. 이는 직원이 사무실이나 집에서 또는 이동 중에도 효율적으로 작업하고 연결 상태를 유지할 수 있음을 의미합니다.

UCaaS 솔루션은 기존 온-프레미스 네트워크에서 UC 플랫폼을 호스트하는 대신 인터넷을 통해 안전하게 호스트됩니다. 이 덕분에 현장 유지 관리 및 기술 지원이 필요하지 않으며 UC 솔루션을 더 빠르고 저렴하게 배포할 수 있습니다. 이는 비즈니스가 성장하거나 조직의 요구 사항이 변화할 때 특히 유용합니다. 클라우드 기반 UC 솔루션은 원격 근무 직원이나 하이브리드 직원을 지원하기에도 더욱 좋으므로 기업이 임대료와 출장 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다.

UCaaS 시스템은 기업이 효율성과 생산성을 향상하고 직원이 어디서나 연결 상태를 유지할 수 있도록 돕습니다. UCaaS의 주요 기능에는 다음이 포함됩니다.

• 채팅: 인스턴트 메시지는 분산된 팀이 실시간으로 소통하는 데 도움이 됩니다. 채팅에는 주로 개인 및 그룹 메시지, 팀 및 프로젝트 채널, 포함된 파일 공유 기능과 같은 기능이 포함되어 빠르고 편리한 커뮤니케이션이 가능합니다.
  
  
• 음성: 착신 전환, 전화 회의, 통화 녹음, 고급 통화 라우팅과 같은 전화 서비스는 기업이 더 빠르게 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다. UCaaS에서 음성 기능은 VoIP 기술을 사용하여 작동합니다.
  
  
• 비디오: 비디오를 통해 팀의 온라인 모임이 가능하므로 서로 다른 표준 시간대 간에도 얼굴을 보며 상호 작용할 수 있습니다. 팀은 화면 공유, 녹음/녹화, 채팅과 같은 향상된 공동 작업 기능을 통해 이 필수 도구를 최대한 활용할 수 있습니다.
  
  
• 공동 작업: 달력, 일정 관리, 파일 공유, 프로젝트 관리 도구 등의 공동 작업 기능을 사용하면 직원들이 쉽게 부서 간 협업을 수행하고 일관된 목표를 가질 수 있습니다.

효과적인 커뮤니케이션은 모든 규모의 비즈니스에 필수적입니다. 특히 영구적으로 하이브리드 및 원격 근무 모델을 채택하는 회사가 많아짐에 따라 더욱 그렇습니다. 그러나 UCaaS는 팀에게 단순한 가상 공동 작업 기능 그 이상을 지원하며, 변화하는 시장에서 기업이 경쟁력을 유지하는 데도 도움이 됩니다.

UCaaS에는 다음을 포함한 몇 가지 장점이 있습니다.

• 비용 절감
  UCaaS는 클라우드 기반이고 하나의 인터페이스에서 작동하므로 기업이 유지 관리, 라이선스 비용, 초기 설치에 지출하는 비용이 줄어듭니다. 기업은 임대료와 출장비도 절약할 수 있습니다.
  
  
• 확장성
  UCaaS 솔루션을 사용하면 온보딩이 간소화되고 팀이 성장함에 따라 새로운 사용자를 쉽게 추가할 수 있습니다. 또한 UCaaS 시스템은 비즈니스 프로세스 개선을 위해 최신 기술을 보유하도록 새로운 보안 기능, 도구, 앱으로 자동으로 업데이트됩니다.
  
  
• 생산성 개선
  직원들이 여러 플랫폼을 넘나들며 작업하는 대신 필요한 모든 것을 중앙 집중식 위치에서 찾을 수 있어 작업 흐름의 효율성과 프로젝트 관리가 개선됩니다. 이를 통해 팀은 더 빠르게 작업할 수 있으며 업무의 질이 향상됩니다.
  
  
• 유연성
  하나의 플랫폼에 다양한 커뮤니케이션 도구가 포함된 UCaaS는 기업이 변화에 신속하게 대응하고 그에 맞춰 조정하며 고객 요구에 더 빠르게 반응하는 데 도움이 됩니다. 또한 UCaaS는 직원들이 안정적인 인터넷 연결을 통해 거의 모든 장소에서 어떤 디바이스로든 작업할 수 있도록 지원합니다.

UCaaS에는 많은 비즈니스 이점이 있지만 고려해야 할 몇 가지 단점도 있습니다.

UCaaS의 장점은 다음과 같습니다.

• 빠른 배포
  
  
• 직원의 이동성 향상
  
  
• 비용 절감
  
  
• 작업 흐름 효율성 향상
  
  
• 항상 최신 기술 제공

UCaaS의 단점은 다음과 같습니다.

• 강력한 인터넷 연결에 대한 의존성
  
  
• 제한된 긴급 전화 기능
  
  
• 기존 하드웨어와의 상호 운용성 문제 발생 가능

모든 조직은 UCaaS 시스템으로 전환하여 이점을 얻을 수 있지만 통신 중단에 대한 두려움으로 인해 전환을 주저하는 기업이 있을 수 있습니다. 보다 원활하게 전환하고 비즈니스 연속성을 보장하려면 다음 모범 사례를 고려해 보세요.

1. 현재 커뮤니케이션 도구 스택을 감사합니다.
   레거시 커뮤니케이션 시스템에서 UCaaS 플랫폼으로 전환할 때는 직원들이 팀과 부서 전체에서 사용하는 현재 커뮤니케이션 도구를 모두 파악하는 것이 중요합니다. 중복되는 도구나 전혀 사용하지 않는 특정 기능이 있을 수 있으며, 이는 새로운 UCaaS 시스템으로 전환할 때 정보에 기반한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
   
   
2. 필요 사항을 평가합니다.
   UCaaS 시스템은 일반적으로 계층형 서비스 플랜에 따라 작동되므로 필요한 기능과 현재 부족한 부분을 파악하는 것이 중요합니다. 이 평가 기간은 팀 구성원으로부터 피드백을 수집하고 작업 흐름 개선이 가능한 부분을 알 수 있는 기회이기도 합니다.
   
   
3. 팀에 알리고 전환 일정을 전달합니다.
   UCaaS 시스템으로 전환할 때 팀이 전환 일정에 대해 알고 있어야 합니다. 단계적 출시인가요, 즉각적 전환인가요? 직원에게 진행 상황을 지속적으로 알리면 프로세스를 문서화할 충분한 시간을 확보하고 비즈니스 중단을 최소화하는 데 도움이 됩니다.
   
   
4. 학습 리소스에 일찍이 액세스합니다.
   커뮤니케이션 시스템을 전환하면서 익숙치 않은 환경으로 인해 적응기가 필요할 수 있는데, 조기에 지원과 리소스를 제공하면 프로세스를 더 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다. UCaaS 공급자가 제공하는 학습 자료를 활용하거나 교육을 실시하여 새로운 UCaaS 시스템이 구현되었을 때 직원이 필요한 모든 것을 갖춘 상태가 되도록 하세요.

새로운 UCaaS 플랫폼에 투자하면 신규 기업과 기존 기업 모두 많은 이점을 누릴 수 있지만, 공급자를 비교하고 요구 사항에 맞는 적절한 UC 공급자를 선택하는 일은 쉽지 않습니다. 귀사에 가장 적합한 UC 공급자를 찾으려면 다음 기준을 염두에 두세요.

1. 고객 서비스
   UCaaS 공급자가 실시간 채팅 또는 전화 지원을 항상 제공하나요? 초기 구현 또는 UC 마이그레이션에 지원이 제공되나요? 팀 온보딩이나 지속적인 교육이 있나요? 문제를 해결해야 할 경우 어떤 도움을 받을 수 있는지 아는 것은 가장 적합한 UC 공급자를 찾을 때 고려해야 할 중요한 요소입니다.
   
   
2. 보안성
   원격 근무 직원 및 하이브리드 직원이 다른 네트워크 및 디바이스에서 작업하는 경우 UCaaS 공급자가 포괄적인 보안 기능을 제공하는지 확인하는 것이 중요합니다. 투자하기 전에 UC 공급자 인프라의 데이터 암호화, 위협 관리, 액세스 권한, 제어 기능에 대해 담당자와 상담하세요.
   
   
3. 안정성
   UC 공급자를 비교할 때 작동 시간 기록을 고려하거나 공급자의 안정성 성능에 대한 문서를 요청하여 확인하세요. 작동 시간 비율은 99%가 넘어야 합니다. 또한 UC 공급자의 소셜 미디어 페이지를 확인하여 중단 패턴이나 기록이 있는지 확인할 수도 있습니다.
   
   
4. 일관된 사용자 환경
   UCaaS 시스템을 사용하면 직원이 더 간편하게 여러 디바이스에서 작업할 수 있으므로 일관된 UI와 UX를 유지하는 것이 중요합니다. 이를 통해 시간이 절약되고 직원이 매일 사용하는 커뮤니케이션 도구를 더 쉽게 탐색하고 관리할 수 있습니다. 또한 필요한 경우 IT 팀이 더 쉽게 지원을 제공할 수 있습니다.

코로나19 팬데믹으로 인해 UCaaS 기술은 많은 기업에 필수 요소가 되었으며, 이 덕분에 팀은 불확실한 상황에서도 원격으로 작업하고 경쟁력을 유지할 수 있었습니다. 앞으로도 UCaaS는 계속해서 기업 디지털 혁신의 핵심이 되어 팀이 내부 프로세스, 고객 참여도를 개선하고 새로운 시장에 적응하도록 도울 것입니다.

UCaaS 기술은 더 많은 기업이 영구적인 하이브리드 또는 유연한 근무 모델을 채택함에 따라 계속 우리 곁에 있을 것입니다. 분산된 인력의 요구 사항을 충족하기 위해 UCaaS 기능은 빠른 속도로 발전하고 있습니다.

예를 들어 누군가 부재 중, 통화 중 또는 발표 중일 때 동료에게 알려주는 현재 상태 신호는 UCaaS 플랫폼의 핵심적 측면이 되었습니다. 또한 이러한 도구는 특정 사용자가 집중하고 있는 상태인지, 하루 일과를 끝냈는지 등을 ​​알려주므로 직원이 작업 중에 방해를 받지 않으며 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다. UCaaS의 비디오 및 채팅 구성 요소도 발전하여 토론 참여를 장려하고 모임에서 참가자의 참여도를 더 높이는 새로운 반응 기능을 제공합니다.

커뮤니케이션 기술이 발전함에 따라 더 많은 기업이 최신 기능과 보안을 유지하기 위해 클라우드 기반 UC 플랫폼으로 전환하고 있습니다. 다음과 같은 트렌드 또한 비즈니스 커뮤니케이션 기술의 미래를 형성하고 있습니다.

챗봇, 스마트 도우미,데이터 인사이트 등의 AI 및 기계 학습 기술은 UC 플랫폼에서 계속해서 발전할 것입니다. UCaaS에서 AI는 프로세스를 자동화하여 작업 흐름을 개선하고, 음성 텍스트 변환 기능을 사용해 접근성을 향상시키며, 지능형 일정 관리 및 권장 사항을 통해 효율성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

UCaaS는 직원 커뮤니케이션 및 연결 측면에서 확실한 이점을 제공할 뿐만 아니라 고객 관계도 향상시킬 수 있습니다. 비즈니스 기술이 발전함에 따라 더 많은 UCaaS 솔루션이 연락 센터 또는 CRM(고객 관계 관리) 도구를 플랫폼에 통합하여 고객 경험을 원활하게 개선할 수 있는 방법을 제공하고 있습니다.

더욱 다양한 커뮤니케이션 및 공동 작업 방법의 도입은 보안 위협의 진입점이 늘어남을 의미합니다. 커뮤니케이션 기술이 발전함에 따라 UC 플랫폼은 위협 관리, 암호화 서비스, 데이터 보호를 개선하기 위해 인프라를 지속적으로 강화할 것입니다. UCaaS는 규정 준수 요구 사항을 해결하기 위해 특정 산업을 염두에 두고 보안 추가 기능을 개발할 수도 있습니다.