비즈니스 프로세스 관리의 6단계

1단계: 전략 계획

첫째, 경영진과 협력하여 조직의 핵심 비즈니스 목표를 지원하는 비즈니스 프로세스 관리 전략을 수립합니다. 기업은 KPI와 긴밀하게 연계된 측정 가능한 결과를 제공하는 영향력이 크고 위험도가 낮은 프로젝트에 투자하기를 원합니다.

회사 목표 달성에 대한 진척이 느려지거나 정체된 비즈니스 영역을 살펴봅니다. 관련 비즈니스 활동을 세 가지 주요 비즈니스 프로세스 관리 유형 중 하나로 분류하여 잠재적으로 변경해야 할 항목과 변경 방법을 광범위하게 정의합니다.

• 인간 중심의 BPM. 자동화가 거의 이루어지지 않은 인간 중심의 프로세스는 사람을 중심으로 이루어집니다. 특정 의사 결정, 승인 및 기타 프로세스 작업은 직원, 고객 및 기타 개인이 고유하게 수행해야 하는 작업입니다. 이러한 경우 BPM은 잘 설계된 애플리케이션 인터페이스와 알림 및 추적 기능을 통해 개인의 역량을 강화해야 합니다.
  
  사람 중심 BPM의 예로는 HR 담당자가 관리자와 협력하여 채용 공고를 게시하고, 후보자를 선별하고, 추천을 요청하고, 후보자를 면접하는 채용 프로세스를 들 수 있습니다. 또 다른 예로는 서비스 담당자가 처리하는 고객 불만 처리 프로세스가 있습니다.
• 문서 중심의 BPM. 종이 및 전자 기반 문서와 관련된 프로세스는 회사, 업계 및 규제 요건에 따라 신중하게 처리해야 합니다. 문서 중심 BPM은 워크플로 자동화를 사용하여 규정 준수를 유지하면서 효율성과 정확도를 높이는 경우가 많습니다.
  
  법무, 재무, 구매 및 기타 여러 사람에게 계약서 및 합의서를 전달하여 검토를 진행하고 결재를 받는 부서에서 문서 중심 BPM의 예를 찾을 수 있습니다. 또 다른 예로는 전자 건강 기록을 관리하는 의료 기관을 들 수 있습니다.
• 통합 중심의 BPM. ERP(전사적 자원 관리), CRM(고객 관계 관리), HRMS(인적 자원 관리 시스템) 애플리케이션과 같은 시스템을 통합하고 자동화하는 데 중점을 둡니다. 통합 중심의 BPM을 사용하면 커넥터와 API를 통해 앱, 데이터 및 서비스에 빠르게 액세스할 수 있으므로 사용자 생산성과 만족도가 향상됩니다.
  
  통합 중심 BPM의 예로는 상호 연결된 캠페인, 리드 분석 및 CRM 도구를 사용하여 잠재 고객 및 기존 고객에 대한 자세한 정보를 공유하는 마케팅 및 영업 팀이 있습니다.

2단계: 이상적인 프로세스 설계와 매핑

전략적 목표를 명확하게 정의하고 비즈니스의 지원을 받게 되면 개선 대상인 각 프로세스를 분석하고 매핑합니다. 주요 프로세스 이벤트, 각 이벤트에 필요한 수동 및 자동화된 작업, 이를 수행하는 사람, 일정 및 사용된 기술을 파악합니다. 병목 현상과 지연, 중복되고 불필요한 작업, 과도한 비용과 인적 오류, 고객 불만 또는 규정 미준수로 특징지어지는 영역을 찾아봅니다.

다음으로, “있는 그대로의” 상태를 완전히 이해했다면 인사이트를 바탕으로 프로세스에 대한 새로운 비즈니스 요구 사항을 수립합니다. 이상적인 “향후” 상태를 설계하고 매핑합니다. 문제를 해결할 수 있는 다양한 방법을 브레인스토밍합니다. 또한 비즈니스 프로세스 개선을 추적하기 위한 메트릭의 개요를 작성합니다. 프로젝트 성공에 중요한 역할을 하는 프로세스 관련자에게 평가 데이터를 수집하고 설계에 대한 피드백을 제공하도록 요청합니다.

회사는 BPM 이니셔티브 초기에 비즈니스 프로세스 개선 방법론을 채택하여 접근 방식을 더욱 체계화하고 목적 의식을 공유할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 개선 방법론에는 서로 다른 원칙과 기법이 있지만, 모두 낭비를 제거하고, 장애물을 제거하고, 협업을 강화하고, 문화적 변화를 유도하는 데 도움이 되는 것을 목표로 합니다.

일반적으로 다음과 같은 비즈니스 프로세스 개선 방법이 있습니다.

• 애자일 관리
• 카이젠(Kaizen)
• 린 관리
• Six Sigma
• 종합 품질 관리(TQM)

또한 프로세스 마이닝, 프로세스 매핑 및 기타 Microsoft Power automate B P M S(비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어) 자세히 알아보기BPMS(비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어)를 활용하여 워크플로를 빠르게 분석하고 시각화할 수 있습니다. 마찬가지로 iBPMS(지능형 BPMS) 솔루션은 클라우드, AI 및 빅 데이터 분석 기능을 통해 워크플로를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4단계: 개선 사항 구현

이제 최적화된 프로세스로 라이브를 시작할 준비가 되었습니다. 소규모 그룹이 프로세스를 테스트하는 개념 증명 솔루션으로 시작합니다. 그런 다음, 피드백을 바탕으로 프로세스를 적절히 발전시킵니다. BPMS의 미리 빌드된 템플릿과 커넥터를 활용하여 새로 자동화되고 통합된 프로세스를 위한 직관적인 사용자 인터페이스를 개발합니다.

더 큰 규모의 조직에서 프로세스를 공식적으로 시작하기 전에 프로젝트 및 변경 관리를 위한 계획과 리소스를 마련합니다. 팀을 적절하게 전환하여 초기 혼란을 완화하고, 운영 중단을 방지하고, 채택을 촉진할 수 있도록 합니다. 또한 메트릭을 확정하고, BI(비즈니스 인텔리전스) 도구를 사용하여 대시보드를 구축하고, 실시간 또는 실시간에 가까운 인사이트를 제공하는 보고서를 생성합니다.

변경 관리 계획의 일부로 직무 및 책임을 업데이트하고 직원과 함께 교육 세션을 마련합니다. 영향을 받는 고객 및 공급업체에 알리고 지원해 줍니다.

5단계: 성능 메트릭 모니터링 및 추적

BPM 수명 주기의 이 단계에서는 성능 메트릭을 생성하기 위한 데이터를 모니터링하여 추가 변경이 필요한 잠재적 영역을 식별합니다. 목표에 따라 새로운 프로세스 효율성의 다양한 측면을 조사할 수 있습니다(예: 얼마나 잘 수행되는지).

• 워크플로는 프로세스 내에서 작동합니다.
• 프로세스는 더 큰 규모의 조직에서 작동합니다.
• 프로세스는 기술적인 관점에서 작동합니다.

또한 관련자와 대화하여 실현되었거나 잠재적인 시간과 비용 절감 효과에 대해 자세히 알아보고 병목 현상이 발생된 곳을 발견합니다.

BI 도구를 사용하여 메트릭을 생성, 시각화 및 보고하고, 통계를 업계 벤치마크와 비교하고, 조직의 KPI에 대한 측정 방식을 평가합니다. 다시 한 번, 데이터 수집 및 시뮬레이션 모델링을 지원하는 BPMS 솔루션을 활용합니다. 가능한 한 정기적으로 성과를 모니터링하여 BPM 이니셔티브가 계속해서 목표를 달성하고 조직의 더 큰 비즈니스 목표를 지원할 수 있도록 합니다.

6단계: 최신 인사이트를 기반으로 최적화

모니터링 및 추적 노력을 통해 수많은 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있었습니다. 이제 이 정보를 활용하여 비즈니스 프로세스를 두 배로 개선할 차례입니다. 지속적인 반복과 혁신을 통해 프로세스와 워크플로를 지속적으로 개선하여 새로운 운영 효율성을 달성하세요. 종종 자동화, 표준화 및 통합을 위한 추가적인 기회를 발견하게 될 것입니다..

더 큰 비즈니스 가치를 창출하기 위한 노력은 결코 끝나지 않으며, 프로세스 모니터링 및 최적화 활동도 마찬가지입니다. 비즈니스 전략, 시장 상황, 규제 요건은 계속 변화하므로 이에 대응하여 프로세스를 조정할 준비를 해야 합니다.

상황에 따라 중요한 업데이트가 필요한 경우 BPM 라이프사이클을 다시 시작합니다. 지금까지는 회사에서 비즈니스 프로세스 관리 단계를 자체적으로 구축했을 것입니다. 리더와 프로세스 관련자가 함께 모여 새로운 이니셔티브에 대한 전략을 세울 수 있습니다.