Ben je ooit abrupt stilgezet door een e-mailbericht zoals dit: "Het bestand dat je probeert te verzenden, overschrijdt de groottelimiet voor e-mail." Gelukkig zijn er andere opties voor het verzenden van grote bestanden.
Laten we andere manieren verkennen om grote bestanden te verzenden en je helpen beslissen welke manier de beste is.
De meeste internetproviders (ISP's) en e-mailproviders beperken de grootte van de bestanden die je kunt uploaden of verzenden via e-mail. Deze limieten voorkomen dat enorme hoeveelheden gegevens hun services vertragen. De groottelimieten variëren per provider.
Soms kun je de mogelijkheid kopen om grotere bestanden te verzenden. Sommige zakelijke e-mailproviders stellen je bijvoorbeeld in staat bestanden van maximaal 150 MB te verzenden, wat de gebruikelijke limiet ver overschrijdt. Je hoeft echter niet je e-mailaccount te upgraden om grote bestanden te kunnen verzenden. Er zijn andere methoden voor het verzenden van grote bijlagen waarbij je je serviceniveau niet hoeft te veranderen.
Hoewel cloudopslag vaak wordt beschouwd als een hulpprogramma voor het opslaan en beveiligen van bestanden, is het ook handig voor het verzenden of delen van grote documenten en media. Nadat je een bestand naar cloudopslag hebt geüpload, kun je het delen met behulp van een eenvoudige koppeling, hoe groot het ook is.
Als je in een document of spreadsheet werkt, zie je in de bovenhoek waarschijnlijk een knop Delen. Wanneer je op die knop klikt, wordt er een koppeling gegenereerd die je kunt verzenden via e-mail, chat of sms.
Als je je cloudbestanden in een map bekijkt, kun je met de rechtermuisknop op een bestand klikken om een optie voor delen weer te geven. Je kunt zelfs een hele map delen.
Communicatie- en samenwerkingsplatforms combineren zakelijke chats, videoVergaderingen en bestandsopslag. Deze systemen zijn vaak geïntegreerd met cloudopslag en maken het gemakkelijk om bestanden te verzenden via chat.
Met websites voor bestandsoverdracht kun je een groot bestand uploaden en vervolgens een koppeling verzenden naar iemand die het bestand dan kan downloaden. Sommige websites bieden deze service gratis aan, en andere vereisen een abonnement.
Voordat je dergelijke websites gebruikt, moet je de beveiligingsprotocollen van die websites bekijken. Meestal hebben ze geen robuuste beveiligings- of privacyprotocollen. Daarom kun je het beste je cloudopslagprovider gebruiken om bestanden te delen.
Cloudopslag heeft veel meer voordelen dan andere methoden, waaronder:
Je kunt jezelf ook beschermen tegen menselijke fouten. Als de ontvanger je bestand verwijdert, kun je het terughalen uit de prullenbak. Als de ontvanger je bestand per ongeluk wijzigt, kun je de vorige versie herstellen via de ingebouwde versiegeschiedenis.
Van alle bestanden die je in cloudopslag bewaart, wordt een back-up gemaakt. Als je computer kwijtraakt, gestolen wordt of crasht, heb je nog steeds toegang tot je gegevens.
Er is waarschijnlijk een reden dat je een groot bestand deelt. In de meeste gevallen wil je er samen met iemand aan werken. Samenwerking is een groot voordeel van cloudopslag. Je kunt grote bestanden delen met collega's. Zij kunnen vervolgens in realtime bewerkingen voorstellen of aanbrengen. Je kunt zelfs wijzigingen bijhouden om te zien welke items anderen toevoegen en verwijderen.
Door cloudopslag te gebruiken, neem je minder lokale opslagruimte op je apparaat en minder opslagruimte in je toegewezen e-mailquota in beslag.
De meeste cloudopslagservices bieden een gratis abonnement en een betaald abonnement. Als je het betaalde abonnement gebruikt, waarom zou je dan extra betalen om je e-mailservice te upgraden of een service van een website voor bestandsoverdracht te kopen?
Het verzenden van grote bestanden via e-mail kan een frustrerende ervaring zijn. Gelukkig is cloudopslag een snelle, veilige en functierijke methode om grote bestanden te verzenden.
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen