Comunicações unificadas como serviço

UCaaS é um modelo de entrega em nuvem que reúne as comunicações unificadas (UC) — como ferramentas de chat, compartilhamento de arquivos, telefonia e videoconferência — em uma única interface ou plataforma.

Com as comunicações unificadas e colaboração, as empresas ganham mais controle sobre seus fluxos de trabalho e processos, e os funcionários ficam mais conectados. As soluções de comunicações unificadas também dispensam a necessidade de alternar entre várias ferramentas de comunicação, impulsionando a organização, a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho. 

O termo "comunicações unificadas" refere-se a uma variedade de ferramentas de comunicação e produtividade que são integradas em uma única plataforma. As ferramentas comuns nas plataformas de UC incluem telefone VoIP, sistema de mensagens instantâneas, email, reuniões online, conferências, calendários e agendamentos.

O termo "como serviço" refere-se ao modelo de entrega utilizado para serviços de nuvem e softwares.  

A principal diferença entre UC e UCaaS reside simplesmente no local onde o provedor de comunicações unificadas está hospedado. UC é um termo mais amplo que engloba UCaaS e pode ser baseado na nuvem ou hospedado no local. O UCaaS é baseado apenas na nuvem.

Como os sistemas UCaaS são baseados na nuvem, geralmente são mais fáceis de escalar e mais econômicos do que os sistemas UC tradicionais no local. Muitas soluções UCaaS operam com assinaturas mensais ou anuais, com preços baseados em serviços em camadas e número de usuários. Por outro lado, plataformas tradicionais de UC no local envolvem um investimento inicial mais alto, além de taxas de manutenção e licenciamento.

A tecnologia UC utiliza uma única interface para gerenciar comunicações, permitindo que equipes alternem facilmente entre canais, desde a troca de mensagens com colegas até chamadas para clientes e videoconferências com stakeholders. Em vez de precisar de várias plataformas ou provedores para diferentes serviços, o UCaaS simplifica as muitas ferramentas de comunicação que as empresas usam diariamente em uma única plataforma, melhorando a colaboração e a produtividade.

Como o UCaaS opera pela internet, os funcionários podem acessar as ferramentas necessárias em quase qualquer dispositivo e a qualquer momento. Isso significa que os funcionários podem trabalhar de maneira eficiente e permanecer conectados onde quer que estejam — em um escritório, em casa ou durante viagens.

Em vez de hospedar plataformas UC em uma rede tradicional no local, as soluções UCaaS são hospedadas de forma segura pela internet. Isso elimina a necessidade de manutenção no local e suporte técnico, tornando as soluções UC mais rápidas e mais baratas de implantar, o que é muito útil à medida que as empresas crescem ou as necessidades organizacionais mudam. As soluções UC baseadas em nuvem também são melhores em oferecer suporte a uma força de trabalho móvel ou híbrida, ajudando as empresas a economizar em despesas de escritório e viagens.

Um sistema UCaaS ajuda as empresas a melhorar a eficiência e produtividade, mantendo os funcionários conectados em qualquer lugar. As funções essenciais do UCaaS incluem:

• Chat: O sistema de mensagens instantâneas ajuda equipes dispersas a se conectarem em tempo real. O chat frequentemente inclui recursos como mensagens individuais e em grupo, canais de equipe e projeto, além de funcionalidades incorporadas de compartilhamento de arquivos para comunicação rápida e prática.
  
  
• Voz: Serviços telefônicos como encaminhamento de chamadas, conferências, gravações de chamadas e roteamento avançado de chamadas ajudam as empresas a tomar decisões mais rapidamente. No UCaaS, as funcionalidades de voz funcionam usando a tecnologia VoIP.
  
  
• Vídeo: O vídeo possibilita reuniões online para equipes, permitindo interações cara a cara mesmo em fusos horários diferentes. Recursos de colaboração avançada, como compartilhamento de tela, gravações e chat, ajudam as equipes a tirar o máximo proveito dessa ferramenta indispensável.
  
  
• Colaboração: Recursos de colaboração, como calendários e agendamento, compartilhamento de arquivos e ferramentas de gerenciamento de projetos, facilitam o trabalho multifuncional dos funcionários e o alinhamento de metas.

Uma comunicação eficaz é essencial para empresas de qualquer porte, sobretudo à medida que mais empresas adotam um modelo de trabalho híbrido e remoto permanente. No entanto, o UCaaS ajuda as equipes não apenas na colaboração virtual, mas também a manterem-se competitivas em mercados em constante mudança.

Algumas vantagens do UCaaS incluem:

• Redução de custos
  Como o UCaaS é baseado na nuvem e opera em uma única interface, as empresas gastam menos com manutenção, taxas de licenciamento e instalação inicial. As empresas também podem economizar em despesas de escritório e viagens.
  
  
• Escalabilidade
  As soluções UCaaS simplificam o processo de integração e facilitam a adição de novos usuários à medida que as equipes crescem. Os sistemas UCaaS também contarão com as tecnologias mais recentes para melhorar os processos empresariais, atualizando-se automaticamente com novos recursos de segurança, ferramentas e aplicativos.
  
  
• Maior produtividade
  Em vez de trabalhar em várias plataformas, os funcionários têm tudo o que precisam em um local centralizado, melhorando a eficiência do fluxo de trabalho e a gestão de projetos. Isso ajuda as equipes a serem mais ágeis e a aprimorar a qualidade do trabalho.
  
  
• Flexibilidade
  Com uma variedade de ferramentas de comunicação em uma única plataforma, o UCaaS ajuda as empresas a responderem e se ajustarem a mudanças rapidamente, além de atenderem mais rapidamente às necessidades dos clientes. O UCaaS também capacita os funcionários a trabalharem de quase qualquer lugar, em qualquer dispositivo com uma conexão com a Internet confiável.

O UCaaS traz muitos benefícios comerciais, mas também há algumas desvantagens a serem consideradas.

As vantagens do UCaaS incluem:

• Implantação mais rápida.
  
  
• Maior mobilidade para os funcionários.
  
  
• Redução de custos.
  
  
• Melhor eficiência do fluxo de trabalho.
  
  
• Tecnologia sempre atualizada.

As desvantagens do UCaaS incluem:

• Dependência de uma conexão com a Internet robusta.
  
  
• Chamadas de emergência limitadas.
  
  
• Possíveis problemas de interoperabilidade com hardwares existentes.

Toda organização pode se beneficiar com a mudança para um sistema de UCaaS, mas o receio de possíveis interrupções na comunicação pode estar impedindo as empresas de realizar essa transição. Para tornar o processo mais tranquilo e garantir a continuidade dos negócios, considere as práticas recomendadas a seguir:

1. Audite sua pilha de ferramentas de comunicação atual.
   Ao fazer a transição de um sistema de comunicações herdado para uma plataforma UCaaS, é importante identificar todas as ferramentas de comunicação atualmente utilizadas por funcionários em equipes e departamentos. Você pode descobrir que as ferramentas têm a mesma função ou que há determinados recursos que não são utilizados, o que o ajudará a tomar decisões informadas ao migrar para um novo sistema de UCaaS.
   
   
2. Avalie suas necessidades.
   Os sistemas UCaaS geralmente operam com base em um plano de serviços em camadas, portanto, saber quais recursos você precisa e identificar possíveis lacunas é essencial. Esse período de avaliação também é uma oportunidade de obter feedback dos membros da equipe e identificar áreas onde os fluxos de trabalho podem ser melhorados.
   
   
3. Informe a sua equipe e forneça um cronograma de transição.
   Ao mudar para um sistema UCaaS, certifique-se de que sua equipe compreenda o cronograma da transição. Será uma implementação gradual ou uma transição imediata? Manter os funcionários informados ajuda a garantir que eles tenham tempo suficiente para documentar os processos e mantém as interrupções nos negócios em um nível mínimo.
   
   
4. Acesse os recursos de aprendizado desde o início.
   Embora seja esperado um período de adaptação ao realizar a transição dos sistemas de comunicação, oferecer suporte e recursos desde o início deve contribuir para tornar o processo mais tranquilo. Aproveite os materiais de aprendizado fornecidos pelo provedor de UCaaS ou promova treinamentos para garantir que os funcionários tenham tudo o que precisam assim que o novo sistema UCaaS for implementado.

Investir em uma nova plataforma de UCaaS traz muitos benefícios para empresas novas e estabelecidas, mas pode ser desafiador comparar fornecedores e escolher o fornecedor certo de UC para suas necessidades. Para encontrar o melhor provedor de UC para o seu negócio, lembre-se de considerar os seguintes critérios:

1. Atendimento ao cliente
   O provedor de UCaaS oferece suporte via chat ao vivo ou telefone de forma contínua? Haverá assistência na implementação inicial ou na migração para UC? Existe treinamento contínuo ou integração de equipes? Saber quais recursos de suporte estão disponíveis em caso de problemas é um elemento importante ao procurar o melhor provedor de UC.
   
   
2. Segurança
   Com funcionários remotos e híbridos trabalhando em diferentes redes e dispositivos, é crucial buscar recursos abrangentes de segurança no provedor de UCaaS. Antes de investir, converse com um representante sobre a infraestrutura do provedor de UC, incluindo criptografia de dados, gerenciamento de ameaças, bem como permissões de acesso e controles.
   
   
3. Confiabilidade
   Ao comparar os provedores de UC, considere o histórico de tempo de atividade ou peça para ver documentação sobre o desempenho de confiabilidade do provedor. O percentual de tempo de atividade deve ser superior a 99%. Você também pode verificar as redes sociais dos provedores de UC para ver se há algum padrão ou histórico de interrupções.
   
   
4. Experiência do usuário consistente
   Um sistema UCaaS facilita o trabalho dos funcionários em diversos dispositivos. Portanto, ter uma interface do usuário (UI) e experiência do usuário (UX) consistentes é indispensável. Isso economiza tempo e facilita a navegação e o gerenciamento das ferramentas de comunicação usadas diariamente pelos funcionários. Também torna mais fácil para o TI fornecer suporte, se necessário.

Devido à pandemia de COVID-19, a tecnologia UCaaS tornou-se uma necessidade para muitas empresas, permitindo que as equipes trabalhassem remotamente e permanecessem competitivas mesmo em tempos de incerteza. No futuro, o UCaaS continuará a ser uma parte fundamental da transformação digital das empresas, auxiliando as equipes a aprimorar os processos internos, o envolvimento do cliente e a se adaptarem a novos mercados.

A tecnologia UCaaS veio para ficar, à medida que mais empresas adotam um modelo de trabalho híbrido ou flexível de forma permanente. Para atender às necessidades de uma força de trabalho distribuída, os recursos do UCaaS estão evoluindo rapidamente.

Indicadores de presença — informando colegas quando alguém está ausente, em uma chamada ou apresentando, por exemplo — tornaram-se um aspecto fundamental das plataformas UCaaS. Essas ferramentas também eliminam distrações e ajudam os funcionários a manterem o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, indicando quando alguém está concentrado, focado ou encerrou o expediente. Os componentes de vídeo e chat do sistema UCaaS também evoluíram, com novos recursos de reação para incentivar a participação em discussões e envolver melhor o público em reuniões.

À medida que as tecnologias de comunicação evoluem, mais empresas estão adotando plataformas de UC baseadas em nuvem para garantir que estejam atualizadas com os recursos e a segurança mais recentes. Outras tendências que moldam o futuro das tecnologias de comunicação empresarial incluem:

Tecnologias de IA e aprendizado de máquina, desde chatbots e assistentes inteligentes até insights de dados, continuarão a evoluir em plataformas UC. No UCaaS, a IA pode ajudar a melhorar os fluxos de trabalho automatizando processos, melhorar a acessibilidade com funcionalidades de conversão de fala em texto e aumentar a eficiência com agendamento e recomendações inteligentes.

O UCaaS é uma verdadeira vantagem para a comunicação e conexão entre os funcionários, mas também pode impulsionar os relacionamentos com os clientes. À medida que as tecnologias empresariais se desenvolvem, mais soluções de UCaaS estão oferecendo uma maneira eficiente de aprimorar as experiências do cliente, integrando centrais de contato ou ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) à plataforma.

Mais formas de comunicar e colaborar significam mais pontos de entrada para ameaças de segurança. Conforme a tecnologia de comunicação evolui, as plataformas UC continuarão a aprimorar sua infraestrutura para fazer melhorias no gerenciamento de ameaças, serviços de criptografia e proteção de dados. O UCaaS também pode desenvolver complementos de segurança voltados para determinados setores, a fim de atender aos requisitos de conformidade.