لماذا تتبنى الشركات أدوات التشغيل التلقائي للعمليات

كيف تقارن أدوات التشغيل التلقائي للعمليات مع حلول أتمتة العمليات الأخرى؟

لفهم ميزة أدوات التشغيل التلقائي للعمليات مقارنةً بحلول أتمتة سير العمل الأخرى، من المفيد فهم الفرق بين الأتمتة وأدوات التشغيل التلقائي للعمليات. تستخدم أتمتة سير العمل التكنولوجيا لتقليل الخطوات اليدوية في عملية الأعمال، ولكنه لا يزال يتطلب من الشخص إكمال العملية. وتقوم أدوات التشغيل التلقائي للعمليات بإنشاء روبوتات للعمل من خلال واجهة المستخدم الرسومية (GUI)، حتى لا يلزم وجود أي تدخل بشري. ويمكن أن تكون هذه العمليات هي عمليات مُراقَبة لا يزال يجب على البشر بدء المهام فيها، أو يمكن أن تكون عمليات غير مُراقَبة تكون مؤتمتة بالكامل.

ولا تتطلب أدوات التشغيل التلقائي للعمليات سوى برمجة بسيطة أو لا تتطلب أي برمجة، ونظرًا لأن الروبوتات تستخدم نفس البنية الأساسية والحلول التي يستخدمها الموظفون، فليس عليك تغيير التصميم. ويقوم مستخدمو الأعمال بإدارة حلول التشغيل التلقائي للعمليات. وفي الواقع، تم تصميم بعض حلول التشغيل التلقائي للعمليات للمطوِّرين غير المتخصصين، أي الموظفين الذين ليس لديهم خلفيات تقنية، الذين يمكنهم أتمتة العمليات اليدوية التي يعملون عليها كل يوم. وباستخدام أقل قدرٍ من التقنيات أو بدونها، يمكنك تحسين العمليات وزيادة رضا الموظفين دون دفع تكاليف التطوير التقليدي.

وتختلف أدوات التشغيل التلقائي للعمليات أيضًا عن أدوات أتمتة العمليات التقليدية بالطرق التالية:

• قد تتطلب عمليات الأتمتة التقليدية تغيير جزء من البنية الأساسية للتقنية أو كلها. تعمل روبوتات التشغيل التلقائي للعمليات في واجهة المستخدم الرسومية (GUI) وتتفاعل مع الأنظمة الأخرى بنفس الطرق التي يعمل بها البشر.
• تتميز روبوتات التشغيل التلقائي للعمليات بالمرونة الكافية لأتمتة العمليات لتطبيقات متعددة.
• نظرًا لأن روبوتات التشغيل التلقائي للعمليات مخصصة للعمليات العامة المتكررة مثل إدخال البيانات، فهي قابلة للتطوير ويمكن ترقيتها بسهولة أكبر من حل سير العمل المصمم لعملية واحدة.

وبينما يعمل برنامج التشغيل التلقائي للعمليات على تحقيق قيمة من خلال تحسين كفاءة مهام سير العمل المتكررة المستنِدة إلى القواعد، تُترك بعض العمليات للموظفين لديك لأدائها بشكل أفضل. وبشكل عام، فإن العمليات التي تستخدم كثيرًا من البيانات غير المنظمة أو المعلومات الرسومية والتي تعتمد على المعلمات المتغيرة بسرعة هي الأفضل للموظفين المبدعين لإدارتها.

دور برامج التشغيل التلقائي للعمليات في الوقت الحالي وفي المستقبل

في الوقت الحالي، تتميز برامج التشغيل التلقائي للعمليات بانتشارها الواسع حيث تتعلم الشركات استخدامها ومتابعة المزايا التي توفرها مباشرةً، مثل توفير الوقت والتكاليف. ولكن مثل جميع التقنيات، ستصبح برامج التشغيل التلقائي للعمليات أكثر تعقيدًا وسوف تتغير كلما تغيرت احتياجات الأعمال. وفيما يلي بعض التنبؤات للطرق التي قد تتطور بها أدوات التشغيل التلقائي للعمليات:

• التكامل بشكل أوسع مع الذكاء الاصطناعي. مع تقدم أدوات التشغيل التلقائي للعمليات، من المحتمل أن تكتشف الشركات طرقًا جديدة لدمجها مع تقنيات المستوى التالي مثل الذكاء الاصطناعي أو التعلم الآلي أو حتى إنترنت الأشياء (IoT)، وبعض الشركات لديها هذه التقنيات بالفعل. وتعمل الأتمتة الفائقة، أو الأتمتة الذكية، على توسيع أنواع المهام التي يمكن لأدوات التشغيل التلقائي للعمليات تنفيذها ومنحها القدرة على أتمتة مجموعة متنوعة من المهام المعقدة.
• تنفيذ عمليات الأتمتة الأكثر تعقيدًا. تستخدم الشركات أدوات التشغيل التلقائي للعمليات لأتمتة جميع أنواع المهام العادية، ولكن دمجها مع الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي سيؤدي إلى إفساح المجال لمجموعة جديدة كاملة من المهام التي يمكنها تبسيطها. على سبيل المثال، يمكن للشركات حاليًا استخدام أدوات التشغيل التلقائي للعمليات لرقمنة المستندات، ولكن يمكن لأدوات التشغيل التلقائي للعمليات المدعومة بالذكاء الاصطناعي أيضًا فهم محتوى المستندات وتصنيفها بشكل فعال دون أخطاء.
• تقليل التكلفة وزيادة إمكانية الوصول. عندما ظهرت أدوات التشغيل التلقائي للعمليات في السوق للمرة الأولى، كان من الصعب الحصول عليها وكانت بسعر مرتفع. ولكن نظرًا لزيادة الطلب على برامج التشغيل التلقائي للعمليات، فهناك مزيد من الشركات الآن توفرها. ومع توفر مزيد من الخيارات، فمن المحتمل أن تنخفض الأسعار وستصبح الميزات أكثر تنافسية.

الوظائف الرئيسية لبرامج التشغيل التلقائي للعمليات

تتوفر عديد من أدوات التشغيل التلقائي للعمليات في السوق الآن، وجميعها لها ميزات مختلفة. ولكن إليك الوظائف الأساسية التي يجب على الأقل أن توفرها برامج التشغيل التلقائي للعمليات الجيدة:

• إمكانية التشغيل التفاعلي. يجب أن يعمل برنامج التشغيل التلقائي للعمليات لديك مع تطبيقات سطح المكتب الحالية وتطبيقات الويب وتطبيقات البرامج الرئيسية الأخرى. كما يجب أن يكون قادراً على الاتصال بواجهات برمجة التطبيقات للنظام والقراءة/الكتابة في قواعد البيانات.
• زيادة البيانات. يجب أن يكون برنامجك قادرًا على استخراج البيانات من مواقع الويب ووسائل التواصل الاجتماعي.
• معالجة أنواع البيانات المختلفة. من المهم أن يتمكن برنامجك من استخراج البيانات وإدخالها، ودمج البيانات من مصادر متعددة، واتباع العبارات الشرطية مثل إذا/غير ذلك.
• واجهات البرمجة. تُعد الواجهة القابلة للبرمجة مهمة. ويمكن أن يوفر برنامج التشغيل التلقائي للعمليات قدرات ذكية أو معرفية لتكوين الروبوتات لاتخاذ القرارات، مما يساعد شركتك على العمل بكفاءة أكبر. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد الروبوتات في الاستجابة لتذاكر دعم تكنولوجيا المعلومات، مما يقلل بعض الأعباء الإدارية على فريق تكنولوجيا المعلومات حتى يتمكن من التركيز على المبادرات الأخرى. وتوفر بعض خيارات البرامج أساليب بلا برمجة لروبوتات البرمجة، ولكن يجب أن تكون جميع أدوات التشغيل التلقائي للعمليات قادرة على التفاعل مع أنواع مختلفة من التطبيقات ورسائل البريد الإلكتروني والملفات والمجلدات.

اختيار برنامج التشغيل التلقائي للعمليات والعمل معه

عند بدء تقييم أدوات التشغيل التلقائي للعمليات المتوفرة، ضع في اعتبارك أنواع العمليات التي تخطط لأتمتتها. وهناك عناصر تحكم وأوامر مختلفة مضمَّنة في كل أداة للتشغيل التلقائي للعمليات تفرض إمكانياتها، لذا تأكد من توافقها مع أهداف أتمتة سير العمل. وعلاوة على ذلك، حاول العثور على مكونات قابلة لإعادة الاستخدام وتأكد من أن الروبوتات الخاصة بك يمكن أن تعمل بسهولة في الأنظمة الموجودة لديك.

ويرجى مراعاة المعايير التالية عند تحديد برنامج التشغيل التلقائي للعمليات المناسب لمؤسستك:

• سهولة الاستخدام. يجب أن يكون برنامج التشغيل التلقائي للعمليات سهلاً بما يكفي لشخص ذي مهارات برمجية محدودة لعمل الأتمتة ثم تكوين سير عمل في برنامج التشغيل التلقائي للعمليات. وهناك حتى بعض عروض التشغيل التلقائي للعمليات منخفضة البرمجة التي يمكن للمطوِّرين غير المتخصصين الذين لا تتوفر لديهم مهارات تكنولوجيا المعلومات استخدامها لأتمتة مهام سير العمل الخاصة بهم. ومهما كان البرنامج الذي تختاره، فإنه يجب أن يوفر واجهات مستخدم رسومية ومعالجات وأوامر مضمَّنة وقابلة للتوسيع.
• المرونة. يجب أن يتيح لك البرنامج تكوين ميزات مخصصة دون الحاجة إلى دفع مبلغ إضافي للمورِّد مقابل التخصيص. كما يجب أن يكون البرنامج قادرًا على معالجة حالات استخدام مختلفة وكميات مختلفة من البيانات مع الحفاظ على اتساق الأداء.
• القابلية للتوسعة. يجب أن يكون برنامج التشغيل التلقائي للعمليات قابلاً للتوسعة بسرعة لتلبية المتطلبات التشغيلية لأعمالك واستيعاب التحديثات. ويجب أن يكون البرنامج قادرًا أيضًا على تشغيل روبوتات متعددة ومهام سير عمل متعددة.

كيف تستخدم مجالات الأعمال برامج التشغيل التلقائي للعمليات

لقد وجدت جميع أنواع الشركات طريقة للاستفادة من برامج التشغيل التلقائي للعمليات. على سبيل المثال، يمكن أن تستخدم مجالات مثل الرعاية الصحية برامج التشغيل التلقائي للعمليات لتحديد المواعيد وإدخال بيانات المريض ومعالجة المطالبات وإدارة الفواتير. وفيما يلي كيفية استخدام مجالات الأعمال الأخرى لأدوات التشغيل التلقائي للعمليات لتحويل عملياتها:

• البيع بالتجزئة. تحديث الطلبات وشحن المنتجات وتتبع الشحنات.
• الاتصالات. المراقبة وإدارة بيانات الاحتيال وتحديث بيانات العملاء.
• الأعمال البنكية. تحسين كفاءات العمل ودقة البيانات والأمان.
• التأمين. إدارة عمليات العمل وإدخال بيانات العميل والمساعدة في تشغيل التطبيقات.
• التصنيع. المساعدة في عمليات سلسلة التوريد، والفوترة للمواد، وخدمة العملاء والدعم، والإدارة.

أوجه القصور في أدوات التشغيل التلقائي للعمليات

يوفر برنامج التشغيل التلقائي للعمليات عديدًا من المزايا، ولكن لا يمكنه القيام بكل شيء. فبالرغم من تطور التكنولوجيا، فإن البرنامج لا يزال يعمل بشكل أفضل في إطار شبكة بها تقنيات أخرى؛ وبالتالي فهو ليس حلاً شاملاً بعد يمكنه حل كل تحدٍ تشغيلي.

وحاليًا، تُعد أدوات التشغيل التلقائي للعمليات تقنية مستنِدة إلى القواعد تعمل بشكل أفضل مع البيانات المنظمة، أو المعلومات التي تتبع نموذج بيانات محدد مسبقًا. ولكي تعمل هذه الأدوات بنجاح، يجب عليك برمجة الروبوتات للقيام بما تريد منها القيام به، وستعمل في إطار هذه المعلمات فقط. وما لم تقم بدعمه باستخدام تقنيات التعلم الآلي أو الذكاء الاصطناعي، فإن حل التشغيل التلقائي للعمليات الخاص بك سيكون قادرًا فقط على اتباع القواعد التي تقوم بتعيينها، وليس على فهم المحتوى الذي يصل إليه أو تفسيره.

على سبيل المثال، لكي تقوم أداة التشغيل التلقائي للعمليات بمعالجة المعلومات المستمدة من الفواتير أو الأوراق الأخرى، فيجب أن تتبع هذه الأعمال الورقية التنسيق نفسه. ولا يمكن للأداة معالجة أي ملفات تختلف عن التنسيق. ولهذا السبب، لا تُعد أدوات التشغيل التلقائي للعمليات ملائمة جيدًا للبيانات غير المنظمة، أو المعلومات التي لا تتبع نموذج بيانات محدد مسبقًا.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن أدوات التشغيل التلقائي للعمليات لا تتعلم أو تتكيف مع الأوضاع. فمثلاً إذا تغيرت عمليات الأعمال لدبك، فستحتاج إلى إعادة برمجة الروبوتات للعمل مع العمليات الجديدة، وهو ما قد يستغرق وقتًا طويلاً. وإذا كانت أداة التشغيل التلقائي للعمليات غير متوافقة مع عملياتك الجديدة، فقد يكون استثمارك فيها قصير الأجل. ولتجنب هذه المشكلة، ضع في اعتبارك مدى احتمال تغير العمليات والتقنيات قبل اعتماد أداة التشغيل التلقائي للعمليات.

كيفية المساعدة في ضمان النجاح باستخدام أدوات التشغيل التلقائي للعمليات

يعتمد نجاحك في استخدام برنامج التشغيل التلقائي للعمليات، مثل أي تقنية أخرى، على كيفية تطبيقه. وحتى أفضل الأدوات لا يمكنها إصلاح عملية معطلة بشكل أساسي، لذلك من المهم التفكير في المهام التي تقوم بأتمتتها. ويمكن لأداة التشغيل التلقائي للعمليات المناسبة، التي يتم تطبيقها في السياق الصحيح مع وضع هدف محدد وقابل للقياس في الاعتبار، إعادة صياغة مفهوم الكفاءة التي تبدو عليها شركتك. ويجب مراعاة تطبيق أفضل الممارسات التالية عند بدء استخدام تقنية التشغيل التلقائي للعمليات لأتمتة عملياتك:

• معرفة العملية التي تريد أتمتتها. قم بتدقيق كل العمليات التشغيلية لمعرفة المهام الأكثر ملاءمة لأداة التشغيل التلقائي للعمليات. وتذكر أن أدوات التشغيل التلقائي للعمليات لا يمكنها فهم المعلومات بشكل عام، لذلك إذا لم تخطط أيضًا لدمج الذكاء الاصطناعي، فاختر عملية تحتوي على معلمات محددة بوضوح ولا تحتاج إلى قدرٍ كبير من المشاركة البشرية أو الإشراف البشري، مثل جدولة المواعيد أو معالجة الفواتير. وتوفر بعض البرامج، مثل Microsoft Power Automate، إمكانات لمساعدتك في تحديد العمليات المناسبة للأتمتة.
• اختيار الأداة المناسبة. بعد تحديد العمليات التي تريد أتمتتها، ابحث عن الأدوات التي تدعم هذا النوع من العمل على أفضل وجه. وتحتوي جميع الأدوات على نقاط قوة مختلفة، لذا قم بتقييمها استنادًا إلى الإمكانات والسعر وسهولة التنفيذ ومدى جودة عملها مع برامجك الحالية.
• تدريب الموظفين. يُعد تعليم الموظفين لديك كيفية استخدام أداة التشغيل التلقائي للعمليات الخاصة بك، ثم تغييرها أو معالجتها، طريقة رائعة للمساعدة في ضمان استمرار قيمتها وزيادة اعتمادها على مستوى الشركة.
• قياس النتائج لديك. قبل التنفيذ وبعده، راقب مؤشرات الأداء الأساسية (KPIs) مثل إنتاجية الموظف أو دقة إدخال البيانات أو عدد المواعيد المجدوَلة أو المستندات التي تمت معالجتها. وإذا لم تؤد مؤشرات الأداء الأساسية إلى تحسين التنفيذ التالي، فقد يكون ذلك إشارة إلى أنك اخترت العمليات الخاطئة أو قدمت للروبوتات معلمات خاطئة.