Τι είναι η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων;

Μια νεαρή κοπέλα με προδιαγραφές που εργάζεται σε φορητό υπολογιστή

Τα δεδομένα έχουν φτάσει σε σημείο κορεσμού. Οι οργανισμοί σήμερα έχουν συχνά τόσα πολλά δεδομένα που είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφήσουν τι είναι πολύτιμες πληροφορίες και τι είναι απλώς ο θόρυβος. Η εξόρυξη τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων για χρήσιμες πληροφορίες μπορεί να είναι δαπανηρή και χρονοβόρα. Αυτό είναι το σημείο όπου η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων ή το IDP τίθεται σε λειτουργία.

Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP) είναι μια τεχνολογία αυτοματισμού ροής εργασιών που σαρώνει, διαβάζει, εξάγει, κατηγοριοποιεί και οργανώνει σημαντικές πληροφορίες σε προσβάσιμες μορφές από μεγάλες ροές δεδομένων. Η τεχνολογία μπορεί να επεξεργαστεί πολλούς διαφορετικούς τύπους εγγράφων: χαρτιά, PDF, έγγραφα Word, υπολογιστικά φύλλα και πολλές άλλες μορφές. Η κύρια λειτουργία του IDP είναι να εξάγει πολύτιμες πληροφορίες σε μεγάλα σύνολα δεδομένων χωρίς ανθρώπινη συνεισφορά.

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στον αυτοματισμό ορισμένων από την επεξεργασία εγγράφων σας μέσω IDP. Μέσω του AI, το IDP μπορεί να εξαλείψει την ανάγκη για μη αυτόματη καταχώρηση δεδομένων και επεξεργασία εργαζομένων. Αυτό όχι μόνο αυξάνει την ταχύτητα με την οποία τα δεδομένα μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία, αλλά μειώνει το κόστος για να γίνει αυτό—ενώ ταυτόχρονα μειώνεται το ανθρώπινο λάθος για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Οι σύγχρονοι οργανισμοί έχουν συνήθως μεγάλους όγκους τριών τύπων δεδομένων: δομημένο, μη δομημένο και ημι-δομημένο. Τα δομημένα δεδομένα οργανώνονται και διαβάζονται πιο εύκολα από τους ανθρώπινους επεξεργαστές δεδομένων. Τα μη δομημένα δεδομένα, από την άλλη πλευρά, είναι χρονοβόρα για επεξεργασία και ανάλυση. Τα ημι-δομημένα δεδομένα βρίσκονται στο ενδιάμεσο. Οι λύσεις έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων είναι σε θέση να αυτοματοποιούν την επεξεργασία δεδομένων για δομημένα, μη δομημένα και ημι-δομημένα δεδομένα.

Μετατροπή εγγράφων σε χρήσιμα δεδομένα με Power Automate

Απαλλαγείτε από την επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιώντας την τεχνολογία IDP του Microsoft Power Automate. Το Power Automate βοηθά να γίνει η αναποτελεσματική χειροκίνητη καταχώριση παρελθόν—και οι αξιόπιστες πληροφορίες δεδομένων να ανήκουν στο παρόν.

Μάθετε περισσότερα

Πώς λειτουργεί η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων;

Υπάρχουν ορισμένα βήματα στην έξυπνη επεξεργασία εγγράφων.

Ξεκινά με την έξυπνη αναγνώριση εγγράφων, όταν το IDP χρησιμοποιεί πολύπλοκη τεχνολογία AI βαθιάς μάθησης για να σαρώσει έγγραφα και να τα ταξινομήσει. Αυτή η τεχνολογία μπορεί να εκπαιδευτεί σε έως και 190 γλώσσες και είναι ικανή να διαβάζει και να ερμηνεύει έγγραφα όπως θα έκανε ένας εργαζόμενος στην επεξεργασία δεδομένων.

Αφού ταξινομηθούν τα δεδομένα σας, το λογισμικό έξυπνης αυτοματοποίησης εγγράφων αρχίζει να εξάγει τα δεδομένα που έχουν αξία για τον οργανισμό σας. Η εξαγωγή επιτυγχάνεται μέσω τεχνολογιών γνωστικών AI που προσδιορίζουν συγκεκριμένα κομμάτια δεδομένων από το μεγαλύτερο έγγραφο. Στη συνέχεια, το IDP οργανώνει τα σχετικά δεδομένα και τα παρουσιάζει σε μια εύκολα προσβάσιμη μορφή.

Αν ο οργανισμός σας διαθέτει μεγάλους όγκους δομημένων, ημι-δομημένων ή μη δομημένων δεδομένων, η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων είναι μια επένδυση που αξίζει να εξεταστεί ως μέρος της στρατηγικής διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών σας.

Πλεονεκτήματα της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων

Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων έχει αποδειχθεί ότι βελτιώνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες και αυξάνει την αποτελεσματικότητα της ομάδας. Ακολουθούν μερικά από τα βασικά πλεονεκτήματα για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας των εγγράφων σας:

Αυξήστε την ακρίβεια της επεξεργασίας σας με την έξυπνη επεξεργασία εγγράφων. Το ποσοστό λάθους για τους ανθρώπους επεξεργασίας δεδομένων είναι πολύ υψηλότερο από ό,τι για το IDP.
Μειώστε το κόστος επεξεργασίας εγγράφων αυτοματοποιώντας ορισμένες από τις ροές εργασίας σας. Κατά μέσο όρο, η μη αυτόματη επεξεργασία εγγράφων κοστίζει 6 έως 8 δολάρια ανά έγγραφο. Το κόστος ανά έγγραφο της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων είναι σημαντικά χαμηλότερο από αυτό.
Αυξήστε την παραγωγικότητα των εργαζομένων προσφέροντάς τους την ευκαιρία να κάνουν πιο αποτελεσματική δουλειά. Χωρίς να χρειάζεται να επεξεργάζονται άσκοπα χρονοβόρα έγγραφα, οι εργαζόμενοι είναι ελεύθεροι να κατευθύνουν την προσοχή τους αλλού.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων και της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων;

Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων είναι μια σχετική, αλλά πολύ διαφορετική τεχνολογία από την IDP. Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιείται κυρίως για την ψηφιοποίηση εγγράφων σε χαρτί. Η δημιουργία ψηφιακών αντιγράφων εγγράφων σε χαρτί επιτρέπει την ευρετηρίασή τους και τη δυνατότητα αναζήτησης σε μια βάση δεδομένων. Αυτό είναι κρίσιμο για οργανισμούς όπως η DMV που βασίζονται σε έντυπη τεκμηρίωση αλλά χρειάζονται τα δεδομένα τους ψηφιοποιημένα.

Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων είναι ένα λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών που μπορεί να ψηφιοποιεί και να ευρετηριάζει έντυπα έγγραφα, αλλά προχωρά επίσης αρκετά βήματα πέρα από αυτό στον διαχωρισμό πολύτιμων πληροφοριών και την παροχή πληροφοριών από τα δεδομένα σε έντυπα έγγραφα (ή οποιουδήποτε άλλου τύπου), αντί για απλή πρόσβαση μέσω υπολογιστή σε αυτά.

Πώς να επιλέξω λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων

Υπάρχουν μερικά βήματα για να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων για τον οργανισμό σας.

Το πρώτο βήμα για την επιλογή ενός IDP είναι ο προσδιορισμός των αναγκών επεξεργασίας δεδομένων του οργανισμού σας. Έχετε πιο δομημένα ή μη δομημένα δεδομένα; Σε ποια μορφή βρίσκονται τα περισσότερα από τα δεδομένα σας; Πόση επεξεργασία δεδομένων θέλετε να αυτοματοποιήσετε;
Στη συνέχεια, θα πρέπει να αξιολογήσετε ποια από τα δεδομένα σας θα ήταν ιδανικά για έξυπνη επεξεργασία εγγράφων. Σκεφτείτε πόσο χρονοβόρα είναι η επεξεργασία καθενός από τα σύνολα δεδομένων σας και ποιο θα ωφελούσε περισσότερο τον οργανισμό σας μέσω της αυτοματοποίησης. Τα έγγραφα που χρειάζονται περισσότερο χρόνο για τη μη αυτόματη επεξεργασία μπορεί να είναι καλοί υποψήφιοι για IDP.
Αφού προσδιορίσετε τις ροές εργασίας επεξεργασίας εγγράφων που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, είστε έτοιμοι να αποφασίσετε για το λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων. Θα πρέπει να λάβετε την απόφασή σας με βάση τη ζήτηση για αυτοματοποίηση και τις απαιτήσεις που έχει ο οργανισμός σας για την αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων. Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε για να ενημερώσετε την επιλογή σας:

Πόσο γρήγορα μπορεί να εφαρμοστεί η λύση έξυπνης αυτοματοποίησης εγγράφων;
Πόσο εύκολα μπορεί να συντηρηθεί το λογισμικό;
Τι επίπεδο υποστήριξης παρέχει η εταιρεία του λογισμικού για τις υπηρεσίες έξυπνης αυτοματοποίησης εγγράφων;
Μπορεί η τεχνολογία έξυπνης αναγνώρισης εγγράφων στο λογισμικό να διαβάσει όλα τα έγγραφα που θέλει να επεξεργαστεί ο οργανισμός σας;
Η ακρίβεια του λογισμικού θα βελτιώσει σημαντικά το ποσοστό λαθών;

Περιπτώσεις χρήσης για έξυπνη επεξεργασία εγγράφων

Το IDP χρησιμοποιείται σε όλους τους κλάδους. Ακολουθούν ορισμένες περιπτώσεις χρήσης έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων:

Τα οικονομικά τμήματα μπορούν να αυτοματοποιήσουν λειτουργίες πληρωτέων λογαριασμών, όπως η επεξεργασία τιμολογίων.
Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να επεξεργάζονται βιογραφικά, να ελέγχουν τους υπαλλήλους και να επεξεργάζονται έρευνες υπαλλήλων και άλλα δεδομένα ανθρώπινου δυναμικού με το IDP.
Οι υπηρεσίες δημόσιας διοίκησης διαχειρίζονται άδειες, εκδίδουν ηλεκτρονικά έγγραφα και επεξεργάζονται αιτήσεις με λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων.
Οι ασφαλιστικές εταιρείες χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση επεξεργασίας εγγράφων για τη διεκπεραίωση αξιώσεων, τον εντοπισμό απάτης, τη διαλογή ασφαλιστηρίων συμβολαίων και την επιτάχυνση της επεξεργασίας εγγράφων του οργανισμού σας.
Οι δικηγορικές εταιρείες μπορούν να επεξεργάζονται, να αρχειοθετούν και να διαχειρίζονται νομικά δεδομένα με μεγαλύτερη ακρίβεια από τη μη αυτόματη επεξεργασία εγγράφων με χρήση IDP.

Αυτοί είναι μόνο μερικοί από τους τομείς όπου η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιείται για την επίσπευση και τη βελτίωση των ροών εργασίας επεξεργασίας δεδομένων. Αν εργάζεστε με το σωστό λογισμικό, το IDP έχει ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών και πλεονεκτημάτων για τους περισσότερους οργανισμούς.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών με το Microsoft Power Automate.

Απλοποιήστε την επεξεργασία εγγράφων με το Microsoft Power Automate

Χρησιμοποιώντας την έξυπνη επεξεργασία εγγράφων στον οργανισμό σας, θα μπορείτε να συλλέγετε χρήσιμα δεδομένα από τα έγγραφά σας με λιγότερα ανθρώπινα σφάλματα, με χαμηλότερο κόστος. Καθώς το IDP απελευθερώνει τους υπαλλήλους σας από μεγάλους όγκους κουραστικής επεξεργασίας δεδομένων, θα εξαγάγει σημαντικές πληροφορίες δεδομένων για εσάς σε εύχρηστες, προσβάσιμες μορφές.

Το IDP είναι μόνο ένας από τους αυτοματισμούς ροής εργασιών που ενεργοποιούνται από το Power Automate που εξαλείφει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και κάνει την εργασία πιο αποτελεσματική. Με εργαλεία χαμηλού κώδικα, μεταφορά και απόθεση, το Power Automate μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε καινοτόμους τρόπους για να κάνετε τα πράγματα.

Μάθετε περισσότερα

Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP) είναι μια τεχνολογία αυτοματοποίησης ροής εργασιών που σαρώνει, διαβάζει, εξάγει και οργανώνει σημαντικές πληροφορίες από μεγάλες ροές δεδομένων.
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιεί έξυπνη τεχνολογία αναγνώρισης εγγράφων για την ταξινόμηση των εγγράφων και στη συνέχεια επεξεργάζεται τα δεδομένα τους με την τεχνολογία αναγνώρισης προτύπων. Μετά την επεξεργασία του εγγράφου, το λογισμικό IDP εξάγει σημαντικά δεδομένα και τα συγκεντρώνει σε προσβάσιμη μορφή.
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων φαίνεται ότι αυξάνει την ακρίβεια, την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα της επεξεργασίας δεδομένων για οργανισμούς σε όλους τους κλάδους.
Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιείται κυρίως για την ψηφιοποίηση εγγράφων σε χαρτί. Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων επεξεργάζεται πλήρως πολλούς διαφορετικούς τύπους εγγράφων και οργανώνει τα σχετικά δεδομένα τους, ακυρώνοντας την ανάγκη για ανθρώπινους επεξεργαστές δεδομένων.
Η εφαρμογή έξυπνου λογισμικού εγγράφων ξεκινά με την αξιολόγηση των ροών εργασιών επεξεργασίας εγγράφων σας για να προσδιορίσετε ποιες μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Αφού μάθετε τα έγγραφα που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, θα πρέπει να προσδιορίσετε τις ροές εργασίας που απαιτούν το υψηλότερο επίπεδο ακρίβειας και να ξεκινήσετε την αυτοματοποίησή σας με αυτές.
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλους τους κλάδους, από ασφαλιστικές εταιρείες έως κρατικές υπηρεσίες, για να επιταχύνει και να βελτιώσει την επεξεργασία πολλών διαφορετικών τύπων δεδομένων.

Ξεκινήστε δωρεάν

Επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων

Ζητήστε μας να επικοινωνήσουμε μαζί σας

Ζητήστε από έναν ειδικό πωλήσεων στο Power Automate να επικοινωνήσει μαζί σας.

Στείλτε μια αίτηση