¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?

Los datos han alcanzado un punto de saturación. Las organizaciones de hoy en día suelen tener tantos datos que es difícil descifrar lo que es información valiosa y lo que es simplemente ruido. La minería de grandes cantidades de datos para obtener información procesable puede ser cara y llevar mucho tiempo. Aquí es donde entra en juego el procesamiento inteligente de documentos, o IDP.

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una tecnología de automatización de flujos de trabajo que examina, lee, extrae, clasifica y organiza información significativa en formatos accesibles desde grandes flujos de datos. La tecnología puede procesar muchos tipos diferentes de documentos: documentos, archivos PDF, documentos de Word, hojas de cálculo y muchos otros formatos. La función principal de IDP es extraer información valiosa en grandes conjuntos de datos sin intervención humana.

Hay varias ventajas en la automatización de parte del procesamiento de documentos a través de IDP. A través de la inteligencia artificial, IDP puede eliminar la necesidad de trabajadores manuales de entrada y procesamiento de datos. Esto no solo aumenta la velocidad a la que se pueden procesar los datos, sino que reduce el coste de hacerlo, a la vez que reduce los errores humanos para lograr una mayor eficacia.

Las organizaciones modernas suelen tener grandes volúmenes de tres tipos de datos: estructurados, no estructurados y semiestructurados. Los procesadores de datos humanos organizan y leen más fácilmente los datos estructurados. Por otro lado, los datos no estructurados tardan mucho tiempo en procesarse y analizarse. Los datos semiestructurados se encuentran entre ellos. Las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos son capaces de automatizar el procesamiento de datos para datos estructurados, no estructurados y semiestructurados.

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¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?

Hay algunos pasos para el procesamiento inteligente de documentos.

Comienza con el reconocimiento inteligente de documentos, cuando IDP usa tecnología compleja de inteligencia artificial de aprendizaje profundo para examinar documentos y clasificarlos. Esta tecnología se puede entrenar en hasta 190 idiomas y es capaz de leer e interpretar documentos de forma muy similar a como lo haría un trabajador de procesamiento de datos.

Una vez clasificados los datos, el software inteligente de automatización de documentos comienza a extraer los datos de valor a la organización. La extracción se realiza a través de tecnologías cognitivas de inteligencia artificial que identifican fragmentos específicos de datos del documento más grande. Después, IDP organiza los datos pertinentes y los presenta en un formato de fácil acceso.

Si su organización tiene grandes cantidades de datos estructurados, semiestructurados o no estructurados, el procesamiento inteligente de documentos es una inversión que vale la pena considerar como parte de su estrategia de gestión de procesos de negocios.

Ventajas del procesamiento inteligente de documentos

Se ha demostrado que el procesamiento inteligente de documentos mejora los procesos empresariales y aumenta la eficacia del equipo. Estas son algunas de las principales ventajas de automatizar el procesamiento de documentos:

Aumente la precisión del procesamiento con procesamiento inteligente de documentos. La tasa de error para los procesadores de datos humanos es mucho mayor que para IDP.
Reduzca el coste de procesamiento de documentos mediante la automatización de algunos de los flujos de trabajo. De media, el procesamiento manual de documentos cuesta de 6 a 8 dólares por documento. El coste por documento del procesamiento automatizado de documentos es considerablemente menor que ese.
Aumente la productividad de los empleados ofreciéndoles la oportunidad de realizar un trabajo más impactante. Sin necesidad de procesar documentos que requieren mucho tiempo, los empleados pueden dirigir su atención en otro lugar.

¿Cuál es la diferencia entre el procesamiento de documento inteligente y el procesamiento automatizado de documentos?

El procesamiento automatizado de documentos es una tecnología relacionada, pero muy diferente de IDP. El procesamiento automatizado de documentos se usa principalmente para digitalizar documentos en papel. La creación de copias digitales de documentos en papel permite indexarlos y poder buscarlos en una base de datos. Esto es fundamental para organizaciones como dmv que dependen de documentación en papel, pero necesitan sus datos digitalizados.

El procesamiento inteligente de documentos es un software de gestión de procesos de negocios que es capaz de digitalizar e indexar documentos en papel, pero también va varios pasos más allá al separar información valiosa y brindar información a partir de los datos en documentos en papel (o cualquier otro tipo), en lugar de solo acceso computarizado a ellos.

Cómo elegir software inteligente de procesamiento de documentos

Hay algunos pasos para elegir el mejor software inteligente de procesamiento de documentos para su organización.

El primer paso para elegir un IDP es identificar las necesidades de procesamiento de datos de su organización. ¿Tiene datos más estructurados o no estructurados? ¿En qué formato se encuentra la mayoría de los datos? ¿Cuánto procesamiento de datos desea automatizar?
A continuación, debe evaluar cuál de los datos sería ideal para el procesamiento inteligente de documentos. Tenga en cuenta lo lento que es procesar cada uno de los conjuntos de datos y cuál beneficiaría más a su organización al automatizarse. Los documentos que tardan más tiempo en procesarse manualmente pueden ser buenos candidatos para IDP.
Una vez que haya identificado los flujos de trabajo de procesamiento de documentos que desea automatizar, estará listo para decidir el software inteligente de procesamiento de documentos. Debe tomar la decisión en función de la demanda de automatización y de los requisitos que tiene su organización para el procesamiento automatizado de documentos. Estas son algunas preguntas que puede formular para informar a su elección:

¿Con qué rapidez se puede implementar la solución inteligente de automatización de documentos?
¿Con qué facilidad se puede mantener el software?
¿Qué nivel de soporte técnico proporciona la empresa de software para sus servicios inteligentes de automatización de documentos?
¿La tecnología inteligente de reconocimiento de documentos del software puede leer todos los documentos que quiere procesar su organización?
¿La precisión del software va a mejorar significativamente la tasa de errores?

Casos de uso para el procesamiento inteligente de documentos

IDP se usa en todos los sectores. Estos son algunos casos de uso de procesamiento inteligente de documentos:

Los departamentos de finanzas pueden automatizar las funciones de cuentas por pagar, como el procesamiento de facturas.
Los departamentos de recursos humanos pueden procesar currículos, detectar empleados y procesar encuestas de empleados y otros datos de RR. HH. con IDP.
Las agencias gubernamentales administran los permisos, emiten documentos electrónicos y procesan aplicaciones con software inteligente de procesamiento de documentos.
Las compañías de seguros usan el procesamiento de documentos de automatización para procesar reclamaciones, detectar fraudes, evaluar las directivas de seguros y acelerar el procesamiento de documentos de su organización.
Los abogados pueden procesar, archivar y administrar datos legales con mayor precisión que el procesamiento manual de documentos mediante IDP.

Estos son solo algunos de los sectores en los que se usa el procesamiento inteligente de documentos para acelerar y mejorar los flujos de trabajo de procesamiento de datos. Si trabaja con el software adecuado, IDP tiene una amplia gama de aplicaciones y ventajas para la mayoría de las organizaciones.

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Al usar el procesamiento inteligente de documentos en su organización, podrá recopilar datos útiles de sus documentos con menos errores humanos, a un coste menor. A medida que IDP libera a los empleados de grandes volúmenes de procesamiento de datos tediosos, extraerá información de datos significativa para usted en formatos accesibles y fáciles de usar.

IDP es solo una de las automatizaciones de flujo de trabajo habilitadas por Power Automate que elimina las tareas repetitivas y hace que el trabajo sea más eficaz. Con herramientas de arrastrar y colocar con poco código, Power Automate pueden ayudarle a crear formas innovadoras de hacer las cosas.

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El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una tecnología de automatización de flujos de trabajo que examina, lee, extrae y organiza información significativa de grandes flujos de datos.
El procesamiento inteligente de documentos usa tecnología inteligente de reconocimiento de documentos para clasificar documentos y, a continuación, procesa sus datos con tecnología de reconocimiento de patrones. Una vez procesado el documento, el software IDP extrae datos significativos y los ensambla en un formato accesible.
El procesamiento inteligente de documentos se muestra para aumentar la precisión, la eficacia y la velocidad del procesamiento de datos para las organizaciones de todos los sectores.
El procesamiento automatizado de documentos se usa principalmente para digitalizar documentos en papel. El procesamiento inteligente de documentos procesa por completo muchos tipos diferentes de documentos y organiza sus datos relevantes, lo que evita la necesidad de procesadores de datos humanos.
La implementación de software de documentos inteligente comienza con una evaluación de los flujos de trabajo de procesamiento de documentos para determinar cuáles se pueden automatizar. Una vez que conozca los documentos que desea automatizar, debe identificar los flujos de trabajo que requieren el mayor nivel de precisión y comenzar la automatización con ellos.
El procesamiento inteligente de documentos se puede usar en todos los sectores, desde las compañías de seguros hasta las agencias gubernamentales, para acelerar y refinar el procesamiento de muchos tipos diferentes de datos.

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