Trace Id is missing

Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta?

Liiketoimintaprosessien hallinnalla (BPM) tarkoitetaan yrityksen toimia toimiin prosessien analysoimiseksi, nopeuttamiseksi ja optimoimiseksi. Manuaalisten prosessien tehostamisessa käytössä on usein työnkulkujen automatisointi.
Henkilö hymyilee tietokoneelle

Hyödynnä liiketoimintaprosessien hallinnan edut

 

Ennen BPM-strategian luonnin aloittamista on ymmärrettävä, miksi tehokkaat liiketoimintaprosessit ovat tärkeitä, mitä eroja liiketoimintaprosessien väillä on, kuka niistä vastaa yrityksessä ja mihin ongelmiin BPM:stä voi olla apua.

 

Tutustu liiketoimintaprosesseihisi

 

Liiketoimintaprosessi on sarja toistuvia tehtäviä, jotka suoritetaan peräkkäin rutiinitavoitteen saavuttamiseksi. Liiketoimintaprosessit voivat kestää minuutteja tai viikkoja, ja niihin voi sisältyä esimerkiksi yksinkertaisia työntekijöiden lomapyyntöjä tai monimutkainen toimitusketjun logistiikka. Tehokkaat prosessit auttavat parantamaan työntekijöiden tuottavuutta, asiakkaiden osallistumista ja kaikkia muita liiketoimintasi osa-alueita. Tehottomat ja hankalat prosessit luovat turhautuneita työntekijöitä, tarpeettomia kustannuksia, tyytymättömiä asiakkaita ja lopulta menetettyä tuottoa.

 

Liiketoimintaprosessit voidaan jakaa kolmeen pääluokkaan:

 

  • Operatiivisen toiminnan prosessit kattavat perusliiketoiminnan ja tiettyjä arvovirtoja, kuten asiakastilauksia, tilien luontia ja tuotannon optimointia.

  • Hallintoprosessit sisältävät esimerkiksi yrityshallinnon, budjetit ja henkilöstöhallinnon työnkulut.

  • Tukiprosessit toimivat esimerkiksi kirjanpidon, rekrytoinnin ja teknisen tuen kaltaisen suurten prosessien tukena.

 

Automatisoimalla kaikenlaisia liiketoimintaprosesseja voit parantaa tehokkuutta, pienentää riskejä ja pitää yrityksesi paremmin keskittyneenä strategiaan.

 

Luo BPM-tiimisi

 

Jostain liiketoimintaprosessista vastaavaa työntekijää kutsutaan liiketoimintaprosessin omistajaksi. Koska he hallitsevat prosessia alusta loppuun, he ymmärtävät, miten se vaikuttaa ja miten sitä ennen ja sen jälkeen tulevat prosessit vaikuttavat siihen. Erillisten liiketoimintaprosessien omistajuuden antaminen tärkeimmille työntekijöille, jotka työskentelevät muiden osastojen kanssa, voi edistää ymmärtämistä ja johtaa parempaan BPM:ään koko organisaatiossasi.

 

Esimerkiksi suuren yrityksen toimivassa BPM-tiimissä voi olla kaikki seuraavat roolit:

 

  • Liiketoimintaprosessien asiantuntija. Asiantuntija ymmärtää kauaskantoiset edut ja selittää, mitä arvoa BPM:stä on organisaatiolle.

  • Prosessin omistaja. Henkilö tai tiimi, joka vastaa liiketoimintahaasteisiin, sujuvoittaa työnkulkuja tai käyttää hyväkseen mahdollisuuksia ja jolla on tämän vuoksi merkittävä käsitys asiasta ja tärkeää sanottavaa. Tällaisen henkilön tai ryhmän merkitys on ratkaiseva siinä, että käyttäjä hyväksyy prosessin ja BPM toteutuu.

  • Liiketoimintaprosessijohtaja. Johtaja johtaa koko organisaatiota koskevia BPM-toimia.

  • Liiketoimintaprosessikonsultti. Konsultti on liiketoimintaprosessin johtajan neuvonantaja, joka hyödyntää teknisiä taitojaan ja tietojaan BPM:stä.

  • Projektipäällikkö. Projektipäällikkö auttaa luomaan ja toteuttamaan projektisuunnitelman sekä hallitsee tiimin viestintää, välitavoitteita, toimitettavia tuotteita ja tavoiteaikoja.

  • Yritysanalyytikko. Analyytikko osoittaa välttämättömät parannukset, jotka prosessiin on tehtävä.

  • Ratkaisuarkkitehti. Ratkaisuarkkitehti antaa teknistä tukea, joka koskee etenkin yhteiskäyttöä nykyisten toimialakohtaisten sovellusten kanssa.

  • Vaikuttajat. Vaikuttajat ovat usein vertaisryhmiensä johtajia, jotka ottavat uusia ideoita, käytäntöjä ja työkaluja käyttöön jo varhaisessa vaiheessa sekä puhuvat niiden käyttämisen puolesta. He auttavat tarkentamaan liiketoimintaprosessien parannuksia ja puhuvat muutoksen puolesta.

  • BPM-tukiryhmä. Tämä ryhmä koostuu keskeisistä IT-ammattilaisista, yrityksen suunnittelujohtajista ja muusta johdosta, joka auttaa BPM-standardien, -menetelmien ja -teknologian ottamisesta käyttöön organisaatiossa.

Edistä BPM-strategiaa Power Automaten avulla

Paranna prosessin tehokkuutta, yhdenmukaisuutta ja tarkkuutta organisaatiossa käyttämällä Microsoft Power Automatea. Se on helppokäyttöinen, vähäkoodinen ratkaisu eri tyyppisten manuaalisten, toistuvien työnkulkujen tehostamiseen.
Kokeile maksutta

Ei enää menetettyjä mahdollisuuksia

 

Yritysjohtajuus on perinteisesti omistanut BPM:n; ne ovat kuitenkin liiketoimintaprosesseja. Erittäin kehittyneiden liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistojen myötä IT:llä on nyt kuitenkin suurempi rooli. Kannattava tasapaino teknologian ja liiketoimintatarpeiden välillä saattaakin löytyä, jos IT saa ottaa käyttöön omatoimisen, vähän koodia käyttävän työnkulun automaatioympäristön, jossa yrityksen työntekijät voivat sujuvoittaa prosesseja ja ratkaista ongelmia, jotka juuri he ymmärtävät parhaiten.

 

Automatisointi, automatisointi, automatisointi

 

Automatisointi on BPM:n ydin. Kun teknologia on nyt käytettävissä, menestyvien yritysten on löydettävä kaikki mahdollisuudet automatisoida toistuvia ja aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Työnkulun automatisoinnin avulla voit tehostaa ja nopeuttaa liiketoimintaprosesseja, kuten tietojen syöttämistä, sosiaalisen median päivityksiä, varastoa, raportteja ja paljon muuta. Voit vapauttaa työntekijöitä toistuvista rutiiniprosesseista, lisätä tuottavuutta, pienentää kustannuksia ja vähentää virheitä.

 

Luo kansalaiskehityksen kulttuuri

 

Voit myös optimoida joitakin liiketoimintaprosesseja luomalla mobiilisovelluksia, joiden avulla työntekijät voivat pitää yhteyttä ja tehostaa toimintaansa, uudistaa työntekoa ja luoda reaaliaikaisia liiketoimintatietoja. Oikean sovelluskehitysympäristön avulla insinöörit, IT-asiantuntijat ja tavalliset yrityskäyttäjät voivat luoda kansalaiskehityskulttuurin ja luoda omia matalan koodin liiketoimintaratkaisuja ilman, että heidän tarvitsee luottaa liiketoiminnan johtoon ja ammattimaisiin kehittäjiin tai odottaa niitä.

 

Hyödynnä kaikki mahdollisuudet

 

Sinun ei tarvitse kestää tehottomia manuaalisia prosesseja, lisäkustannuksia ja menetettyjä mahdollisuuksia. Kun oikeilla henkilöillä on oikeat roolit, kattava käsitys prosesseistasi ja hyvät automaatiotyökalut, yrityksesi voi BPM:n avulla:

 

  • Keventää raskaita verkkokaupan kassaprosesseja, jotka karkottavat asiakkaita ja johtavat myynnin menetyksiin.

  • Automatisoida manuaaliset prosessit, jotka kestävät liian kauan, maksavat liikaa ja turhauttavat työntekijöitä.

  • Poistaa maksuja viivästyttävät talousprosessien esteet.

  • Vähentää resursseja tuhlaavaa kaksinkertaisuutta.

  • Lyhentää tavoiteaikoihin vaikuttavia pitkiä tai epävakaita prosesseja tai standardoida ne.

  • Sujuvoittaa suhteita rapauttavaa tehotonta asiakkaiden perehdytystä.
 

Luo liiketoimintaprosessien hallintastrategia

 

Jos liiketoiminnan haasteina ovat operatiiviset prosessit sekä hallinta- ja tukiprosessit, jotka ovat raskaita, päällekkäisiä, liian pitkiä, liian hitaita tai liian kalliita, kattavan BPM-strategian luonnista voi olla apua. Seuraavien parhaiden käytäntöjen avulla voit käynnistää BPM-hankkeen ja arvioida menestystäsi:

 

  • Hanki johdon tuki. Tämä on välttämätöntä, jos liiketoimintaprosessin parannussuunnitelmien tueksi tarvitaan resursseja.

  • Analysoi ja kartoita tietty prosessi. Vuokaavioiden, miellekarttojen tai prosessin louhintaohjelmistojen avulla voit etsiä pullonkauloja, päällekkäisiä toimia ja tarpeettomia viiveitä. Pyydä palautetta niiltä, joita prosessi eniten koskee, koska tällä tavoin saat käsityksen siitä, mitä voidaan parantaa. Lisäksi muutoksen hyväksyminen alkaa heistä.

  • Suunnittele prosessi uudelleen. Pyydä sidosryhmien panosta ja varmista, että kaikki ymmärtävät prosessin tehostamisen ja nopeuttamisen arvon. Sisällytä miellekartan ja analyysin kokemukset ja opitut asiat. Harkitse kriittisten tai monimutkaisten työnkulkujen vaikutusanalyysia.

  • Kerää resurssit ja toteuta muutos. Kerää resurssit, joita tarvitset tehokkaan BPM-käyttöympäristön luomiseen, kuten projektinhallintaohjelmisto, työnkulun automatisointityökalut ja reaaliaikaiset koontinäytöt. Valitse resurssit, jotka vastaavat liiketoiminta-arvoa, jonka haluat luoda, ja hallitse muutosta tiettyjen toimitusten ja aikajanojen avulla. Kun otat ensin käyttöön pienen pilottikokeilun, voit selvittää ohjelmavirheitä, luoda innostusta parannettujen käytäntöjen avulla ja edistää käyttöönottoa.

  • Seuraa ja optimoi. Seuraa uusien prosessien toimintaa pyytämällä palautetta osallistujilta. Valmistaudu lisäämään tarkennuksia tarvittaessa.

 

Luo BPM-arvo

 

Jos käytät edellä esitettyjä parhaita käytäntöjä, luot toimivan BPM-tiimin ja tiedät, miten voit luoda lisäarvoa prosesseja parantamalla, liiketoimintaprosessin hallinnan avulla voidaan saada esimerkiksi seuraavia konkreettisia etuja:

 

  • Lisääntynyt tuottavuus. Tehostuneet prosessit tehostavat työntekijöiden toimintaa, ja voit arvioida suorituskykymittareita työpaikan analytiikkaohjelmistolla.

  • Nopeampaa etujen saavuttamista. IT-prosessien parantaminen voi vaikuttaa siihen, miten nopeasti sovelluksia kehitetään ja otetaan käyttöön yrityksessä.

  • Parempi laatu. Kehityksen nopeutumisen lisäksi testaukseen liittyvät parannukset auttavat ratkaisemaan nopeasti suorituskyky- tai suojausongelmat, mikä parantaa tuotteen tai palvelun laatua.

  • Lisää asiakastyytyväisyyttä. Yrityksen asiakaspalveluprosessien korjaaminen voi auttaa voittamaan asiakkaita ja edistämään asiakasuskollisuutta.

  • Parempia työntekijöiden työkokemuksia. Tyytyväisyys työpaikalla perustuu tehokkaisiin liiketoimintaprosesseihin. Ne parantavat ilmapiiriä ja mahdollisesti pienentävät työvoiman vaihtuvuutta.

 

Aloita liiketoimintaprosessien optimointi heti

Jokainen yritys yrittää toimia paremmin, nopeammin ja älykkäämmin. Kattavan liiketoimintaprosessien hallintastrategian yhdistäminen oikeanlaiseen työnkulun automatisointiohjelmistoon voi auttaa yritystä toteuttamaan nämä tavoitteet.

 

Microsoft Power Automate on helppokäyttöinen työnkulkujen optimointiratkaisu, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden sujuvoittaa päivittäin esiintyviä tehottomuuksia siten, että sillä on vaikutusta koko yrityksen toimintaan.

Lisätietoja Power Automatesta

Ota yhteyttä myyntiin

Pyydä yhteydenottoa

Pyydä Power Automate -myyntiasiantuntijaa ottamaan yhteyttä sinuun.
Lähetä pyyntö

Seuraa Power Platformia