Mikä on BPMS?

Miten BPMS auttaa liiketoimintaani?

BPMS:n avulla voit käyttää liiketoimintaprosessien automatisointia monenlaisten tehtävien sujuvoittamiseen ja varmistaa, että prosesseja noudatetaan esimerkiksi asiakirjojen tarkistus- ja hyväksyntätehtävissä, tiedostojen hallinnassa, henkilöstöhallinnon perehdytyksessä ja työntekijöiden pyyntöjen hallinnassa.

BPMS parantaa työnkulkujen laatua koko yrityksessä automaattisella käynnistinpohjaisella viestinnällä, kuten sähköpostitse annettavilla tehtävähälytyksillä, maksumuistutuksilla ja kiitoskirjeillä. BPMS:ää voi käyttää jopa sähköpostimarkkinointikampanjoiden järjestämiseen niin, että kulloinenkin viesti tai vastaus on oikea-aikainen ja tilanteeseen sopiva.

Kuka käyttää BPMS:ää?

Käytännössä kuka tahansa yrityksessäsi voi suunnitella ja ottaa käyttöön automaatioita, joiden avulla he saavat modernia BPMS-ratkaisua hyödyntämällä enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.

Vain muutama vuosi sitten liiketoimintaprosessien automatisointi oli itsessään monimutkainen prosessi. Kehittäjät viettivät paljon aikaa liiketoiminnan sidosryhmien jäsenten kanssa kartoittaen prosessin eri tehtäviä ennen koodin kirjoittamista kullekin automatisoitavalle prosessille alusta alkaen. Myöhemmät muutokset prosessiin merkitsivät taas lisää kartoitusta, lisää koodausta ja lisää päivityksiin käytettyä aikaa.

Nykypäivän parhaat BPMS-ympäristöt yksinkertaistavat prosessien automatisointia vähentämällä kehittäjien ja IT-tuen tarvetta. Näiden järjestelmien avulla organisaatiot voivat toteuttaa hyvin monimutkaisia prosesseja ja tiimit ja yksittäiset työntekijät voivat helposti luoda ja ottaa käyttöön automaattisia prosesseja itse.

Lyhyt vastaus kysymykseen siitä, kuka käyttää BPMS:ää, on siis kuka tahansa, joka sitä tarvitsee.

Automatisointien luominen BPMS:llä

Laadukkaan BPMS-ohjelmistoratkaisun kanssa automaattisten prosessien suunnittelussa ja käyttöönotossa ei tarvitse arvailla, vaan voit käyttää malleja hyödyntävää vaiheittaista menettelyä opastuksena. Parhaat BPMS-ratkaisut tarjoavat sinulle tehokkaan ja integroidun tavan tehdä seuraavaa:

1. Määritä ja suunnittele prosessi, jonka haluat automatisoida.

   Tunnista prosessin liiketoiminnalliset perusteet ja tutki mahdollisia olemassa olevia asiakirjoja tai prosessimalleja, jotka määrittävät sen.

2. Mallinna liiketoimintaprosessin työnkulun logiikka tai vaiheet.

   Määritä vaiheet ja osavaiheet liiketoimintaprosessissa BPMS-ohjelmistossa ja testaa eri liiketoimintaskenaarioita ympäristössä käyttämällä sisäänrakennettuja mallinnustyökaluja.

3. Luo automaatio osoittamalla ja napsauttamalla käytettävien suunnittelutyökalujen avulla koodin kirjoittamisen sijaan.

   Luo liiketoimintaprosessin työnkulut ja käyttöliittymät käyttämällä BPMS-ratkaisun valmiiden mallien ja yhdistimien kirjastoa.

4. Julkaise ja jaa automaatio tiimisi tai koko yrityksen kanssa.

   Valitse, miten ja kenelle automaatio jaetaan, ja seuraa sitten, miten se toimii luonnossa.

BPMS-ratkaisun valitseminen
 

Jos tavoitteena on yksinkertaistaa liiketoimintaprosessien hallintaa, kannattaa laatia luettelo niistä BPMS-ratkaisuista, jotka todella helpottavat automaation oppimista ja käyttöä. Tämän päivän parhaat automaatioympäristöt pystyvät tähän ja paljon muuhun. Valmistaudu vastaamaan seuraaviin kysymyksiin, ennen kuin aloitat haun:

Mihin prosesseihin haluat keskittyä?
 

Päätä, tarvitsetko ratkaisua laskujen käsittelyn tapaisten rutiininomaisten tehtävien automatisointiin vai tarvitsetko ratkaisun, joka kykenee tukemaan budjetin hallinnan tai suorituskyvyn valvonnan kaltaisten monimutkaisten pitkäaikaisten prosessien automatisointia.

Kuka sitä käyttää?
 

Koska valitsemasi BPMS-ratkaisu on tehokkaan digitaalisen muutoksen avainkomponentti, se kannattaa valmistella siten, että kaikki yrityksessä voivat käyttää sitä. Parhaissa nykyisissä vähän koodaamista vaativissa BPMS-ratkaisuissa on RPA-ominaisuuksia, jotka helpottavat käyttöönottoa koko organisaatiossa.

Miten BPMS otetaan käyttöön?
 

Tärkeä päätös on se, käytetäänkö pilvipohjaista vai paikallista BPMS-ratkaisua.
 

Tärkeimmät edut pilvessä, ohjelmisto palveluna (SaaS) toteutettavassa BPMS-ympäristössä ovat yksinkertainen käyttöönotto, koska sovellus on saman tien käytettävissä, skaalattavuus, koska vain tilausta kasvatetaan eikä infrastruktuuria, sekä ennakoitavat kustannukset käytön mukaan tehtävän laskutuksen ansiosta.
 

Paikallisen BPMS-ympäristön pääasiallisia etuja ovat valvottavuus (koska ympäristö on yrityksen omassa infrastruktuurissa) ja tietoturva, sillä tiedot pysyvät yrityksen omissa järjestelmissä ja näkyvät vain rajallisesti ulospäin.

Kuka tukee BPMS-ratkaisuasi?
 

Paikallisen BPMS-ratkaisun käyttöönotto ja ylläpito edellyttää merkittävää investointia IT-infrastruktuuriin ja -henkilöstöön. Vähäkoodisella SaaS-BPMS-ympäristöllä IT-vaatimukset ovat huomattavasti pienemmät.

Mihin on varaa?
 

Vaikka kustannuksilla on aina merkitystä, muista ottaa huomioon odotettu sijoitetun pääoman tuotto. Mitä tehokkaampi työkalu on, sitä enemmän arvoa se todennäköisesti tuottaa yrityksellesi.