שישה שלבים לשיפור תהליכים עסקיים

שלב ראשון: תכנן את האסטרטגיה שלך

ראשית, צור בשיתוף ההנהלה אסטרטגיית ניהול תהליכים עסקיים אשר תומכת ביעדים העסקיים המרכזיים של הארגון. חברות רוצות להשקיע בפרויקטים בעלי השפעה גבוהה וסיכון נמוך המספקים תוצאות מדידות מותאמות בדייקנות למדדי הביצועים המרכזיים שלהן.

חפש תחומים העסקיים שבהם ההתקדמות לקראת עמידה ביעדי החברה הואטה או נעצרה. ספק הגדרה נרחבת של הטעון שינוי - כולל הדרך לעשות זאת - על ידי סיווג הפעילויות העסקיות הקשורות לאחד משלושת הסוגים העיקריים של ניהול תהליכים עסקיים :

• ניהול תהליכים עסקיים המתמקד באדם. זהו תהליך שמונע בעיקר על ידי בני אדם, לרוב חסר אוטומציה ומתמקד באנשים. החלטות מסוימות, אישורים ומשימות תהליכיות אחרות מיועדות באופן ייחודי לביצוע על-ידי עובדים, לקוחות ואנשים אחרים. במקרים אלה, ניהול תהליכים עסקיים (BPM) צריך לתת למבצעים כלים, קרי, ממשקי יישום מעוצבים היטב ופונקציות התראה ומעקב.
  
  דוגמאות לניהול תהליכים עסקיים ממוקד-אדם כוללות תהליכי העסקה שבהם אנשי משאבי אנוש עובדים עם מנהלים על פרסום משרות פנויות, סינון מועמדים, בקשת הפניות ועריכת ראיונות. דוגמה נוספת היא תהליכי טיפול בתלונות לקוחות המבוצעים על ידי נציגי שירות.
• ניהול תהליכים עסקיים המתמקד במסמכים. תהליכים הכרוכים במסמכים מודפסים או בתצורה אלקטרונית טעונים טיפול מדוקדק, זהיר ותואם לדרישות החברה, התעשייה והרגולציה. ניהול תהליכים עסקיים ממוקד מסמכים מרבה להשתמש באוטומציה של זרימות עבודה כדי לקדם יעילות ודיוק תוך שמירה על תאימות.
  
  דוגמאות לניהול תהליכים עסקיים עתיר מסמכים ניתן למצוא במחלקות משפטיות, פיננסיות, רכישה ומחלקות אחרות המנתבות חוזים והסכמים לאנשים רבים לצורך סקירה וחתימה. דוגמה נוספת היא ארגונים רפואיים המנהלים רשומות בריאות אלקטרוניות.
• ניהול תהליכים עסקיים המתמקד בשילוב. קטגוריה זו מתמקדת בשילוב ואוטומציה של מערכות, כגון יישומי ניהול משאבים ארגוניים (ERP), ניהול קשרי לקוחות (CRM) ומערכות ניהול משאבי אנוש (HRMS). ניהול תהליכים עסקיים המתמקד בשילוב מאפשר לאנשים לגשת במהירות ליישומים, לנתונים ולשירותים באמצעות מחברים וממשקי תכנות יישומים (API),בכך לשפר את יעילות המשתמשים ושביעות רצונם.
  
  דוגמאות ניהול תהליכים עסקיים המתמקד בשילוב כוללות צוותי שיווק ומכירות המשתמשים בקמפיינים מחוברים, ניתוחי הפניה וכלי ניהול קשרי לקוחות (CRM) כדי לשתף מידע מפורט על לקוחות פוטנציאליים וקיימים.

שלב שני: עיצוב ומיפוי תהליכים אידאליים

לאחר שהגדרת בבירור יעדים אסטרטגיים וקיבלת תמיכה מהעסק, נתח ומפה כל תהליך המיועד לשיפור. זהה אירועי מרכזיים בתהליך, את המשימות הידניות והאוטומטיות הנדרשות לכל אחד מהם, את האנשים המבצעים אותן, לוחות זמנים, וכל טכנולוגיה שנעשה בה שימוש. חפש צווארי בקבוק ועיכובים; משימות מיותרות ו וכפולות; ואזורים המאופיינים בעלויות מופרזות ובטעויות אנוש, חוסר שביעות רצון של לקוחות או אי תאימות.

לאחר מכן, לאחר שתבין היטב את המצב הקיים, היעזר בתובנות כאשר תקבע לתהליך דרישות עסקיות חדשות. אחר כך, עצב ומפה מצב עתידי אידאלי. העלה בסיעור מוחות רעיונות לדרכים שונות לפתור בעיות. כמו כן, הגדר מדדים למעקב אחר שיפור תהליכים עסקיים. בקש מבעלי עניין בתהליך, שהשתתפותם קריטית להצלחת הפרויקט, לסייע באיסוף נתוני הערכה ולספק משוב על העיצובים.

בשלבים מוקדמים של יוזמות ניהול התהליכים העסקיים שלך, החברה שלכם עשויה לרצות לאמץ מתודולוגיה לשיפור תהליכים עסקיים, כדי למסד עוד יותר את הגישה שלכם ולטפח תחושת מטרה משותפת. על אף שלמתודולוגיות שיפור תהליכים עסקיים יש עקרונות וטכניקות שונות, כולן שואפות לסייע בהפחתת בזבוז, הסרת מכשולים, שיפור שיתוף הפעולה והנעת שינוי תרבותי.

שיטות נפוצות לשיפור תהליכים עסקיים כוללות:

• ניהול זריז וגמיש
• שיפור מתמיד (קאיזן)
• ניהול רזה
• Six Sigma
• ניהול איכות כוללני

כמו כן, נצל אמצעים כגון כריית תהליכים, מיפוי תהליכים ותוכנות ניהול תהליכים עסקיים (BPMS) אחרות לניתוח מהיר והמחשה של זרימות עבודה. באופן דומה, פתרונות BPMS חכמים (iBPMS) יכולים לעזור לשפר זרימות עבודה באמצעות יכולות ענן, בינה מלאכותית וניתוחי נתוני עתק.

שלב רביעי: יישום שיפורים

אתה מוכן להתחיל לעבוד עם התהליך הממוטב שלך. התחל בפתרון הוכחת היתכנות שבו קבוצה קטנה בודקת את התהליך. לאחר מכן, השתמש במשוב שתקבל ממנה ושפר את התהליך בהתאם. נצל את התבניות והמחברים המובנים מראש של מערכת ניהול תהליכים עסקיים (BPMS) לפיתוח ממשקי משתמש אינטואיטיביים לתהליכים אוטומטיים חדשים.

לפני שתשיק רשמית את התהליך בארגון כולו, הכן תוכניות ומשאבים לניהול פרויקטים ושינויים. העבר צוותים בהתאם לצורך לפתור קשיים ראשוניים, למנוע הפרעות תפעוליות ולקדם אימוץ. כמו כן, סיים את המדדים והשתמש בכלי בינה עסקית (BI) כדי לבנות לוחות מדדים ולהפיק דוחות המספקים תובנות בזמן אמת או כמעט בזמן אמת.

כחלק מתוכנית ניהול השינויים שלך, עדכן הגדרות תפקידים ותחומי אחריות וקיים מפגשי הדרכה לעובדים. הודע ללקוחות וספקים שעשויים להיות מושפעים מהתהליך והצע להם תמיכה.

שלב חמישי: ניטור ומעקב אחר מדדי ביצועים

בשלב זה של מחזור החיים של ניהול תהליכים עסקיים (BPM), זהה תחומים פוטנציאליים לשינוי נוסף על ידי ניטור נתונים לצורך יצירת מדדי ביצוע. בהתאם ליעדים שהגדרת, להתעמק בהיבטים שונים של יעילות תהליכים חדשים, כגון באיזו מידה:

• זרימת עבודה מתפקדת כחלק מתהליך.
• תהליך מתפקד במסגרת ארגון גדול יותר.
• תהליך פועל, מנקודת מבט טכנית.

כמו כן, שוחח עם בעלי עניין כדי לקבל מידע נוסף על חיסכון בזמן ובעלויות - גם ממומש וגם פוטנציאלי - וגלה צווארי בקבוק.

השתמש בכלי BI כדי ליצור מדדים, להציג אותם באופן חזותי ולדווח עליהם, להשוות את הסטטיסטיקה למדדי התעשייה ולהעריך כיצד הן עומדות ביחס למדדי הביצוע המרכזיים (KPI) של הארגון שלך. שוב, הסתייע בפתרונות BPMS לצורך איסוף נתונים ומידול הדמיה. נטר את הביצועים בתדירות רבה ככל האפשר כדי להבטיח שיוזמת ניהול התהליכים העסקיים ממשיכה לעמוד ביעדיה ולתמוך ביעדים העסקיים הרחבים יותר של הארגון.

שלב שישי: מטב על סמך תובנות חדשות

מאמצי הניטור והניטור שלך הניבו שפע של תובנות ברות יישום. זה הזמן להשתמש במידע זה כדי להכפיל את המאמצים לשיפור התהליכים העסקיים. באמצעות שכלול חוזר וחדשנות מתמשכים, המשך לשפר את התהליך ואת זרימות העבודה בו כדי להשיג יעילות תפעולית חדשה. תגלה עוד ועוד הזדמנויות לאוטומציה, סטנדרטיזציה ואינטגרציה.

החיפוש אחר דרכים ליצירת ערך עסקי גדול יותר לא מסתיים לעולם, וכך גם פעילויות ניטור התהליכים ומיטובם. אסטרטגיות עסקיות, תנאי השוק ודרישות רגולטוריות ממשיכים להשתנות, לכן היה מוכן להתאים את התהליכים שלך בהתאם.

אם הנסיבות מכתיבות עדכונים משמעותיים, התחל מחדש את מחזור החיים של ניהול תהליכים עסקיים (BPM). בשלב זה, הארגון שלכם כבר הפנים את שלבי ניהול התהליכים העסקיים. מנהלים ובעלי עניין בתהליך יכולים להתכנס כדי לגבש אסטרטגיה ליוזמות חדשות.