Samordnet kommunikasjon som en tjeneste

UCaaS er en skyleveringsmodell som samler samordnet kommunikasjon (UC) – som chat, fildeling, telefoni og videokonferanseverktøy – til ett enkelt grensesnitt eller plattform.

Med samordnet kommunikasjon får bedrifter mer kontroll over arbeidsflyter og prosesser, og de ansatte holder kontakten bedre. Samordnede kommunikasjonsløsninger eliminerer også behovet for å bytte mellom flere kommunikasjonsverktøy, øker organisasjonen, effektiviteten og produktiviteten på arbeidsplassen. 

«Samordnet kommunikasjon» refererer til en rekke kommunikasjons- og produktivitetsverktøy som er integrert i én plattform. Vanlige verktøy i UC-plattformer inkluderer VoIP-telefon, Direkte­meldinger, e-post, nettmøter, konferanser og kalendere og planlegging.

«Som en tjeneste» refererer til leveringsmodellen som brukes til skytjenester og programvare.  

Hovedforskjellen på UC og UCaaS er rett og slett hvor leverandøren for den samordnede kommunikasjonen er driftes. UC er et videre begrep som omfatter UCaaS og kan være både skybasert eller driftes lokalt. UCaaS er kun skybasert.

Siden UCaaS-systemene er skybaserte, er de vanligvis vanskeligere å skalere og mer kostnadseffektive enn tradisjonelle lokale UC. Mange UCaaS-løsninger opererer på et månedlig eller årlig abonnement, der priser er basert på tjenester på flere nivåer og antall brukere. Tradisjonelle lokale UC-plattformer, på den annen side, har en større forhåndsinvestering, pluss vedlikeholds- og lisensieringsgebyrer.

UC-teknologi bruker et enkelt grensesnitt for å administrere kommunikasjonen, slik at teamene kan bytte sømløst mellom kanaler – fra å sende meldinger til kolleger, til å ringe kunder, til videokonferanser med interessenter. I stedet for å bruke flere plattformer eller leverandører for ulike tjenester, effektiviserer UCaaS de mange kommunikasjonsverktøyene bedrifter bruker hver dag til én plattform, slik at samarbeidet og produktiviteten forbedres.

Siden UCaaS fungerer over Internett, kan ansatte få tilgang til verktøyene de trenger på nesten alle enheter til enhver tid. Dette betyr at ansatte kan arbeide effektivt og være tilkoblet der de er – på et kontor, hjemme, eller på reise.

I stedet for å drifte UC-plattformer på et tradisjonelt lokalt nettverk, er UCaaS-løsninger sikkert driftet over Internett. Dette eliminerer behovet for lokalt vedlikehold og teknisk støtte, og gjør US-løsningene raskere og billigere å distribuere – noe som er spesielt nyttig etter hvert som bedriftene vokser eller organisasjonsbehovene endres. Skybaserte UC-løsninger er også bedre til å støtte en mobil eller hybrid arbeidsstyrke, noe som hjelper bedrifter med å spare både kontor- og reiseutgifter.

Et UCaaS-system hjelper bedrifter med å forbedre effektiviteten og produktiviteten og hjelper ansatte med å være tilkoblet fra hvor som helst. Essensielle funksjoner ved UCaaS inkluderer:

• Chat: Direkte­meldinger hjelper spredte teams med å være tilkoblet i sanntid. Chat inkluderer ofte funksjoner som individuelle meldinger og gruppemeldinger, team- og prosjektkanaler og innebygde fildelingsfunksjoner for rask og praktisk kommunikasjon.
  
  
• Tale: Telefontjenester som viderekobling av anrop, telefonkonferanse, samtaleopptak og avansert anropsruting hjelper bedrifter med å ta beslutninger raskere. I UCaaS fungerer talefunksjoner ved hjelp av VoIP-teknologi.
  
  
• Video: Video muliggjør nettmøter for team, og tillater samhandlinger ansikt til ansikt selv på tvers av tidssoner. Avanserte samarbeidsfunksjoner som skjermdeling, opptak, og chat hjelper teamene med å få mest mulig ut av dette viktige verktøyet.
  
  
• Samarbeid: Samarbeidsfunksjoner som kalendere og planlegging, fildeling og prosjektledelsesverktøy gjør det enkelt for ansatte å jobbe på tvers av funksjoner og justere for mål.

Effektiv kommunikasjon er viktig for bedrifter i alle størrelser, særlig etter hvert som flere bedrifter tilpasser seg en permanent hybrid og ekstern arbeidsmodell. UCaaS hjelper imidlertid teamene med mer enn bare virtuelt samarbeid. Det hjelper også bedriftene med å holde seg konkurransedyktige på markeder i endring.

Noen fordeler ved UCaaS omfatter:

• Reduserte kostnader
  Siden UCaaS er skybasert og fungerer på ett grensesnitt, bruker bedrifter mindre på vedlikehold, lisensieringsgebyr og opprinnelig installasjon. Bedrifter kan også spare kontor- og reiseutgifter.
  
  
• Skalerbarhet
  UCaaS-løsningene forenkler pålasting og gjør det enkelt å legge til bye brukere etter hvert som teamene vokse. UCaaS-systemene vil også ha den nyeste teknologien for å forbedre bedriftsprosessene, automatisk oppdatere med nye sikkerhetsfunksjoner, verktøy og apper.
  
  
• Forbedret produktivitet
  I stedet for å arbeide på tvers av flere plattformer, har de ansatte at de trenger på et sentralisert sted – som forbedrer effektiviteten til arbeidsflyten og prosjektledelsen. Dette hjelper teamene med å flytte raskere og forbedre arbeidskvaliteten.
  
  
• Fleksibilitet
  Men en rekke kommunikasjonsverktøy på én plattform hjelper UCaaS bedrifter med å svare og tilpasse seg endringer raskt, samt respondere på kundebehov raskere. UCaaS styrker også de ansatte til å arbeide fra nesten hvor som helst på hvilken som helst enhet med en pålitelig Internett-tilkobling.

UCaaS kommer med mange bedriftsfordeler, men det finnes også ulemper om må vurderes.

Fordeler ved UCaaS omfatter:

• Raskere distribusjon.
  
  
• Større mobilitet for ansatte.
  
  
• Kostnadsbesparelser.
  
  
• Bedre effektivitet i arbeidsflyten.
  
  
• Alltid oppdatert teknologi.

Ulemper ved UCaaS omfatter:

• Avhengighet av en sterk Internett-tilkobling.
  
  
• Begrenset antall nødanrop.
  
  
• Mulige interoperabilitetsproblemer med eksisterende maskinvare.

Alle organisasjoner kan dra nytte av å gå over til UCaaS-systemet, men frykten for kommunikasjonsforstyrrelser kan være årsak til at bedrifter venter med å gjøre byttet. For å gjøre overgangen smidigere og sørge for bedriftskontinuitet kan du vurdere følgende anbefalte fremgangsmåter:

1. Overvåk nåværende kommunikasjonsverktøystakk.
   Ved overgangen fra et eldre kommunikasjonssystem til en UCaaS-plattform er det viktig å identifisere alle gjeldende kommunikasjonsverktøy de ansatte bruker på tvers av team og avdelinger. Du opplever kanskje at verktøyene overlapper eller det er visse funksjoner du ikke bruker i det hele tatt, som vil hjelpe deg med å ta informerte beslutninger når du bytter til et nytt UCaaS-system.
   
   
2. Vurder behovene dine.
   UCaaS-systemene drives vanligvis på en serviceplan med flere nivåer, så det er avgjørende å vite hvilke funksjoner du trenger og hvor de nåværende hullene er. Denne vurderingsperioden er også en mulighet til å samle tilbakemelding fra teammedlemmer og finne ut hvor arbeidsflytene kan forbedres.
   
   
3. Varsle teamet og gi en tidslinje for overgangen.
   Etter hvert som du flytter til et UCaaS-system, må du sørge for at teamet forstår tidslinjen for byttet. Blir det en trinnvis utrulling eller umiddelbar overgang? Å holde de ansatte oppdatert bidrar til at de har nok tid til å dokumentere prosesser og holder bedriftsforstyrrelser på et minimum.
   
   
4. Få tilgang til opplæringsressurser tidlig.
   Selv om du kan forvente en læringskurve når du bytter kommunikasjonssystem, kan det å få tilgang til støtte og ressurser tidlig bidra til å gjøre prosessen smidigere. Utnytt undervisningsmateriellet som følger med fra UCaaS-leverandøren, eller gjennomfør en opplæring for å sørge for at ansatte har alt de trenger når det nye UCaaS-systemet er implementert.

Å investere i en ny UCaaS-plattform gir mange fordeler for nye og etablerte bedrifter, men det kan være utfordrende å sammenligne leverandører og velge riktig UC-leverandør for dine behov. For å finne den beste UC-leverandøren for bedriften, må du sørge for å ha følgende kriterier i tankene:

1. Kundeservice
   Har UCaaS-leverandøren direkte chat eller telefonstøtte som alltid er tilgjengelig? Kan man få hjelp med den opprinnelige implementeringen eller UC-overføringen? Blir det pålasting av team eller videre opplæring? Å vite hvilken hjelp som er tilgjengelig hvis du trenger å feilsøke et problem, er et viktig element å vurdere når du skal finne den beste UC-leverandøren.
   
   
2. Sikkerhet
   Med eksterne og hybride ansatte som jobber på ulike nettverk og enheter, er det viktig å se etter omfattende sikkerhetsfunksjoner i UCaaS-leverandøren. Før investering kan du snakke med en representant om UC-leverandørens infrastruktur med datakryptering, trusselhåndtering og tilgangstillatelser og -kontroller.
   
   
3. Pålitelighet
   Når du sammenligner UC-leverandører bør du vurdere oppetidhistorikken eller be om å få se dokumentasjonen om leverandørens pålitelighetsytelse. Oppetidsprosenten bør være over 99 prosent. Du kan også sjekke ut UC-leverandørens sosiale mediesider for å se om det finnes et mønster eller historikk med nedetid.
   
   
4. Stabil brukeropplevelse
   Et UCaaS-system gjør det enklere for ansatte å jobbe på tvers av enheter, så det er avgjørende å ha et stabilt grensesnitt og UX. Dette sparer tid og gjør det enklere for ansatte å navigere og håndtere kommunikasjonsverktøyene de bruker hver dag. Det gjør det også enklere for IT-avdelingen å gi støtte hvis nødvendig.

På grunn av COVID-19-pandemien har UCaaS-teknologien blitt en nødvendighet for mange bedrifter – for å styrke team til å jobbe eksternt og forbli konkurransedyktige selv i usikre tider. I fremtiden vil UCaaS fortsette å være en viktig del av bedrifters digitale transformasjon og hjelpe team med å forbedre interne prosesser, kundeengasjementet og tilpasse seg nye markeder.

UCaaS-teknologien er her for å bli etter hvert som flere bedrifter tar i bruk en permanent hybrid eller fleksibel arbeidsmodell. For å møte behovene til den utspredte arbeidsstyrken er UCaaS-funksjonene i rask utvikling.

Tilstedeværelsessignaler – la medarbeiderne få vite når noen er borte, i en samtale, eller presenterer – har for eksempel blitt et viktig aspekt ved UCaaS-plattformene. Disse verktøyene eliminerer også distraksjoner og hjelper ansatte med å vedlikeholde balansen mellom jobb og fritid, noe som indikerer når noen er svært konsentrert, fokusert eller har logget ut for dagen. Video- og chatkomponenter for UCaaS har også utviklet seg, med nye reaksjonsfunksjoner for å oppfordre til deltakelse i diskusjoner og bedre engasjere målgrupper i møter.

Etter hvert som kommunikasjonsteknologien utvikler seg, tyr flere bedrifter til skybaserte UC-plattformer for å sikre at de er oppdatert på de nyeste funksjonene og sikkerheten. Andre trender som former fremtiden til bedriftskommunikasjonsteknologien omfatter:

Kunstig intelligens og maskinlæringsteknologier – fra chatroboter og smarte assistenter til datainnsikter – vil fortsette å utvikle seg på UI-plattformer. I UCaaS kan kunstig intelligens hjelpe med å forbedre arbeidsflyter ved å automatisere prosesser, forbedre tilgjengeligheten med tale til tekst-funksjoner og øke effektiviteten med intelligent planlegging og anbefalinger.

UCaaS er en god løsning for ansattkommunikasjon og tilkobling, men det kan også øke kunderelasjoner. Etter hvert som bedriftsteknologi utvikler seg, gir flere UCaaS-løsninger en sømløs måte å forbedre kundeopplevelser på ved å integrere kontaktsentre eller verktøy for kunderelasjonssystem (CRM) til plattformen.

Flere måter å kommunisere og samarbeide på betyr flere inngangspunkter for sikkerhetstrusler. Etter hvert som kommunikasjonsteknologien utvikler seg, vil UC-plattformene fortsette å øke infrastrukturen for å gjøre forbedringer innen trusselhåndtering, krypteringstjenester og databeskyttelse. UCaaS kan også utvikle sikkerhetstillegg med bestemte bransjer i tankene for å ta tak i samsvarsbehov.