Videokonferanse

Etter økningen av ekstern- og hybridarbeid har bedrifter tatt i bruk videokonferanser for å koble sammen de ansatte uansett hvor de jobber.

Enten du vil planlegge en rask videochat på tomannshånd med en direkte underordnet eller planlegge et større videomøte med hele organisasjonen i slutten av måneden, er programvare for videokonferanser en effektiv måte å la teamet samarbeide og holde kontakten på.

Vanligvis er alt du trenger for å kunne gjennomføre videokonferanser en programvare for nettkonferanser, kraftig internett- eller WiFi-tilkobling og en enhet for videokonferanser.

For å sørge for vellykkede videokonferanser trenger du spesifikke funksjoner til å dekke behovene dine når du jobber med personer i teamet ditt spredt utover hele verden.

Funksjoner i verktøy for videokonferanser bør omfatte følgende:

• Møteopptak du kan dele med deltakerne og beholde for fremtidig referanse.
• Chattefunksjon til å kontakte kolleger før, under og etter konferanseøkter.
• Skjermdeling til å fremheve demonstrasjoner og hjelpe deltakerne å følge med på dem.
• Legg til teksting for å tydeliggjøre, inkludere og tilgjengeliggjøre for alle deltakerne.
• Velg en bakgrunn eller last opp din egen for å begrense forstyrrelsene.
• En reaksjonsknapp som lar deltakerne reagere raskt på innholdet eller diskusjonen uten å avbryte samtalen.
• Vis og last ned deltakerlisten for referanse og for å kunne følge opp deltakerne etter økten.

Verktøy for videokonferanser bør også la deltakerne velge å ble med via kamera eller bruke mikrofonen.

Ideelt sett skal denne typen programvare også hjelpe deg med presentasjonsferdighetene dine. Tross alt er slike ferdigheter viktigere enn noensinne i hybride arbeidsmiljøer. Microsoft Teams har en funksjon som heter taleveileder. Den er med på å gi presentatører mer selvsikkerhet under møter. Den gir veiledning og tilbakemeldinger om tempo og bruk av fyllord samt påminnelser om å sjekke stemningen blant publikum.

Under covid-19-pandemien stengte millioner av bedrifter og kontorer de fysiske lokalene sine, og folk over hele verden ble tvunget til karantene hjemme. Koronavirusets innflytelse på videokonferanser var enorm."Jobb hvor som helst» gikk fra å være et trendy gode i enkelte firmaer til noe alle måtte ha, nesten over natten. Plutselig måtte bedrifter i alle bransjer lære å omstille seg.

Mange brukte personlige datamaskiner eller lånt utstyr fra arbeidsgiver til å utføre jobben sin. Andre bedrifter ga de ansatte økonomisk støtte til å kjøpe utstyr til hjemmearbeid. De opprettet langsiktige policyer for fjernarbeid etter hvert som ukene ble til måneder. Bedrifter tok i bruk verktøy som programvare for videokonferanser slik at medarbeiderne kunne fortsette å samarbeide og ha kontakt med de distribuerte teamene sine.

Fra 2021 er markedsverdien av videokonferanser på verdensbasis på 14,6 milliarder USD, ifølge Statista. Rollen videokonferanser spilte under covid, og innflytelsen på hvordan vi jobber i dag, merkes på arbeidsplasser fremdeles.

På grunn av moderne hybride arbeidsmiljøer er videokonferanser ikke lenger luksus. De har blitt nødvendige. Videokonferanser lar teamene ha kontakt og se hverandre enten de er i samme kontorbygning eller helt andre steder.

Siden deltakerne ikke er si samme situasjon, er det likevel viktig å fastsette anbefalte fremgangsmåter for virtuelle samtaler. For eksempel bør dere ta møtenotater i digitale, bredt tilgjengelige apper eller dokumenter. Det hjelper alle å organisere seg og holder dem oppdatert. Det er også viktig at møtedeltakerne tester utstyret sitt og sikrer at det er fungerer, på forhånd. Slik unngår de tekniske uhell under gruppesamtaler.

Virtuelle møter kan kreve tilleggsfinesser, men de kan også være effektive verktøy som samler folk i organisasjonen og holder bedriften i gang.

Covid-19 og mulighetene til å jobbe hjemmefra har endret videokonferansenes rolle i bedriftene. Å ta i bruk videokonferanser kan åpne for mange slags muligheter for organisasjonen din. For eksempel:

• Du kan få tak i flere talenter ved å ansette personer som ikke holder til i nærheten av bedriften.
• Du vil kunne ansette flere personer til arbeidsstyrken som passer til hybridarbeidsmodellen. Det legger til rette for fleksible tider utenom 8:00–16:00.
• Ansatte på reise kan holde kontakten via smartenheter.
• Eksterne eller hybride arbeidsmuligheter kan friste flere ansatte å komme til bedriften din.

Videokonferanser kan bidra til å gjøre bedriften bedre. Samtidig kan de fremme produktiviteten og styrke fellesskapet gjennom sanntidssamarbeid ansikt til ansikt.